基于ERP系统环境的企业内部控制研究
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作者:侯秀梅
摘要：信息技术迅速发展，现代财务领域的信息技术处理势在必行，企业管理理念创新，ERP系统作为信息技术的核心处理平台，为企业内部控制提供了强大的信息管理工具，文章阐述了ERP信息系统在会计处理信息方面的应用，使企业内部控制得以全面管控与优化，促进企业效益提升。
关键词：ERP信息系统;企业内部控制
企业的内部控制是企业为了提高经营效益，为了达到所控制的目标，在企业内部实施制定的制度、计划、程序及方法，建立高标准的企业内部控制体系，有益于提高企业的内部管理水平及提升风险防范能力。促进企业实现发展战略，提高国际竞争能力。而随着市场经济的发展，ERP系统在企业内部控制中的应用越来越广，很多企业形成了ERP系统下的内部控制体系。ERP系统与企业内部控制相结合，越来越受到重视。
一、ERP系统的定义及内容
当今时代经济飞速发展，为适应市场经济，面对市场、客户与竞争的外部环境，我们企业必须要进行管理思想的革命、管理模式的创新、业务流程的重组。大数据时代的到来、高效的信息技术系统在我们身边无处不在，尤其对财务核算、会计管理工作带来了质的飞跃，ERP系统（Enterprise Resource Planning，企业资源计划）的诞生，无疑是为企业的资源管理赋予了浓墨重彩的一笔。ERP是基于企业现代管理理念为基础的信息技术系统，体现了企业管理信息化。而一套完整功能的ERP系统，将贯穿于企业的计划、控制、实施、决策环节的各个业务层面，渗透于企业的资源计划管理。ERP系统集企业的供应链管理、生产管理、项目管理、人力资源管理、财务管理与一体。ERP系统是信息技术与管理思想融为一体的管理模式，它通过信息整合将企业的各部门紧密的联系起来，促进了企业各部门之间的沟通与交流，完善了企业的业务流程，使得企业的管理绩效得以提升，提高了企业在市场的竞争力。
二、企业ERP系统与内部控制的关系
ERP系统以高度集成、及时、高效、共享开放的性质成就了内部控制在不同的企业环境下得以实施。ERP系统有效的集成了企业的业务与财务，它对企业的内部控制的实施与管理效果起着至关重要的作用和影响力。ERP系統与内部控制的有机结合，才能使企业的管理信息化、现代化。用内部控制的思想来驾驭ERP系统，用ERP系统平台承载内部控制。ERP与内部控制二者“你中有我，我中有你”，相互支持，相互促进。成熟的ERP可以促进内部控制体系的完善与弥补，健全的内部控制体系可以有效的奠定ERP基础、开拓ERP的发展方向。
三、企业ERP系统的应用对内部控制的影响
通过ERP的实施，实现对会计信息系统的内部控制，加强了信息的整合、传递、沟通，在企业的资金、采购、销售、生产、库存、费用等业务层面进行合理的资源配置优化控制，防范风险，提高企业的经营效益。ERP系统在企业中的应用对于企业内部控制的影响如下。
（一）ERP系统环境下对资金结算控制的管理
无论任何企业对于资金的管理都是至关重要的，传统的会计信息系统下，对资金的管控是存在着诸多问题的，例如资金预算不完整、不准确、资金的闲置与短缺、集团公司对子公司资金管理不到位失控等，这就需要利用ERP建立起严密的运行系统，对资金实施有效的管控。
运用ERP系统首先对企业资金管理进行计划预算，在资金计划平台对未来某一时期资金的流入及流出进行预测与计划，加强了企业资金的管控;企业的收付款通过银企直联与ERP系统接口，实现ERP系统收付款同步银行，ERP系统的资金计划与支付的有效集成，避免财务人员手工差错。提高了工作效率，银行对账单还可与ERP系统实施自动对账。实现了准确、快捷、信息沟通，数据共享。
（二）ERP系统环境下对采购与付款控制的管理
企业的采购环节是企业控制产品成本及产品质量的重要环节，而ERP系统的采购模块与应付款管理模块集成是不可分割的一部分，对企业内部控制起着至关重要的作用。
采购业务通过申请后，依照采购请购计划创建采购订单，ERP系统可为供应商评价、监控采购订单形成的业务活动提供相关信息;物资供应后，通过收货单来收货，收货是以创建的采购订单为依据，按照制定好的价格体系为计价标准（标准价格、移动平均价）作为暂估入库来收货。通过ERP系统采购订单、收货对企业所有的采购物资进行管理，为采购人员和物料管理人员提供有效快捷的库存数据、收货库位、采购订单历史、交货时间未交货数量等信息。物料采购到货后有效控制了收货的及时性，本着购销双方的公允性，ERP系统采购模块控制了物料超量、超期供货，以此来防止因市场价格的波动，影响采购价格，而增加采购成本。
发票校验功能，准确清晰地反应了ERP系统高效的集成，通过比对采购订单、收货单的收货量（发票量≦收货量），物料主数据等有关数据，进行发票校验，过账生成应付款，如果超出系统的收货量，ERP系统则有相应的提示警示，避免错误挂账。
应付账款的管理，是对供应商的所有财务数据进行管理，可以有效地控制付款进度，对应付账款的清账，结合资金支付计划通过ERP系统与银企直联自动付款，以实现资金有效的预算及控制，降低人工出错率，防范风险，提高工作效率。
通过ERP系统的库存管理，通过设定的库存及采购数量权限，有效防止积压物资，控制合理的库存。加快存货周转率。达到存货的控制管理。
对于质量管理，采购的物料根据化检验指标录入ERP系统，ERP系统会自动对比采购订单签订的质量检验指标，进行按质论价，以此确定物料的结算价格，达到内部控制的质量管理。
（三）ERP系统环境下对销售与收款的控制管理
在ERP系统环境下对销售业务流程的内部控制嵌入，对于加强销售业务的核算与控制管理，防范资金风险，提升销售管理水平及销售业绩具有重要的作用及意义，对于应收账款的事前、事中、事后全过程的实施监测与管控，有效的控制了坏账的风险。使企业的收益得到保证。 在销售业务环节中，依據销售部门与客户签订的销售合同，在ERP系统下创建销售订单，销售订单是销售业务的源头，一切的销售业务由此产生，销售订单对销售业务的内部控制是最基础、最关键的环节，对客户建立信用等级评估，通过设置客户信用额度，实施信贷账户控制管理，控制销售订单及发货过账的可用额度。以及销售订单解冻审批制度是防范应收账款呆坏账的风险的保障。对这一系列的实施控制，从销售业务的真实性、应收账款的可收回性、销售价格的合理性，均可为企业的销售业绩保驾护航。
发货环节的内控，ERP系统下发货过账环节的流程全部依据销售订单由系统自动生成销售出库单，防止了仓储人员擅自发货，质量不合格的发货的行为发生，实现了仓储管理人员、销售业务人员、财务会计人员在相应的职责权限上按内控制度的不相容职责分离，彼此制衡。控制了销售业务过程中的舞弊行为。
收款清账环节，对相关科目设置了未清项管理，以便加强应收账款的控制与管理。通过收款单来对客户应收账款予以清账，也可以通过银企直联ERP系统来自动收款清账，及时的核销应收账款，同时对客户的信用额度实时监控及调整。
最后，对应收账款的分析，在ERP系统中对客户账户进行监测与控制，通过账户账龄的分析、逾期未还情况、其具有灵活的预警提示催款功能，以此实现及时处理未清项。回收应收账款，防范坏账风险。对于逾期未清账的风险客户的信用政策予以重新评估界定，以便及时准确的把控应收账款的风险。
四、ERP环境下企业完善内部控制的策略
（一）制度流程的制定与内控和谐统一
ERP系统是将企业的业务与财务有效的集成进行处理，因此，ERP系统直接影响企业的内部控制的实施与经营效益。而企业内部控制的基础是如何做好企业内部制度的建设，以及在ERP系统中如何实施内控制度，针对ERP信息化系统建立相应的业务流程、管理制度、责任机制，风险管理，并进行定期的评价，缺陷整合修正。充分利用信息系统的可集成性，将内部控制融入企业的经营管理，将ERP系统中某一容易出问题的业务环节，用制度、流程来弥补;人为疏忽制度流程的环节，用ERP信息系统制约控制;二者和谐统一。
（二）岗位职责、权限设置的建立健全
机构设置、岗位职责分配，明确决策、执行、监督等方面的职责与权力，应结合企业的业务流程、管理规范、业务部门的职责范围，对ERP系统的用户给予相关权限的设置分配，明确各业务、财务人员的操作权限。实现责任明确、授权明晰，认真梳理业务环节中所涉及的不相容职务，严格执行不相容职务分离制度，使ERP系统的授权职责和权限与岗位相匹配，形成相互制约、相互监督，科学、有效的制衡机制。
（三）加强操作人员的ERP培训，提高人员素质
ERP是一项全新的信息化的管理模式，对员工提出了新的要求，要弄懂这一全新的知识，要靠业内的专家进行培训，对ERP相关人员每一个模块进行细化培训。因为ERP系统每一个模块都不是完全独立的，它们之间是相互依存、相互联系的，所以要将自己本身的业务和全局相结合。专家培训加之自身领会、实践应用，才能全面掌握应用。企业需要的是相关业务专业、财会专业、信息技术专业、管理专业复合型的人才，以便处理ERP信息系统下相关问题及应对突发事件。
（四）确保网络信息安全
信息技术飞速发展，互联网之开放，信息传播的速度之快、范围之广，确保ERP信息系统数据的安全至关重要，要从以下方面着手：加强日常计算机病毒的防护，系统设置用户访问密码，禁用一些不必要的移动存储介质，成立专业的信息技术维护中心及人员，确保企业信息安全。
五、结束语
ERP系统在企业中的应用提升了企业的内部控制管理水平，为企业融入了现代化的、信息化、精细化的管理理念，信息沟通交流更加便捷，工作效率得以提高，市场竞争力得以加强，企业效益得以增长。
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【作者单位：酒泉钢铁（集团）有限责任公司】
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