高校管理会计信息化建设问题研究
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作者:陈焕娣 段姝 常青
【摘要】 管理会计信息化建设是单位有效开展管理会计活动的技术保障。目前国内外通行的管理会计理论和工具，均是建立在营利性组织环境下的理论框架和经验总结，非营利性组织的管理会计研究很少，且零散不成体系。文章具体以江苏省S高校的管理会计信息化建设活动为样本进行案例分析，以期对高校乃至非营利组织的相关工作提供有益的参考。
【关键词】 非营利组织;管理会计;全面预算管理;信息化
【中图分类号】 F272 【文献标识码】 A 【文章编号】 1002-5812（2019）18-0108-03
管理会计信息化是单位信息化规划的重要组成部分，通过收集、加工、储存和披露信息为经营决策提供支持。管理会计信息化，实际上就是面向管理会计的财务信息化，是财务信息化发展的必然趋势。目前已有的管理会计信息化理论及文献主要是基于营利性组织基础上得出的研究结论和经验总结，而关于非营利性组织活动情境下的管理会计相关研究很少，且零散不成体系。因此，有必要对非营利组织的管理会计工具和方法进行探讨。本文以江苏省内S高校为案例，深入分析总结高校管理会计信息化建设的可行路径。
一、S高校简介
S高校是江苏省省属公立全日制普通本科院校，是一所教学研究型公办大学。该校与区域经济和社会事业充分结合，为地方经济社会发展培养应用型本科人才。S高校非常重视校园信息化建设，2009年7月成立信息化办公室，是学校直属单位，办公室主任由校长兼任，负责协调推进学校信息化建设，具体承担数字化校园总体规划与建设、校园网规划设计与建设、教学资源网规划与建设、多媒体教学管理和服务、校园一卡通管理和服务。信息化办公室现有专职工作人员28名，其中副高级及以上专业技术职务9人，硕士及以上学位12人，中共党员13人。在二级学院和部门中也建立了一支信息员队伍，共33人。
二、S高校管理会计信息化的建设情况
理论上，全面预算管理是高校最重要的管理职能，也是最主要的管理会计工具。本文对S高校全面预算管理信息系统的建设过程进行了介绍，然后运用相关管理理论探索高校管理会计信息系统建设的可行路径。
（一）全面预算管理信息新系统建设内容
S高校原来同时并行的有三个信息系统：网上报销系统、财务系统和办公自动化系统（简称OA系统）。原有的预算信息化集成状况虽然实现了预算管理过程中的申报、网上报销、预算控制的信息化管理，但也存在明显的局限：一是财务系统承担了较多的预算管理职能，横向的系统之间数据交互存在孤岛，没有完全形成通路。二是OA系统仅支持预算申报的流程审批，不支持预算申报数据的处理。三是网上报销系统没有网上报销节点，难以实现预算控制。目前的网上报销系统只是在财务系统制作凭证时才进行预算控制。四是预算涉及多方面数据，用户需要多系统切换操作，影响预算管理效率。
为了打破信息孤岛，提升管理效率，建立预算管理全过程一体化的信息系统，在S高校领导的支持下，由S高校财务部门牵头，借助国内专业的管理控制系统软件公司的技术力量和丰富的高校管理控制系统的开发经验，联合开发形成了系统交互集成方案。将原有OA系统、网上报销系统统一整合到预算系统中，用户不需要频繁切换系统进行数据查看与操作。具体如下页图所示。
系统集成后，预算编制、执行控制以及预算分析各模块功能具体如下：
（1）预算编制模块。主要功能是立项、申报、审核和下达。原预算申报均在OA系统中提交流程审批，但不支持申报数据的汇总、分析等处理。在新的集成方案中，在预算系统中统一建立项目库，归口项目立项的维护与审批。
（2）预算执行控制模块。目前的财务系统是把预算控制放在制作凭证的节点，通过预算系统网报模块转变了预算控制模式。也就是控制系统由财务系统控制转为预算系统控制，控制节点从会计入账提前到经费网上报销的环节。
（3）预算分析模块。通过预算与财务两大系统进行分析数据交互，对于分析层用户，不再需要到多个系统中查找预算数据，也不再需要通过手工统计制作大量的预算分析報表。决策层可以在预算系统中直接看到预算执行情况。对于操作使用层用户，可以及时了解自身经费的明细使用情况，按照预算分类控制的要求使用预算。
（二）全面预算管理信息系统的推进过程
S高校推进此项工作采取的方法是“先易后难，稳步推进”，从实践中最受关注的“签字难，报销难”切入，开发运行财务报销网上审批系统。这一切入点也使得行动者更加谨慎思考，扎实调研，详细论证。同时从报销人最头疼的报销问题来考虑，此项工作更容易得到响应和配合，这也是后续方案得以实施、开展并取得显著成效的原因。流程审批系统是财务网上报销审批的应用方式，以OA流程软件为平台，嵌入学校财务管理制度和报销审批权限要求，不仅可以提高学校财务报销审批的效率，而且也使学校各项财务制度得到真正执行，规范了学校财务管理。在具体方案设计过程中，首先财务处根据学校各项目经费大类的审批流程，制定了审批系统的总体框架及各模块。然后通过召开主要职能部门协调会，安排各部门在系统中提交子模块的报销流程图和表单。财务处根据报销流程框架来审核完善审批流程和表单，并根据学校内部控制制度将内部控制风险点责任人的审批权限嵌入到审批流程中。在具体推行方案实践应用过程中，财务处联合信息化办公室，加强对网上报销审批系统的线上宣传以及线下培训。同时为每一个教学单位或者行政部门培养一两名财务报账员，方便教职工及时了解和学习报销审批系统。经过五个月的试运行，审批系统运行效果良好，节省了报销人的时间和精力，提高了财务工作效率，财务人员也有更多的时间和精力去学习提升。
三、高校管理会计信息系统建设的思考
（一）高校管理会计信息系统的建设路径问题 通过调研访谈和典型案例总结，目前高校管理会计信息化建设路径主要有以下两种：第一种是“自上而下”，通过智慧校园建设推动管理会计信息化建设路径。“智慧校园”建设也是近几年在各大高校普遍推行的一项重要的系统建设工程。主要是想通过统一数据标准、建立底层共享数据库，通过智能设备、智能手机的应用将教学、科研、学生活动、后勤保障等都集成到统一的平台系统上运行，实现数据共享、管理服务智能化的一种系统建设模式。该建设模式的优点在于：（1）通过顶层设计，统一数据标准，统一数据结构。（2）专注于平台建设，专注于解决人员身份识别问题，实现“一站式登录”。（3）标准化接口，将各主流业务系统的关键数据对接到平台上，实现数据共享，减少数据交换成本。（4）数据一致性加强，对内支持决策能力加强、服务水平提高，对外数据报送口径差异缩小。（5）梳理规范了业务流程问题，数据交换便捷快速，解决了“信息孤岛”问题，从而使管理会计信息系统更为高效。当然这种“自上而下”的建设模式也有缺点：（1）建设阻力较大。高校属于松散性科层组织，通过顶层设计，实现平台设计遭受的阻力会较大。（2）驱动力不足。往往负责建设智慧校园平台的都是高校的信息技术部门，作为非传统的核心部门，信息技术部门在推动平台建设的过程中驱动力明显不足。（3）平台数据接口脆弱。出于商务原因，各大业务系统的软件供应商在数据推送接口上的维护力度不强，一旦自身系统升级或调整，则数据推送接口往往会出故障。同时由于驱动力不足等原因，解决效率往往较低。基于以上缺点，目前“自上而下”智慧校园模式下的管理会计信息系统建设进展缓慢。
第二种是“自下而上”，通过“财务一体化”建设促进智慧校园融合。首先，以预算系统及会计核算系统这两个传统的财务系统为核心，将财务的外围业务系统如工资酬金系统、学生收费及资助系统、国库支付等资金系统、网上预约及查询系统、资产管理系统等自动对接，实现一键触发，自动生成预算或收支凭证。其次，在保证财务数据精准的基础上，按照人员、物资、事项等几个维度扩展财务共享数据库字段，通过统一数据标准向各职能部门开放端口。各基层业务单位（院系）及个人是原始数据的搜集者、提供者、录入者，而各职能部门则成为数据的使用者、加工者和管理者。任一环节数据的变动将会同步触发财务系统数据的实时更新，从而保证业务信息流与资金信息流的同步，这可以促进各业务单位对内对外提供数据的高度一致，有效消除“信息孤岛”，实现数据共享。通过推动以财务系统为半核心的外延式管理模式建设，夯实信息技术基础，建立基于财务系统的共享数据中心，推动各信息孤岛围绕财务信息系统整合成管理信息系统，实现业务信息与财务信息的高度一致，构建管理会计信息系统。该建设路径的优点在于：（1）有较强的数据基础。财务部门拥有最准确的“人”的信息库，如工资库、学生收费库等，但信息字段范围广度不够，进而使得由这些“人”进行的经济活动、产生的“物”以及效果评价等相分离。在经济活动涉及到的各主流信息库中，建立财务共享数据中心，全面评价“人”的经济活动（包括教学、科研），夯实基础。（2）驱动力强。以预算为抓手，通过无预算不执行、预算执行规范性等倒逼各系统数据接入“财务数据共享中心”。用资金杠杆来撬动管理会计信息系统建设。（3）数据稳定性高。由于所有经济业务最终的报销都要求获得相应的业务数据，出于师生员工报销需求的压力，系统稳定性要求很高。（4）与智慧校园系统结合密切。财务信息系统作为智慧校园的重要组成部分，与智慧校园系统建设结合紧密，能够相互促进。
S高校采用的是“自下而上”的方式，通过“财务一体化”倒逼机制建设管理会计信息系统。
（二）高校管理会计信息系统建设的实施保障问题
“自下而上”的管理会计信息系统建设路径是有效的，但是如果没有高校决策层的重视和推动，在人员和财力上提供保障，单凭财务部门一己之力是无法实现的。具体原因如下：（1）高校建设的传统思维模式障碍。高校的主要任务是培养人才、科学研究和文化传承等，信息系统的建设也以教学、科研、学生等为主，财务信息建设能否和三大系统联通，实现管理会计信息系统，需要领导层面改变思维模式，重视财务信息一体化。（2）财务人员信息技能水平落后不足以支撑“财务一体化”建设。目前高校财务队伍以财务专业人员为主，既懂财务又懂技术的复合型人才稀缺，对于大数据时代财务信息系统的建设是个很大的考验。高校的管理会计信息系统建设不仅有一把手校长主抓此项工作的组织保障，还有各层级信息系统应用辅导员的人力资源保障，更重要的是有强大的财务保障可以使其借助专业的外部技术开发力量去实现系统建设。
（三）高校管理会计信息系统和内部控制的耦合问题
内部控制要实际落地，而不能成为“墙上制度”和“书本制度”。从S高校看，主要的实现工具是信息化。将内部控制的风险点嵌入到信息系统流程设计中，既规范了业务流程活动，又使内部控制得以实现。反过来讲，如果信息系统设计没有建立在内部控制的基础上，也就是内部控制和管理会计信息系统是“两张皮”，那这样的信息系统也会流于形式。当然，管理信息水平先进并不意味着内部控制能得到改善和提高，省内不少高校在信息化建设方面投入巨大，但是收效甚微，部门之间依然习惯纸质办公和审批，系统使用率很低，让教职工对信息化建设产生了“反而是负担”的错误认识。从理论上讲，管理信息系统与内部控制是企业中的两个重要的子系统，前者为后者提供信息和载体，后者向前者注入内容和功能。信息技术的选择必须适应内部控制的需要，信息技术水平又会反过来影响内部控制的效率甚至内部控制本身。企业应当根据外部环境变化和企业发展过程中的重要事件適时选择适当的信息化水平，以确保内部控制与信息化时间及程度的匹配性均衡。内部控制信息化决策中的冒进或守旧均不可取。当内部控制与信息化的时间及程度达成匹配性均衡时，信息化能改进内部控制效率，进而更好地达到内部控制目标。反之，就是劳民伤财，并有可能导致更大的风险。S高校的内部控制运行良好，信息化运行的效率说明S高校内部控制和信息化的耦合度高。
（四）高校管理会计信息化建设的内部文化环境问题
内部控制包括内部控制环境、风险管理、控制活动、信息与沟通和监督五要素。高校文化作为内部控制环境的重要组成部分，对内部控制五要素有不可忽视的影响作用。高校文化奠定了控制环境的主体基调，管理会计信息系统从某种意义上就是内部控制体系的信息化，所以在进行信息化建设时要充分考虑组织文化因素，如果不考虑组织文化因素，高校管理会计信息化建设就会事倍功半，因此，高校要充分重视文化建设和信息化建设的充分结合。Z
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