浅谈做好文秘收发工作应具备“四心”

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　　[摘要]伴随我国经济水平和科技水平的高速发展，事业单位的发展开始成为了全社会所关注的主要对象之一。对于事业单位来说，文秘收发是其中十分重要的一项工作内容，对其他各方面活动的开展有着非常重要的推进作用。为此，相关人员理应提高重视程度，在日常工作中时刻保持着“四心”，分别是静心、细心、精心以及匠心。本篇文章将阐述做好文秘收发工作必须具备的“四心”，并对于其中的细节方面提出一些合理的见解。
　　[关键词]文秘 收发工作 四心
　　从现阶段发展而言，对于事业单位来说，文秘收发工作有着很强的特殊性。为了确保各项活动都可以顺利开展，相关人员便需要提高重视程度，针对早期存在的问题，及时采取合理的措施进行改进，进而提升工作质量。
　　一、静心
　　相比于其他工作形式，文秘收发有着一定的特殊性。尽管工作极为繁琐，但是往往却很难取得较好的成绩，同样也无法展现出自身工作的特点。由于属于整个公司的枢纽，贯穿各个部门，因此即便部门取得了成绩，其往往也只能算作是幕后英雄。也正是由于这一原因，许多员工便很难在日常工作中做到尽心尽力。为此，工作人员应当改变自身心态，时刻以一个平静的心态面对各方面工作，积极与他人完成沟通和交流。如此自然能够在工作中看到许多以往看不见的东西，对于自身工作也会有所改观。
　　二、细心
　　虽然文秘首发只能算作是隐性工作，但却其处理的资料内容却涉及到各个方面。无论是上级向下级下达任务，还是下级向上级汇报工作，基本上都要经过文秘收发这一阶段。但凡工作人员出现了任何疏忽，都会对后续工作带来诸多影响。为此，工作人员自己理应具有足够的“细心”。面对各类文件处理，应当认真进行收集，并及时完成反馈。无论是文件起草还是电文接收，都需要认真处理，不能有任何瑕疵出现。如此一来，事业单位内部的各项工作都能够顺利展开，不会受到任何影响，进而提升单位自身的经济效益。
　　三、精心
　　所谓精心，主要是指在日常工作之中尽可能追求精益求精。对于事业单位来说，文秘收发属于一项基础性工作，十分繁琐和复杂，在长期工作之后，内心中难免会有厌烦感产生。在面对相同的任务时，不再进行任何思考和投入，單纯凭借自身经验完成项目。例如，原本需要每日进行收发的报纸，变成了两日收发一次，甚至有些人直接隔了好几天之后再进行收发;原本需要按照规定时间进行登记的公文内容，变成了每周登记一次;原本应当及时进行送递的文件资料，往往会在拖延了好几天之后才汇报至领导处。这些不良现象当前十分常见，由于在短时间之内并不会有什么巨大的影响出现，因此往往不会得到工作人员的重视。久而久之，便会演变成一种不良的习惯。在日常工作的时候，经常会有紧急情况出现：某些领导突然需要相关文件的时候，机要员由于对于文件的位置了解不到位，在寻找的过程中花费了大量的时间，最终造成领导十分不满。对于此类问题，文秘收发工作坚决不能有这种情况出现。
　　无论是哪一类工作，都会存在一定的不确定性，而对于文秘收发工作来说，日常工作涉及的内容极为广泛，因此便有着大量不确定因素，很多突发事件随时可能出现，同时对于时效性方面也有着非常高的要求。因此，文秘收发人员理应每日对于资料进行认真处理，做好登记工作，确保其存根和目录都能有所保留。如此一来，各项工作任务都能够顺利展开，从而为后续任务提供相应的基础，降低负面因素的影响，提升事业单位自身的形象。
　　四、匠心
　　为了确保文秘收发工作可以达到预期质量，对于工作人员来说，除了需要具备静心、细心以及精心之外，匠心也是非常重要的一点。事业单位的工作每日都十分繁忙，而文秘收发人员每日则需要重复相同的任务，因此不仅十分单调，同时也非常繁琐，在长时间的I作之中，很难感受其中的乐趣所在。为了确保工作质量，工作人员自身还需要时刻保持注意力高度集中的状态。因此，即便某些人员有着非常高的综合素养，但是长期呆在这一环境之中，难免会有不安分守己的想法。
　　为了能够对其思想层面的问题展开处理，上级领导显然不能总是对其进行理念灌输，而需要思考如何改进其工作方式，将原本看似十分抽象的工作内容变得具有足够的趣味性和特色型。如此一来，工作人员的思维模式将会更具创新性价值，在工作之中时刻保持着较高的活力。
　　为了实现这一目标，促使工作人员由原本的被动执行任务变成主动完成工作，核心内容还是需要让其自身角色发生改变。如果所有文秘收发人员都能够正确对待自己的工作中，用一颗“匠心”处理所有工作任务，将工作当做是一项自己未来发展的事业，自然能够从中发现诸多乐趣。尽管看似每日都在进行各类资料的收发，但是却能在第一时间了解当前天下的大事新闻;尽管看似每日都在写写画画，但是所有决策部署都能够先行展开。对于公文的处理工作，转变自身的想法，将其看作是在一个热闹的舞会之中，向造访的来并表演音乐作品。而对于每日资料搜集的工作中，则可以将其看作是一部精美的艺术品，以此慢慢整理。当工作人员在每一项任务中认真付出了自己的心血和汗水，自然会对工作任务能有全新的理解。同样，当自己的制作的文件最终得到有效落实之后，自然也会为自己获得的成就感到十分骄傲。长此以往，工作人员的心态便会发生改变，充分感受到工作任务的价值和乐趣。通过运用自己的工匠之心，对其中的细节之处慢慢打磨，从而可以发现，文秘收发工作的各个方面均包含着独有的色彩，充分融入其中之后，便会拥有一种心旷神怡的感觉。早期内心中潜藏的工作激情也都会全部激发出来，进而提升对于收发工作的喜爱程度。
　　五、结束语
　　综上所述，对于文秘收发工作来说，工作人员必须具备四心，才能有效保证工作的质量。其中，进行是保证项目能够顺利展开的重要基础;信息是提升工作质量的重要保证;精细是提升收发质量的关键内容;而匠心则可以算作是文秘收发工作的核心灵魂。
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