基于业财融合的智慧财务报销体系建设实践

来源:用户上传      作者:

　　【摘要】在互联网+时代，日新月异的技术正在对人们的生产生活产生巨大影响，各行业争相探索，期望用新技术推动企业经营效率更上台阶。目前对智慧财务的探讨较多的集中在发展方向的理论概述上，落到实操甚至缩小到报销领域的非常少。本文从项目背景、痛点剖析、实施步骤等方面着手，深入分析了S公司探索智慧财务报销体系的建设路径，可为相关领域智慧财务体系建设提供一定的参考。
　　【关键词】技术创新业财融合流程梳理嵌入式管理
　　一、财务报销管理迫切需要技术赋能
　　随着社会经济和技术的发展，近十年年来云计算、大数据、AI的概念广为人知，在我国互联网企业得到大范围的应用，且逐步影响至国内各行各业。企业管理者们期望通过技术融智的方式，为公司发展特别是内部运营效率的提升带来质的飞跃。这种迫切性在大企业尤为突出，聚焦到财务报销管理，结合S公司实际有以下三点原因。
　　（一）财务报销要求细致更新迅速。S公司有较好的财务基础管理能力，15年前就响应集团号召成立了集团内第一批省级财务核算中心，对全省财务报销进行集中化处理，且为每一项费用制定了清晰的报销要求。这些要求对员工报账、财务审核起到良好的指引作用，是核算中心初期建章立制、规范业务的必要手段。但经过十几年的发展与迭代，为新业务或已有业务新问题制定的报销规范，通过纸质件、邮件的形式都不能最快、最精准的传递到每一位报销需求者手中，极容易导致业务侧不明规则，财务侧反复解释的情况，在企业中形成内耗。
　　（二）报销前已在多系统录入信息。建立相应的系统助力公司精细化运营，是公司管理要求向下延伸，集中统计经营信息的利器。同一业务在流程上若涉及不同的管理部门，则可能出现不同系统管控不同环节的情况，各系统相互割裂、形成孤岛。财务报销作为业务完结的最后一个环节，对应的系统通常仅有数据收集功能，数据分析与检查还是人工完成占多。在上述情形下，报账人员信息重复填写的恼怒情绪极易归责财务。此外财务因没有实时性的管控手段，若报销审核中发现不合规问题，整改成本极高。
　　（三）人工审核点多系统控制点少。前期S公司采用电子影印件传输报销附件，再人工核查判定单笔报销是否符合财务要求。在此期间会计人员对审核点逐一核对，虽保障了入账质量，但在一定程度上影响了审核效率，单据全流程流转速度降低。
　　二、S公司构建智慧财务报销体系的主要做法
　　首先是对智慧财务报销体系的认识，只有明确了要达到的目标，才能在体系搭建上有中心和主线。S公司认为智慧财务报销体系建设的主要目的有两个：（1）服务广大员工。一是让报销使用人有高效便捷的使用体验，二是减少财务会计的人工审核点，释放人力资源转型业务会计或管理会计，助力公司价值提升；（2）加强风险控制。智慧财务更多依靠系统手段实现管理目的，能够更加客观、全面的控制标准化风险管理点，进一步织密企业风控网络。其次是充分认识构建智慧财务报销体系的两个支撑点：新技术和业财融合。在效率提升方面要打破固思维，积极拥抱新技术，构建新模式，通过流程再造进一步激发生产力。在风险控制方面要前移财管理触角，财务数据是业务发生状态的记录，它伴随业务而生，因此仅想在财务报销环节控制全部财务风险，是不全面的。
　　通过以上分析，S公司从四个方面推进智慧财务报销体系的建设。
　　（一）业财融合达成共识
　　构建智慧财务报销体系对业务从申请到入账进行全流程的财务管控，在此链条上除财务部门外，还涉及业务需求部门与业务归口管理部门。因此要将财务管理延伸甚至嵌入业务，必须业财融合达成共识。S公司主要开展以下三方面的工作：一是有公司领导的支持。从顶层向下统筹，最大化打破部门间的行政壁垒，站在公司层面统一调度资源；二是强化全员财务风险意识。S公司一直推进全员报销工作，谁经办的业务由谁负责报销，因个人原因触发财务风险的，建立相应的问责机制；三是权责划分明确有序。前移财务管理必定需要有清晰的业财责任划分，既要避免重复管控更要避免管理盲区，只有划定要点，明确责任才能顺利达成业财共识。
　　（二）一张表呈現报销管控要点
　　基于业务生命周期全流程，以企业费用管理规范为准绳，依次梳理影响特定费用入账准确性的要素，形成费用管控一张表。该表至少应该包含以下内容：管控要求、内容描述、管控环节、若有系统是否需要会计人工审核。
　　以差旅费管理为例，第一个管控要求为：出差需报经相关领导事前审批；对应的管控内容描述为：会计审核经办人是否提交含有出差时间、地点、事由等的申请单，且已经相关领导事前批准；对应的管控环节为：出差申请；若有系统是否需要会计人工判定：否。后续管控要点以此类推进行归纳总结。
　　（三）建立系统增强自动化能力
　　为重点费用量身打造管理系统，不仅满足业务管理要求，还应嵌入财务管控要点，并根据前述梳理的管控内容逐一匹配系统控制方式，主要归纳为以下三类：一是有明确量化关系的。如根据公司招待费管理办法，每一类招待对应不同的招待人数和陪同人数，在招待费申请阶段，系统根据招待类别依次嵌入对应的出席及陪同人数比例，招待费申请人在填写电子申请单时对数据自动校验，若有超标显性化提示及纠错，在业务形成的初期便实现风险实时控制；二是文字描述类的。如招待费发票抬头为公司全称，且不应为增值税专用发票，该类原则性要求分场景在系统界面显著位置予以提醒；三是需报销人员录入的标准格式信息。比如差旅报销要求录入以下信息：火车票起始地点、乘坐时间、票面金额、座位等次信息。如果仅是一人往返单一地点，也需要录入八个信息点，还不论多人多地点出差的情况。S公司积极引入光学字符识别技术（OCR），通过手机拍照对标准格式所包含的信息进行自动识别，自动填写至系统指定位置，大幅提升了员工报销信息的填报效率。
　　（四）大数据分析深入控制报销风险
　　前述控制均是基于单笔报销而言，但是对某些需要交叉比对才能发现的问题，则需要进一步开展大数据分析。笔者以差旅费为例，通过大数据分析我们可以快速发现差旅费报销单的出差日期是否重叠，进而人工介入分析重叠是否合理，有无重复领取出差补助。以上控制如果采用全人工的方式将花费大量的时间和精力，且不一定能做到全面检查，投入和产出不成正比。
　　三、智慧财务报销体系建设的思考
　　（一）系统建设需要业务骨干深度参与
　　企业要构建“好用、管用”的智慧财务报销体系，不是财务部门一张蓝图绘制好，交给技术部门完成系统开发即可。建立一个好的财务系统需要熟悉费用管理制度、管控要点的业务骨干深度参与，系统设计的每一个环节都需要财务和技术的双重确认，否则开发出来的系统仅是完成上线使命而不是管理使命。
　　（二）加快建设企业级数据池
　　目前部分公司一项费用涉及多个管理系统，或一项费用虽由一个系统管控，但数据也仅附着于该系统，较为独立。换句话说，若需要分析费用与费用间的关联关系，只能通过手工取数的方式完成。因此加快企业级数据池建设，连通各系统后台数据形成共享数据库，对于进一步强化财务报销管控及分析能力大有益处。
　　（三）形成用户问题反馈与解决的闭环机制
　　智慧财务报销体系是不是静止的，且只有随业务发展、用户使用习惯的变化不断演进才能发挥更高效的作用。因此在系统运行过程中，应该重视用户体验，建立健全问题反馈、分析、整改的闭环管理机制，才能让智慧报销真正惠及员工，助力管理。
　　智慧财务在企业风险控制、高效运营方面有重要的意义。S公司通过明确目标、分析痛点、制定措施、创新技术等多措并举的方式，打破业财壁垒构建智慧财务报销体系，在提高员工报销效率，输出高质量财务数据上进行了大胆探索，结果表明这种探索取得了较好成效。未来智慧财务的概念会应用到财务工作的方方面面，比如财务机器人替代标准化支付、附件一站式传输电子化保存等等，但无论走向何处，都离不开与业务的融合，离不开培养一批复合型财务人才。此外还需要更进一步挖掘数据价值，用财务智慧为企业发展赋能。
　　参考文献：
　　[1]李闻一，李栗，曹菁，陈新巧.论智慧财务的概念框架和未来应用场景[J].2018（5）.
　　[2]何瑛.基于云计算的企业集团财务流程再造的路径与方向[J].管理世界，2013（4）.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/2/view-15132059.htm