用户来厂验收工作探讨

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　　摘 要： 通过分析国外用户来厂验收遇到的问题，探讨以项目管理为导向的用户来厂验收机制，以期充分发挥公司各职能管理部门和制造单位的职能职责，规范项目履约执行过程中用户来厂验收工作，提升验收工作管理水平。
　　关键词： 国外用户;用户来厂验收
　　中图分类号： F24      文献标识码： A      doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2019.12.044
　　 1 前言
　　用户来厂验收是指根据合同定义，在产品生产过程中至完工出厂前，用户来厂进行的验收。笔者总结了验收工作需要注意的两项问题，并提出解决方法，希望对后续项目有所借鉴。
　　 2 用户来厂验收问题分析及解决方案
　　 2.1 第一个需要注意的问题是各部门、各单位不熟悉各自在验收工作中的职责，验收流程混乱
　　近年来，公司拆分、合并或新建了一些职能部门，导致部門职责变化，各部门相互推诿的情况时有出现。解决该问题有以下方法：一是公司牵头组织相关部门及单位，根据人力资源部定义的组织机构职责，通过网上会签或会议评审等方式，进一步明确各部门、各单位在验收工作中的职责划分，同时规范验收流程;二是通过定期召开用户验收现场协调会，对验收工作的成败得失进行总结，进而督促相关部门、单位做好本职工作;三是组织各相关部门、单位对《用户来厂监造验收管理办法》进行宣贯与培训;四是制定验收工作奖励与考核管理办法，细化奖惩条例。
　　 2.2 第二个需要注意的问题是沟通管理未做到位
　　沟通管理包括公司内部沟通和国外用户沟通两种形式。
　　（1）内部沟通。由于营销部门的销售人员不了解产品制造进度，在产品未达到验收状态的情况下，迫于用户对产品交期的压力，邀请国外用户来厂验收，导致用户在厂停留时间过长，或造成产品再次复验，增加了大量饮食、住宿、交通成本。解决这一问题的方法：一是加强营销部门与制造部门之间的沟通，共同确定用户最佳来厂验收时间;二是强化销售人员对产品制造流程的培训;三是从根本上增强公司制造能力，特别要持续开发优秀供应商，杜绝劣质产品造成不必要返工，保证产品按期交付。
　　（2）外部沟通。国外用户有时会提出一些超出合同范围的、甚至不合理的要求。比如，在产品即将完工出厂时，用户提出更改产品结构，而该要求会导致产品大批量返工，影响交付进度。这时，应当把公司利益放在第一位，和用户进行谈判，说明原方案的优越性，力争说服用户接受原方案，或通过让步接收、附加赠予等方式，让用户接受原方案。如果用户提出合理要求，公司在保证交期的情况下可以实现整改，则须以报告形式报项目经理，由项目组组织相关部门进行评估、讨论、评审，在与用户达成共识后，双方签署书面决议或纪要，重新定义双方各自承担的责任和职责，造成的损失、交期延误或新增成本等。每次会议之后1个工作日内将会议纪要下发项目各相关责任单位和人员。
　　 3 项目验收成效
　　上述两个问题通过以上措施取得了显著成效，主要体现在以下两个方面：
　　第一，在明确验收职责、规范验收流程方面，通过对各个部门进行《用户来厂监造验收管理办法》的宣贯与培训，部门间互相推诿情况大大减少;通过定期召开用户验收现场协调会，验收效率不断提高，公司快速响应用户需求的能力不断增强;通过制定验收工作奖励与考核管理办法，做到了奖惩分明，为后续验收做好铺垫。
　　第二，在完善沟通管理方面，营销部门通过与制造部门不断沟通、配合，共同确定了用户最佳来厂验收时间，减少了不必要的成本;通过对销售人员进行制造流程的培训，使营销更贴近生产，从而为生产争取了更多时间;在验收过程中，通过与用户耐心、细致地沟通、协商，避免了产品大规模返工，节约了人力、物力。
　　 4 结束语
　　综上所述，验收工作是一项跨部门、复杂的管理工作，期间会遇到很多问题，如果解决了这些问题，产品就可以比较顺利地交付用户。目前，公司营销中心已制定了《用户来厂监造验收管理办法》，对用户来厂验收流程进一步固化和推广，并将在后续的项目交付过程中给予持续改进和完善，保证产品验收工作愈加顺利地开展。
　　 参考文献
　　[1] 余雪杰，项目部岗位职责与考核精细化管理[M].北京：人民邮电出版社，2014.
　　[2]王希跃，项目管理关键点精细化设计[M].北京：人民邮电出版社，2013.
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