解读《婚姻登记档案管理办法》

来源:用户上传      作者: 何文丽

　　《婚姻登记档案管理办法》(以下简称《办法》)已于2006年1月23日由中华人民共和国民政部、国家档案局联合以令的形式发布，并自公布之日起施行。它是民政档案管理方面第一个部门规章，它的颁布实施不仅说明婚姻登记档案工作的重要性，也充分说明民政部、国家档案局对这项工作的高度重视，婚姻登记档案工作从此将走上规范化管理的轨道。婚姻登记档案的形成机关、档案管理机构和人员应当充分认识<办法》出台的意义，准确把握《办法)规定的各项内容，保证其顺利实施。
　　
　　一、《办法》出台的背景和意义
　　
　　1、背景
　　我国的婚姻登记制度历史悠久，但婚姻登记档案是20世纪70年代末80年代初，特别是1987年《中华人民共和国档案法》出台后才逐步建立井完善起来的。目前，我国每年办理婚姻登记1000多万对，婚姻登记档案不仅数量大、而且其来源、内容、形式都比较单一，在归档范围、立卷方法、保管形式、提供利用等方面都与文书档案有不同之处，应属于民政专业档案的范畴。根据<中华人民共和国档案法实施办法)第四条的规定：“国务院各部门经国家档案局同意，各省、自治区、直辖市人民政府各部门经本级人民政府档案行政管理部门同意，可以制定本系统专业档案的具体管理制度和办法”。2003年10月1日实施的《婚姻登记条例》第十五条也明确规定：“婚姻登记档案管理办法由国务院民政部门会同国家档案管理部门规定”。
　　多年来，一直没有一个全国统一的婚姻登记档案管理办法，各地婚姻登记档案管理水平极不平衡，一些地方婚姻登记档案管理比较混乱。这严重影响了查证当事人婚姻关系是否合法存在；是否依法解除；出具婚姻登记记录证明或无婚姻登记记录证明等工作的进行。为了维护婚姻当事人的合法权益，需要尽快出台本办法，实现婚姻登记档案的规范化管理。
　　1989年，民政部与国家档案局联合调研婚姻登记档案管理情况．起草了《办法》，由于种种原因，未能出台。2003年10月，再次启动起草工作。民政部档案馆、基层政权与社区建设司、民政部法制办公室、国家档案局有关司局经过两年多共同起草、会商，形成了《婚姻登记档案管理办法(草案送审稿)》，于2005年12月分别经民政部部务会议、国家档案局局务会议原则通过，经双方会签后于2006年1月23日正式发布实施。
　　
　　2、意义
　　一是规范婚姻登记档案的管理。这也是制定《办法》的目的所在，(办法》共18条，既明确了立法目的、依据、婚姻登记档案的定义、婚姻登记机关的工作职责、婚姻登记档案工作的管理体制，又规范了婚姻登记材料的归档范围、整理方法、归档要求和婚姻登记档案的分类、移交、保管、利用、鉴定销毁的原则与方法。它的颁布实施必将规范我国婚姻登记档案的管理。
　　二是推动婚姻登记管理工作。婚姻登记档案是婚姻登记工作的原始记录，具有重要的凭证作用，凭借婚姻登记档案可以检查登记机关和登记员是否依法行政；登记机关也可以凭借档案确定当事人婚姻关系是否合法存在或者依法解除，为百姓出具婚姻登记记录证明或者无婚姻登记记录证明，更好地履行登记机关的职责。
　　三是保证利用者依法利用婚姻登记档案。(办法)第十五条明确规定了利用者的范围、利用档案的范围和需要履行的手续、应遵守的规定。这为利用者查阅档案提供了法律依据，维护了其利用档案的合法权益，同时又保护了当事人的隐私。
　　四是促进我国婚姻家庭问题的研究。《办法》规定婚姻登记档案在登记机关保存一定时期后，要向同级国家档案馆移交，这说明婚姻登记档案不仅是登记机关的专业档案，也是国家档案的重要组成部分。内容完整、管理规范的婚姻登记档案，可以为国家积累丰富的史料，为社会学家研究婚姻家庭问题提供第一手资料。
　　
　　二、《办法》起草的特点及对有关内容的理解
　　
　　1、《办法》起草上的特点
　　一是严格按照《档案法》、《档案法实施办法》、<婚姻法)、(婚姻登记条例》等上位法的规定，确立婚姻登记档案管理的原则、体制、工作职责和文件材料的归档范围、整理方法以及档案的移交、保管利用、鉴定销毁等规定。
　　二是正确处理现实性与前瞻性的关系。在四类婚姻登记档案的归档材料中，都有一条“其他有关材料”，主要考虑随着时间的推移和情况的变化，还可能产生一些新的归档材料，为以后新增加的材料留个接口。例如，目前婚检问题已成为社会关注的热点问题，今后有关法律可能对婚检做出明确规定，届时结婚登记材料就应增加婚检材料。
　　三是整理方法的规定尽量做到简化整理、便于操作。根据婚姻登记档案的特点，在整理方法上综合了传统的“文书立卷”与“以件为单位整理”两种方法的优点，简化整理程序，加盖“归档章”，不装卷，不写卷内目录。
　　
　　2、若要准确把握《办法》规定的内容，应正确理解以下几个问题
　　一是婚姻登记档案的定义。应当把握婚姻登记档案的专业特性：数量大，其来源、内容、形式都较单一，在归档范围、立卷方法、保管形式、提供利用等方面都与文书档案有不同之处。还应当把握婚姻登记档案的基本属性，就是其凭证作用。
　　二是婚姻登记档案工作的管理体制。国家民政部对全国婚姻登记档案工作实行统一领导，县级以上地方人民政府民政部门、具有办理婚姻登记职能的乡(镇)人民政府，对辖区内婚姻登记档案工作实行统一领导；婚姻登记档案由具有办理婚姻登记职能的婚姻登记机关实行分级管理，业务上接受同级档案行政管理部门的监督和指导。 ’ 三是婚姻登记文件材料的归档范围。婚姻登记文件材料的归档范围，严格按照《婚姻登记条例》所规定的各种登记应提交的证件和证明材料的内容确定。有原件的归原件，归原件不便的则归复印件。关于“当事人的身份证件”和“香港居民、澳门居民、台湾居民、华侨以及外国人的证明材料”，《婚姻登记条例》第五条已有明确规定，《办法》就简而言之。
　　四是档案的移交。婚姻登记档案主要形成于县级(含)以上地方人民政府民政部门和具有办理婚姻登记职能的乡(镇)人民政府，《办法》规定县级(含)以上地方人民政府民政部门形成的婚姻登记档案，应当在本单位档案部门保管一定时期后向同级国家档案馆移交；具有办理婚姻登记职能的乡(镇)人民政府形成的婚姻登记档案应当向乡(镇)档案部门移交。这既符合我国档案工作“统一领导，分级管理”的原则，又符合档案按“全宗”整理的原则。
　　五是婚姻登记档案的分类。将分类原则定为：按年度；婚姻登记性质两个层次划分。其中按婚姻登记性质分为结婚登记类、离婚登记类、补发婚姻登记证类、撤销婚姻类。
　　根据《婚姻登记条例》第十六条规定，婚姻登记机关收到人民法院宣告婚姻无效或者撤销婚姻的判决书副本后，应将其归入当事人的婚姻登记档案，从方便档案

整理和利用两方面考虑，(办法》规定人民法院宣告婚姻无效或者撤销婚姻的判决书副本按年度归入撤销婚姻类。因为宣告婚姻无效或者撤销婚姻是对原结婚事实的否定，所以特别强调要在当事人原结婚登记档案的《结婚登记审查处理表》中备注有关情况。
　　六是立卷原则与整理方法。根据婚姻登记文件材料的特点和各地实际工作情况，按照便于保管和利用的原则，确定了结婚登记类、撤销婚姻类、离婚登记类和补发婚姻登记证类材料，分别将一对婚姻当事人的材料组成一卷。在整理方法上，综合了文书档案“立卷”与“以件为单元整理”的优点，形成了婚姻登记档案独特的整理方法：一对当事人材料立一卷，没有传统意义上的卷皮和卷内目录，而是在每卷第一页加盖归档章。既简化了整理工作，又符合婚姻登记档案的特点。
　　七是婚姻登记档案的保管期限。婚姻登记档案的保管期限定为100年，主要考虑到绝大多数人的寿命不超过100岁，少数人100岁以上，最多是125岁，《婚姻法》规定男方22岁女方20岁才可以结婚，其婚姻登记档案保存100年，足以满足子孙三代人的利用需要。为慎重起见，《办法》还规定，对有继续保存价值的档案要延长保管期限，直至永久。保管期限到期的档案要按程序进行价值鉴定，无保存价值的将予以销毁，但婚姻登记档案目录会永久保存。
　　八是档案利用的规定。利用婚姻登记档案，涉及当事人的合法权益保护问题，因此，《办法》对利用做了较严格的规定：婚姻登记档案一般仅供婚姻登记机关和婚姻当事人使用；公安司法机关、律师等为了确认当事人的婚姻关系，持合法证明可以查阅；其他国家机关、基层组织或个人因特殊原因需要查阅婚姻登记档案，须经档案保管部门主管领导批准，井严格履行查阅手续；婚姻登记档案一律不外借；利用者不得损毁婚姻登记档案，不得随意公开婚姻登记档案的内容。因为利用档案的需求比较复杂，档案保管部门还应建立完善的档案利用制度。
　　
　　三、《办法》贯彻实施过程中应处理好几个关系
　　
　　一是民政部门与档案管理部门的关系。民政业务主管部门是各级民政部门，档案业务主管部门是各级档案部门，这两项业务都是以块块管理为主。婚姻登记档案工作在业务上要接受同级档案行政管理部门的监督和指导；在档案移交时双方要商定好具体移交时间。
　　二是婚姻登记业务部门与综合档案室的关系。业务部门是婚姻登记档案的形成机构，而综合档案室是机关内各类档案的综合管理机构，按道理，婚姻登记档案形成后，应定期移交机关综合档案室实行综合管理，但由于婚姻登记档案属于民政专业档案，业务性较强，利用较频繁，再加上一些综合档案室暂时不具备保管条件，这样，也可以采取综合管理的另一种形式――分室保管，但档案目录应交综合档案室存档，在档案业务上接受档案室指导。
　　三是局部利益与整体利益的关系。有的地方因利益问题，民政部门不愿将婚姻登记档案移交到当地同级国家档案馆，有的地方国家档案馆因库房紧张拒收婚姻登记档案或向民政部门收取档案保管费或收取高额查档费等。这些问题产生的根源，就是没有处理好局部利益与整体利益的关系。婚姻登记档案虽然是婚姻登记管理机关形成的一种专业档案，但同时也是国家档案的组成部分，在民政部门保存一定时期后应移交同级国家档案馆，国家档案馆是专门为保存国家长久档案设置的文化事业单位，保管条件较好，技术力量较强，是婚姻登记档案的最终归宿。民政部门、档案部门都不应站在部门利益角度考虑问题，应以大局为重，保管、利用好国家的宝贵财富是我们共同的责任。
　　四是保密与利用的关系。婚姻登记档案涉及当事人的个人隐私，不宜对社会开放，但也不是不能利用。婚姻登记档案保管部门应加快以婚姻登记为基础的婚姻数据网建设，强化服务意识和社会责任感，从维护社会稳定、杜绝犯罪漏洞出发，简化婚姻档案利用手续，尊重个人隐私，规范以原件为基础的出具婚姻证明程序，满足各种对婚姻档案查阅的合理社会需求。
　　(作者单位：民政部档案馆 100721)

转载注明来源:https://www.xzbu.com/1/view-308491.htm