打造服务平台 研制地方标准
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全力提升江苏档案现代化水平
2010年以来，江苏档案部门全面贯彻落实省委十一届九次全会和全国档案局馆长会议精神，自觉围绕党和政府工作大局，确立“全国领先、全面领先”的工作目标，夯实档案工作基础，提高公共服务能力，努力实现全省档案工作面上指导和省档案馆内部业务建设“两翼齐飞”，推动档案工作又好又快发展。正是在这样的背景下，《数字档案馆建设规程》(DB32／T1892-2011)、《电子档案基础元数据数据库结构和封装格式》(DB32／T1893--2011)和《档案数字化操作规程》(DB32／T1894--2011)等三个标准通过不懈努力应运而生!这三项标准是江苏省为推动“十二五”时期全省档案信息化建设，贯彻落实国家档案局《数字档案馆建设指南》等―系列标准规范，切实解决江苏档案信息化建设中疑难问题而采取的重要举措。
标准编制目的
2010年5月江苏省档案局联合江苏省标准化技术研究院，按照江苏省质量技术监督局下达的标准编制计划，在标准化处指导下，抓住数字档案馆建设中存量档案数字化和增量归档电子文件管理两个重要环节和主要内容，结合实际，组织全省相关力量，研制完成围绕数字档案馆建设的三个系列地方标准。主要目的是：
1 规范和指导“十二五”时期全省数字档案馆建设。数字档案馆是国家和地区实施信息化带动战略和江苏实施创新驱动核心战略的重要实现形式。江苏《电子文件管理细则》(试行)，明确省级数字档案馆为全省电子文件集中异地备份中心。属于国家综合档案馆接收范围的电子文件，各单位应当按照同级国家综合档案馆明确的时限进行移交。2011年《江苏省国民经济和社会发展第十二个五年规划纲要》第十二章“繁荣发展文化事业和文化产业”第三节“完善公共文化服务体系”明确“适应群众文化需求的新变化新要求，创新文化内容形式和生产传播方式，加快发展手机报、数字出版、数字图书馆、数字档案馆……”。标准的制定是为切实保障江苏的数字档案馆建设按照国家和省的要求，与区域电子政务和信息化建设相衔接，着眼于党政机关、社会公众远程在线利用数字档案信息资源的需求，把握方向不偏离。
2 总结江苏实践经验，细化国家标准。为规范电子档案的采集、管理、保存和利用，维护电子档案信息资源的完整和安全，江苏省档案馆和苏南一些市县档案馆进行了电子档案实时采集、长久保存和有效利用的探索，2007年和2010年国家档案局电子文件中心建设经验交流会和《数字档案馆建设指南》宣贯会分别在江苏召开。江苏省电子档案中心、市级县级数字档案馆的建设实践，获得国家档案局优秀科技成果三等奖的《省、市、县三级数字档案馆建设模型》等课题研究，为更高层次的数字档案馆建设提供了直接经验。在国家相关行业标准基础上，按照馆室一体化原则，细化数字档案馆软硬件技术指标和评估细则，细化电子档案元数据与封装模型和房产、公证等30个实用型电子档案目录数据结构，细化纸质、照片底片、录音录像、缩微胶片和实物档案等多载体档案数字化标准，提高可操作性和实用性。
3 突出标准在档案信息化建设中的基础和主导地位。数字档案馆、电子文件(档案)备份中心等档案信息化项目投资大、涉及面广、见效慢，标准先行是保证投入能够获得有效回报的重要前提。作为归档电子文件源头的各立档单位、电子档案管理的各级各类档案馆以及负责电子政务和档案管理系统开发的IT企业，在开展信息化建设过程中都急需应用档案信息化技术标准。在国家法规标准的框架内进一步制定地方标准相配套，有利于全省在“十二五”时期建设数字档案馆的实践中，进一步统一软硬件基础、元数据、数据结构和数据格式，为数字档案馆实现档案信息资源共建共享、永久保存和高效服务提供规范化、标准化的依据。
标准编制过程
1 《数字档案馆建设规程》(DB32／T1892-2011)的编制。《数字档案馆建设规程》结合江苏实际，引进国际先进经验，明确了基本技术框架，规范了数字档案馆建设中软硬件平台的技术方法和途径，创造性地建立了较为完整的数字档案馆和数字档案室评估体系，制定了详细的评估细则及评分标准，成为市县切实推进数字档案馆建设的依据。标准由十四章、两个资料性附录和四个规范性附录构成。主要内容包括建设原则和总体要求、建设目标、建设内容、建设步骤、数字档案馆系统架构、数字档案管理系统功能要求、数字档案服务平台建设要求、软硬件配置要求、数字档案资源建设要求、安全管理与制度建设和验收与绩效评估。
该标准遵循国家档案局《数字档案馆建设指南》，编制时结合江苏实际，按照“客观科学、总体把握、便于操作”的原则，对什么是数字档案馆、怎样建设数字档案馆、如何评估数字档案馆做出详细规定，并且通过结构图、表格等形式，对数字档案馆总体架构、网络架构、硬件配置、软件功能等建设中必然遇到的技术问题，做出了切实可行的规定，便于本省各级各类档案馆、档案室和其他社会组织机构在建设数字档案馆和数字档案室时遵照执行。
编制中充分考虑了国家的相关法律、法规及标准以及国际标准；融合了《省、市、县三级数字档案馆建设模型》研究成果、省信息化重点工程江苏省电子档案中心的建设成果，以及本省苏州、太仓等多个市县数字档案馆和云南、江西、青岛、绍兴等省、市数字档案馆的建设成果；参考了美国数字档案馆ERA项目的有关建设经验。通过深入细致的技术论证、专题研究、会议讨论、征求意见等形式，形成了与本省经济社会发展实际情况相适应，具有适度前瞻性和领先性的标准内容。
2 《电子档案基础元数据数据库结构和封装格式》(DB32／T1893-2011)的编制。《电子档案基础元数据数据库结构和封装格式》基于国家相关标准，以共建共享的思想，规定了电子档案基础元数据模型以及涉及公共馆藏和民生的30个基础电子档案专题数据库结构和目录数据格式。标准由六章和一个资料性附录构成，为便于执行和在办公自动化等相关系统中应用，关于电子档案的元数据具体描述均提供了技术模型。主要内容包括元数据的表示方法、基础结构元数据、基础结构元数据摘要表示、基础结构元数据的字典表示、电子档案封装格式、电子档案封装结构模型、封装新增的元数据、封装元数据元素的描述、电子文件的封装及江苏省基础电子档案专题数据库结构表等规范性附录。
电子档案基础元数据是数字档案馆建设档案基础数据库、实现电子档案数据共建共享和长期永久保存的核心基础。起草中重点调研了电子文件连续体理论、永久保护真实的电子文件国际项目(InterPARES)、开放档案信息系统参考模型(OAIS)、《ISO15489-1-2001信息和情报一记录管理一第一部分：总则》、
《ISO／TR 2308I-2-2001信息和情报一记录管理―第二部分：导则》、美国电子文件档案馆(ERA)项目、澳大利亚《维多利亚电子文件策略(VERS)》等国外理论、标准和项目实践。研究了我国《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894-2002)、《信息技术・元数据注册系统(M D R)》(GB／T 18391.1-6-2009)、《文书类电子文件元数据方案》(DA／T 46-2009)、《基于XML的电子文件封制装规范》(DA／T48-2009)等标准规范，并与国家推荐标准参与制定单位安徽省档案局标准起草组进行了深入交流和研讨。
同时紧密结合江苏省信息化基础性、标志性、公益性重点工程――江苏省电子档案中心的实践，对如何利用信息技术手段，以综合档案信息资源为处理核心，对电子档案信息资源进行收集、管理，传输和提供利用的技术环节和要素进行了全面考察，通过建立综合档案基础数据库的过程开展实质性应用。
3 《档案数字化操作规程》(DB32／T1894-2011)的编制。《档案数字化操作规程》规定对现有的纸质档案、录音录像档案、照片档案、缩微胶片档案、实物档案进行数字化转换的操作要求。标准对原始档案准备、交接、转换设备选择、技术参数设定、存储格式、数据校验等做出详细规定，并且对操作规程、数字化文件存储、数据验收、数据备份、数字化成果管理、安全保密要求等做出了相应规定，通过规范性附录和资料性附录提供档案数字化转换流程等，可操作陛和实用性较强。
标准的编写充分考虑了国家对档案管理的各项法律、法规规定及国家与行业标准相关要求。主要依据《中华人民共和国标准化法》，《数字档案馆建设指南》、《档案交接文据格式》(GB／T 13968―1992)、《照片档案管理规范》(GB／T11821-2002)、《电子档案文件归档与管理规范》(GB／T 18894-2002)、《档案著录规则》(DA／T18-1999)、《纸质档案数字化技术规范》(DA／T 31-2005)、《缩微胶片档案数字化技术规范》(DA／T43-2009)等。
通过前期走访调研和统计，对本省各类各级档案馆及可以委托进行档案数字化转换的企业的硬件设备状况进行了解。由于省、市、县各级各类档案馆(档案室)档案数字化转换设置硬件配置有较大差异，标准的编制中既考虑了实际情况又考虑到了适当的前瞻性。
作为全省各级各类档案馆(室)进行档案数字化转换的基本要求，数字档案馆和数字档案室考核评估的技术标准依据，三个标准的研制与发布实施，将对全省社会信息和档案信息化工作产生极大的推动作用。通过全面综合应用国家和地方系列标准，各级党政机关、企事业单位办公自动化系统和相关业务系统中电子档案元数据，市县国家综合档案馆、专业档案馆数字档案馆的电子档案接收与管理系统等将得到有效规范，电子档案信息将更加便于交换、传输、管理和存储，电子文件归档和电子档案向档案馆的移交工作将得到较好完成，数字档案馆的建设成果将更加惠及人民群众和幸福江苏。
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