科技档案管理的现状与对策

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　　【摘要】由于国内科研工作和科研项目开展的越来越多，科技档案具有越来越重要的意义。科技档案管理，也逐渐成为越来越多人关注的重点。而随着信息化时代的到来，对科技档案管理进行创新研究，在科技档案管理工作中融入新技术、新理念，从而提升科技档案管理水平。
　　【关键词】科技档案  现状  对策
　　一、对科技档案的理解界定
　　科技档案是企业在从事生产、经营管理活动中形成的具有保存价值的科技文件材料，它是企业发展的见证，是企业扩大再生产的决策依据，也是企业发展的生命源泉。科技档案的包括五项主要内容：①研究准备阶段：包括开题报告、科研任务书、课题研究方案;②研究试验阶段：包括实验记录、实验报告、阶段实验总结、实验样品、标本、音像记录、计算公式和数据、图纸、图表等;③总结鉴定验收阶段：包括研究总结、技术报告、成果技术鉴定报告等;④成果奖励申报阶段：包括成果申报材料、奖励证书等;⑤成果推广应用阶段：包括推广应用方案、技术转让合同、用户反馈意见等。随着社会进入信息时代和知识经济时代，科学技术在社会各领域中得到了广泛应用，人们对记载科技成果及信息的科技档案的检索查阅、分析和研究也越来越重视，做好科技档案管理工作已成为企业建设与发展的一项重要任务。
　　二、科技档案管理的几个特性
　　一是专业性。科技档案的专业特点是科技档案最突出的特点，不仅使它们同一般档案有所区别，而且使不同专业形成的科技档案彼此之间互相区别。因此专业性是实现科技档案科学管理的重要依据之一。二是种类和类型的多样性。在各门类档案之中，以科技档案的种类最为繁多，类型最为复杂，呈现出多样化的鲜明特点。以种类而言，由于科技生产活动中的多样性和专业性，导致科技档案在种类上的多元化;以类型而言，科技档案是所有门类档案中，类型最丰富多样的一种。三是成套性。相对于其他档案，科技档案最鲜明的特点就是成套性，即围绕一个科研项目的进行，有规律地形成一系列配套的相关科技文件资料。四是现实性。科技档案具有较强的现实使用性，它记录和反映着企业的科技生产、建设等活动，即使在归档后，也依然有很高的利用价值。
　　三、科技档案管理的现状与问题
　　（1）管理方式较为落后，无法修正档案中的错误信息。在档案管理工作中，没有将先进的科学工具与理念应用到人才培养过程当中，管理方式较为落后。如果电子信息和实体档案中出现错误，无法及时对其进行校正。发生错误是在所难免的，要用严谨的态度和先进的技术手段将归档记录中的错误率降到最低。记录是老员工最常采用的管理方法，老员工仅通过自己多年的工作经验来进行档案管理工作，不及时更新管理理念，安于现状，无法起到传帮带的作用，这会对新人造成巨大压力，对科技档案的建立和发展毫无帮助。
　　（2）管理模式落后。目前很多企业档案部门在管理上还处在对档案实体的收集、整理、保管利用的初级阶段，还没有进入对科技档案进行数字信息化管理的高级阶段。因此多年来企业科技档案管理停滞不前，关键在于没有认识到科技档案信息化管理的重要性、必要性和紧迫性。在现代数字信息化时代，科技档案的类别、内容、载体、信息等将不断增加。在当前社会，科技档案的数字信息化管理模式必将取代传统的科技档案实体管理模式。
　　（3）服务手段滞后。企业档案部门很难采购先进的计算机网络数码设备，只能对科技档案案卷、专题目录进行简单编辑整理，不能运用现代化计算机网络通信技术进行科技成果转让和信息交流，因而对科技档案信息资源的开发利用较低。
　　（4）服务单一。以往企业档案部门通常怀着按部就班的心态，坐等上门，被动的等待有人将档案资料送来，因此其服务内容比较单一，一定程度上限制了其所服务的范围，服务方式也显得较为单一。同时，与外界缺乏沟通与交流，所服务的对象仅仅局限于在企业内部借阅和复制。
　　四、改进科技档案管理的对策
　　 （1）健全科技档案管理制度。没有规矩不成方圆，制度是约束但另一方面也是保障。主要领导要狠抓制度的落实，将档案管理工作纳入到日常管理工作中来，让档案管理工作常態化。建立健全考核制度，加强对档案管理工作者的考核，将考核不仅仅只是与薪酬联系在一起，还要与个人发展及各项福利联系在一起。如普升、培训学习等。另一方面加强对科技工作者的考植，以外力约束科技工作者在涉及到档案管理的环节中，配合档案管理人员工作，如科研工作的资料提交，必须按照相关的标准，保证其真实有效、完整。考核的结果具体体现在项目的申报、经費的审批、相关评定等方面。
　　（2）引进人工智能化辅助技术。结合档案管理工作的实际发展需求，积极吸纳前沿领域的新技术，构建全新的档案管理理念，开拓创新思维，可以引进人工智能化辅助技术，建立数据信息库，提高档案工作的自动化程度，在完善工作机制的同时，减轻人力劳动负担，节约劳动成本。
　　（3）提高归档流程的电子化。利用互联网技术进行传输归档，人工智能的档案管理流程会对各环节进行详细记录，并自动提示相关管理人员，使工作内容更加清晰明了。人工智能不仅能避免因集中归档造成的人力负担和材料积压等问题，还能减轻档案管理部门的工作压力，使归档工作变得更加科学化、便利化。归档地点将不再受办公地点的限制，通过互联网登录平台即可上传资料进行归档，提高了归档速度，使归档流程变得井然有序，减少对人力的依赖程度。
　　（4）拓宽科技档案管理服务的范围与手段。在信息化时代下，对科技档案管理进行创新，就应该拓宽管理服务的范围和手段。首先便要求科技档案管理的有关部门要基于网络技术的应用，拓展一个查询功能，以方便管理部门的人员可以直接通过该功能进入服务渠道，继而获取自身所需的档案信息和数据。科技档案管理部门还应该设置一个完整的科技档案信息网络，并在确保网页内容和结构的设置都科学合理的基础上投入档案管理使用。这样一来更有利于科技档案管理部门的人员以及科研工作人员通过该网络有效的查询所需的信息数据。这种服务功能的拓展为档案管理人员带来了极大的便利性，有力地拓宽科技档案管理服务范围和手段。
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