浅谈医院电子档案文件级著录工作的难点及解决对策

来源:用户上传      作者:

　　【摘要】随着社会信息化程度的提高，现代办公手段在医院管理中被广泛运用，人们对工作效率的需要不断提高，原始的档案管理存储方法已无法满足快捷、方便的服务需求，电子档案是信息社会发展的产物，以其存储空间小，易于保存，信息查找便捷，实现资源共享等特点具有纸质档案无法比拟的优点，电子档案文件级著录工作是支撑档案信息化建设的一项重要内容。本文就医院电子档案文件级著录工作存在的问题进行分析，并提出相应对策。
　　【关键词】医院，电子档案，文件级著录，难点，对策
　　随着社会信息化程度的提高，大多数医院已经逐渐使用电子文件来实现对档案的管理工作。电子档案文件级著录工作是支撑档案信息化建设的一项重要内容，同时也存在着难点，我们在工作中探索了一些对策。
　　一、电子档案文件级著录工作的难点
　　（一）基础设施不完善
　　1.忽视电子档案文件级著录工作的基础建设
　　医疗机构往往重视医疗设备的配置更新，对于档案数字化建设的投入较少，忽视了电子档案著录的基础建设和技术的强化更新，导致由于基础设施配套的不完善，影响医院电子档案著录管理的实施和使用。
　　2.硬件设施不完备
　　档案管理硬件设施如存储服务器、计算机性能落后，无法满足对大量数据的高速调用，使电子档案文件级著录工作的进度缓慢。
　　3.软件设施维护不利
　　主要包括医院局域网速度缓慢，电子档案著录中使用的各种系统软件更新不及时，在著录过程中容易造成电子档案的损坏甚至丢失，便会对医院造成难以估量的损失。管理软件不匹配，医疗统计、行政管理软件形成的数据文件无法与档案管理软件兼容，导致归档的电子文件在脱离其软件支持环境后不能在档案部门的计算机上打开查阅，从而影响文件级著录工作。
　　（二）管理标准不明确，不统一
　　1.没有明确的电子档案文件级著录标准
　　由于不同医院使用的档案管理系统不同，未制定出明确的电子档案文件级著录标准。缺乏参考标准，即使有一些标准，也都不尽相同，不统一，使得文件级电子档案管理较为混乱。
　　2.归档程序不规范致使文件级电子档案收集不完整
　　文件级电子档案的收集、筛选、分类工作程序不明确，致使一些处理完毕的有价值的文件，在将之转化成为电子形态的数字化档案过程中产生困难，从而使收集的电子档案不完整。
　　（三）档案管理人员的专业素质欠缺
　　1.档案相关专业理论水平不高
　　医院档案的管理人员分为专职档案人员和兼职档案人员，其中初始学历为档案相关专业的人员极少，多数为其他专业人员半路转行从事档案管理工作。
　　2.信息化知识缺乏
　　由于存储的资料多是行政、后勤和临床工作人员收集整理存储的，他们习惯于传统的手工操作，对计算机操作、网络平台使用、信息共享的了解程度不够，对档案管理系统不熟悉。
　　二、搞好医院电子档案文件级著录工作的对策
　　（一）加大投入，完善基础设施建设
　　1.完善硬件设施的建设
　　选择具有先进性、普遍性和扩展性好的硬件设施和相关技术产品，配备完善的计算机、专业扫描仪、打印机、刻录机、移动硬盘等基础设备。
　　2.建立一套先进的具有前瞻性的信息网络系统
　　预留出足够的扩展空间，做好各部门间的局域网、软件匹配共享，实现动态衔接，提高资源共享度和利用率。做好存儲空间和维护、后台设计、栏目规划等辅助工作。
　　3.提高系统的稳定性
　　我院选用OA平台搭建服务器系统，使用文件转换软件实现不同软件下的数据转换，数字化存储对于软件的依赖性强，著录人员在收集整理档案数据的同时，还要熟悉档案生成和使用的软件产品。
　　（二）加快医院电子档案著录工作的规范化进程
　　1.强化医院电子档案文件级著录规范化管理意识
　　医院领导树立电子档案文件级著录规范化管理观念，为档案管理工作规范化进程给予支持和鼓励。医院档案管理工作人员充分认识到医院电子档案文件级著录规范化管理的重要性，确保档案规范化管理能在医院的发展进程中发挥其作用。
　　2.使用专业的档案管理软件，统一的著录格式
　　我院使用今易档案管理软件，有效地提高了工作效率，为电子档案著录工作提供了良好的条件，建立统一的著录格式，实现随时著录、随机管理，操作人员掌握电子档案著录工作要领，分工合作，各司其职，避免产生混乱或重复工作，实现电子档案深层整理的规范化操作。
　　（三）增强电子档案著录过程的安全防范
　　1.建立建全相关保障制度
　　医院在发展电子档案文件级著录工作建设的过程中，必须加强对档案存储建设的安全保护工作，用相关制度规范和约束档案著录操作人员行为。我院以综合办公室为责任部门，明确档案室专职档案员为责任人。
　　2.加强系统网络安全
　　完善医院办公自动化管理网络，保障网关安全、IP地址安全、防火墙安全，服务器安全，安装先进的防毒杀毒软件，建立防火墙，在局域网中应用虚拟局域网技术，定时更新网络系统加密、杀毒软件，及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，明确档案的安全等级和访问权限，强化网络安全。
　　3.保证档案数据安全
　　提前介入电子文件的运作与管理，把文件级电子档案管理延伸到归档前电子文件的形成、收集阶段，电子文件一旦形成，即可按照档案室的要求，进行鉴定、编目整理，通过网络传输，移交给档案室，档案室及时著录归档，避免了电子文件被删改、移除，接收电子档案时，档案部门应严格检查和鉴定电子档案内容的原始性、真实性和完整性。确保著录电子档案的源数据安全。定期进行档案数据的安全检查，建立维护记录，每次著录后做好数据的备份工作，预防数据库故障。
　　三、总结
　　医院电子档案的深度整理工作不应局限于形式，而是为医院各项工作提供参考数据和理论依据。电子档案文件级著录工作是一项长期且复杂的工程，医院各部门应配合档案部门，不断提高档案管理人员专业技能，完善电子档案文件级著录工作，提升档案管理水平和效率，为档案数字化建设奠定基础，为医院建设和发展提供有价值的高效、快捷的档案信息服务。
　　参考文献：
　　[1]于卫松.医院档案管理电子文件的应用分析[J].科学中国，2017，（3X）：81
　　[2]孙晔晗，杨建民.开展医院档案数字化建设的实践与思考[J].人力资源管理，2013，8（3）：134.
　　[3]陈新征.现实医院档案规范化管理的思路与方法[J].中国农村卫生，2012，22（22）：352-353.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/2/view-15162084.htm