依托党政网 加强电子文件管理
来源:用户上传
作者: 马小彬
电子政务建设与档案信息化密不可分，电子文件是电子政务的主要管理对象和载体，电子文件的管理、存储、利用是政务信息化建设和档案管理的重要内容，也是电子政务建设和档案信息化建设的主要内容。政务信息是党政部门为履行职责而产生的信息，它是公民全面了解政务、社会情况，从事政治、经济、科技、军事和文化活动所必不可少的国家信息资源。据调查，我国８０％的社会信息资源掌握在政府部门手中，其中仅１０％对社会公开；政务信息资源又主要存放于各级党政机关的档案部门和档案馆，收集、保管、保护、开发档案资源，是政务公开的重要内容和基础，是档案行政管理部门和各级档案馆、室的职责。
以电子政务建设为契机 抓电子文件管理
伴随着电子政务的发展、党政网的建成，各级党政机关计算机技术、网络技术的应用，办公自动化的推进，电子公文交换的开展，为档案部门服务于经济建设、社会事业带来新的机遇和挑战。但电子文件管理存在有以下问题：
各级机关、企业事业单位产生的电子公文与电子档案的有效管理、安全保密、保护任务加大，现状令人担忧。目前，全省各地电子政务、信息化建设发展快，党政网、互联网开通，“三网一库”建设形势喜人。机关办公自动化、公文网上传递办理日渐普及，形成大量的电子公文与电子档案。各级党政机关和事业单位的档案管理工作面临由纸质文件向纸质文件与电子文件并存管理转变，而电子文件管理与纸质文件管理有较大的区别，但长期以来，由于电子公文归档与管理无规可循，有的行业单位、地方档案管理部门各自开发应用文档管理应用软件，文档著录标引规则和归档软件系统不统一，这为今后全省电子公文档案资源共享和进馆后的综合利用、数据的迁移和系统的兼容、数据库的安全保护带来隐患；由于各行其是，软件重复低水平研制，导致设备硬件的利用率低，与四川省地处西部经济不发达地区经济实际不符；同时，现行的档案管理软件的开发平台大多以纸质文档为管理对象去设计电子文件管理系统，开发思路并没有根本解决电子文件管理的问题。
四川党政网从１９９７年开始到２０００年，已建省、市（州）、县（市、区）三级党政机关的局域网３００个：全省４０个省级部门、近２１个市州、１８３个县级部门开通了政务公众网站，开始了网上公文办理，形成有大量的文字、声音、图像等电子文件，这为档案行政管理部门加强电子文档管理提供了有利的平台和条件。
为了加强全省电子政务建设，２００３年１月２９日中共四川省委办公厅、四川省政府办公厅发布《关于开展公文网上交换工作的通知》明确规定：“从２００３年６月１日起，各级各部门机密级以下公文全部在四川省党政网上进行交换，采取电子公文和纸质公文双轨运行的方式；从２００４年１月１日起，各级各部门机密级以下（含机密级）公文实行电子公文单轨运行，不再印制纸质公文。各单位应按规定将纸质公文和电子公文一并归档。电子公文归档软件由省档案局负责开发推广。”２００３年４月１４日四川党政网建设领导小组印发《四川党政网建设２００３年工作要点》，明确要求“切实搞好公文网上交换、处理、查询和归档工作”、“抓好法律法规、文件资料……数据库建设”等多项与档案信息化建设密切相关的工作任务。因此，尽快统一全省党政机关电子文件管理显得格外迫切和必要。
以党政网为平台 规范电子文件管理
为了更好地开发利用档案信息资源，根据四川省党政网建设领导小组统一部署，四川省党政网管理中心和四川省档案局共同开发了“四川省电子文档管理系统”，以满足各级党政机关、事业单位公文交换和档案管理工作的需要。四川省档案局先后对全省２１个市州党政网，１０余个省级机关党政网使用情况以及７个已在全省应用的纸质文档管理软件进行了调研，基本掌握了全省电子文档管理现状、存在问题以及今后发展的方向和任务。
加强电子文件管理，光靠档案行政管理部门一家不行，应有综合部门的协调参加。研发电子文件管理软件系统，光靠软件开发公司或者档案行政管理部门一家也不行。为此，四川省档案局组织了以局长李仕根同志为组长的《电子文档管理系统》课题组，成员有党政网管理中心和档案局的领导、软件开发公司的专家、技术人员，分工协作，各尽其能，加快了《电子文档管理系统》研发工作。
在研发中，课题组广泛收集国务院、国家质检总局、国家档案局、信息产业部等相关技术标准、规范性文件；广泛收集各省、市、区电子政务建设方案，以及电子文档管理的案例，总结了四川长期开展档案著录工作经验与做法，比较了电子文档管理与纸质档案管理的特点，并按国家电子政务建设的试行做法，提出《四川省电子文档管理系统》应按照电子公文办理和档案管理业务流向，满足公文管理、文件归档管理、档案利用管理、档案检索管理、档案统计管理、监督销毁管理；移交进馆管理、数据管理、系统管理以及其他管理共１０个系统要求；提出系统设计目标应满足四川党政网电子公文交换和归档管理要求，同时兼顾传统纸质公文和绝密级以上纸质公文归档管理要求。具体为：要实现电子公文（含纸质公文）从公文下载到移交进馆后全程信息化、规范化、业务流程标准化管理；要实现其他档案管理系统软件向四川省电子文档管理系统间的系统兼容和数据迁移。
在技术设计规范上要突出应用和规范；强调数据库的稳定和设计语言的规范化；突出并注重超前和数据的兼容迁移等，在安全性上强调以党政网总体要求为基础，注重数据保密、安全可靠等要求。
为了抓住党政网建设这个机会，作为全省档案行政主管部门的省档案局在摸清家底，把握住全省档案信息化建设工作脉搏中，不失时机地与四川省党政网建设领导小组办公室制发了《四川省电子文件归档与管理暂行规定》；在四川省党政网建设领导小组制发的《四川省公文网上交换管理暂行办法》、《四川省党政网建设２００３年工作要点》、中共四川省委保密委员会制发的《关于加强四川省电子公文交换保密管理工作的意见》等文件中都将电子文档管理纳入计划予以安排部署；四川省档案局在２００３年６月专门召开全省档案信息化工作会议，制发了关于加快全省档案信息化建设的通知；并向四川省技术监督局申报了地方标准《文书档案著录细则与机读目录数据交换格式》（ＤＢ５１／Ｔ３８１－２００３ ２００３年１０月１日实施）。通过会议、文件、贯标等行动，部署全省电子公文归档管理工作及全省档案信息化工作任务，要求各地按照国家档案局《全国信息化建设实施纲要》提出的：统筹规划、统一标准，分级建设、安全保密原则，并依托电子政务建设，加快档案信息化基础设施建设，加强管理电子文档管理等要求，将档案信息化建设纳入当地电子政务中逐项予以落实，为市州县档案信息化建设指明了方向，明确了任务和措施。
推行电子公文归档管理
推进档案信息化，既是全省档案系统的重要工作，又是全省电子政务的重要组成部分，涉及各级各部门各个方面，四川省档案局和各市（州）档案局在“依托党政网，建设部门网”，建立党政网信息网络，发布政务信息和资料，推进档案的数字化进程已经做了大量工作。特别是经过近一年的研究开发《四川省电子文档管理软件系统》（２００３年６月份正式通过四川党政网建设领导小组办公室组织的专家验收），并在四川党政网上作为惟一的公文归档软件进行推广使用，获得一致好评。
在鉴定评审中，专家们一致认为《四川省电子文档管理软件系统》功能特点有六：一是标准化、规范化强。适应电子政务管理需要，首次统一了全省党政机关电子文档（含纸质文档）的著录标引格式、条目、检索体系和数据库结构；规范统一了全省电子文档整理、分类方法；二是兼容性强。在电子公文办理、归档、安全保护、资源开发、信息共享上，系统实现了“四川省党政网―――四川省电子文档管理系统”接口的兼容；实现了“机关―――档案馆数据”的兼容；实现了“其他档案管理系统软件―――四川省电子文档管理系统”的兼容；三是实用性强。系统与党政网软硬件环境、栏目和系统功能设计一致；符合国家立卷改革要求；界面设计简单，栏目合理，符合档案工作特点。四是有创新，首次制发了全省电子文档管理办法及相关地方标准，开发了电子文档管理软件；五是应用前景广。系统以与党政网联网的党政机关、企事业单位的用户为主；未上网用户也可使用；管理上兼容电子文档与纸质文档，兼顾立卷改革前的以卷立卷，又兼顾以件为立档单位的新规则；六是安全性强。系统每套软件对应一个惟一序列号与党政网接口。
目前，四川省档案信息化建设开始起步，进展顺利。全省各级各部门公文网上交换工作有序进行。从２００３年６月１日到６月底，全省的网上交换公文２５０００余件，同时带动了非公文类政务工作资料的网上交换，每天交换量达４００余件，上半年仅四川党政网管理中心主页就交换２．１万件。全省电子公文归档管理工作逐步开展。截至２００４年５月底止，全省１５个市州开展了公文归档管理系统培训，培训人员４０００人次，省级７０余个机关２１个市州的１３００余家单位开始统一使用《四川省电子公文归档管理软件》，使电子公文归档管理步入规范化；四川省档案局还在四川档案资源网站（ｗｗｗ．ｓｃｓ-ｄａｊ．ｇｏｖ．ｃｎ）上开辟了网上技术服务，对在全省使用的其他纸质文档管理软件予以数据转换或升级为《四川省电子文档管理系统软件》，受到用户好评。
转载注明来源:https://www.xzbu.com/1/view-309050.htm
