高校办公耗材管理存在问题及对策
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作者: 王永奎
摘要：随着科学技术的不断发展和提高，耗材的品种也不断增加。面对这种多样化的扩大，耗材管理上也面临很大挑战。高校办公耗材在采购、使用和管理上也还存在着管理混乱、资源浪费等现象。为了建设节约型高校，必须探析这些现象存在的根源，提出健全的合理化的耗材管理措施和制度，使其更好地发挥最大的经济效益,提供更全面的服务。
关键词：高校；办公耗材；使用管理
中图分类号：G647.4 文献标志码：Ａ 文章编号：１６７３－２９１Ｘ（２０11）20－０226－02
随着计算机科学技术的不断发展，各种产品的开发和各种新技术的发展对设备的使用、研究、开发起着非常重要的作用。高校办公耗材的使用范围也逐渐扩大，而采购、使用和管理这些耗材已经成为高校必不可少的重要组成部分。笔者结合高校实际，对高校办公耗材使用和管理存在的普遍现象进行剖析，分析存在的一些问题，并就如何优化使用和管理，以及通过优化途径给高校管理等方面带来哪些益处提出个人的观点。
一、高校办公耗材管理存在的普遍现象
高校办公耗材由管理部门采购，而管理部门根据使用部门实际情况进行采购。管理部门采购的方式也有所不同，如有由相关负责人去市场购买或指定相关单位供应商进行购买等。一般是缺什么买什么，没有一定的统筹规划，如果出现应急状态，要不亲自跑到市场购买，或者由指定单位进行送货上门。对程序及时间没有统一性，对供货商也没有一定的监控体系和约束力，往往会送货不及时，影响工作进程。而这样不定时的入库、报销会给设备处和财务处相关负责人背负一定的工作量。购买好的设备虽有专人保管，但没有一定的管理制度，对耗材的流向和使用情况没有作书面登记，没有完善的监控体系。
二、 加强办公耗材管理的紧迫性和重要性
办公耗材的种类繁多，品种也很复杂。给管理上带来一定的难度。但耗材的应用和管理是办公管理中的重要环节。加强对办公耗材的管理也直接影响高校的经济利益。同时，办公耗材的管理和使用过程中要无完善的机制，则很可能因管理不善和使用不当而造成浪费。因此，加强办公耗材的管理克不容缓。
三、 加强办公耗材使用和管理的对策
（一）计划申报与采购
本着“节约开支，合理使用”的原则。应制定一个耗材使用计划，各部门根据本部门办公用品使用情况，每月26日前提报下月办公用品领用计划，派专员查对办公用品领用计划与办公用品台账和库存，提报办公用品采购计划，经负责人审签后进行统一采购。特殊办公用品可以经行政部同意授权各部门自行采购。
（二）物品的申领
办公耗材统一领用要建立一套完整的流程和制度。由相关部门（如供应科）专人负责此项工作，制定出一套完整的流程和制度：根据高校实际情况制定一份领用单，为一式三份，负责部门、使用部门、财务处各执一份，领取办公耗材时必须凭领用单上的领用人和使用部门相关负责人签字方可领取耗材。
（三）加强控制使用环节管理
为了更精确地对耗材进行统计、管理，供应科应建立耗材计算机管理系统。耗材的信息化管理高效、简便，易于统计， 不但提高了管理质量，还节约了人力和管理成本。耗材计算机管理系统有静态管理和动态管理两部分。静态管理是对耗材的证件、供货公司人员情况、各种报表进行分析、统计；动态管理是依据耗材的增长率等数据加以数学分析，对各使用科室耗材的用量进行全方位动态监控。这不仅从根本上减少工作量，还提高了数据的真实性，做到了财物完全相符的保证条件。
（四）仓储的控制和管理
随着耗材使用的大幅增加，涉及的费用也会同步增长，同时也加大了仓储管理的难度。而仓库存在的主要问题是过剩库存、积压库存和缺货的情况。这三种库存无形中增加了库存持有成本和缺货成本。因此，管理部门应平衡采购和消耗量之间的关系，实时反映物品的消耗信息，控制存储量，加速库存周转，从而降低存储成本。缺货也会给管理带来不良的后果，因此库管需要将缺货的情况报告给主管人员，并催促采购人员进货。还应对库房物资进行周期盘点，确定最高存货量，将后者与现有库存量进行对比，计算提前供货期，最大限度降低缺货成本。另外，应用条码技术进行库存管理、实现仓库作业自动化是需要迫切解决的一个现实问题。
利用条码技术不仅能提高作业精确度，同时，还能节约人力资本，改变仓管人员庞杂的局面。
（五）固定资产的核定配置标准，实行资产有偿使用
高校应根据各部门对教学、科研、行政资源实行总量控制，对超标准占用资产采取有偿使用办法，推动高校存量资产跨部门流动，建立资产增减进出机制，提高资产的使用效益。
（六）进行审核
对全校的设备和办公耗材每月要进行一次账物核实，根据管理软件显示的库存出入进行实物的核对，如设备名称、数量、使用地点、费用的金额进行统计，如果软件上库存和实物不一致要根据领用单登记的情况进行一一校对。经核实后把所有数据上交财务处，由财务处对各部门的金费使用情况进行统计和管理。
四、提倡节约：从我做起，从现在做起，从小事做起，创建节约型高校机关
（一）转变观念
建设节约型校园，就是要将节约的理念贯穿于教师教学科研、校园行政与后勤服务等各个领域，最大限度地节约资源，提高资源利用效率，以获得尽可能大的效益。要认识到节俭的重要性。选择节俭，不仅选择了一种科学方式，追求一种高尚的精神品质，更是确立了一条走向健康的发展道路。
（二）制定和资源节约措施
将确立资源节约责任制，“谁使用、谁管理、谁负责”的原则，把资源节约工作到每个部门、每个岗位，人人有责，人人负责。各级干部要以身作则，率先垂范，做勤俭节约的宣传者、组织者、示范者，提倡节约，反对浪费。
（三）明确和规范资源节约
从我做起，从现在做起，节约每一件办公用品：各应本着节约的原则领取、使用办公用品。平时注重保养爱惜，如有损坏，要及时修理。通过设备维修管理，保证设备完好，最大限度地延长设备使用寿命。
（四）管理措施
其一是计划管理。材料、仪器设备购置都要实现计划管理。按计划进行维修改造，就能较好地按必要、有序、前后一致的原则进行，较充分地利用现有资源，合理使用新消耗资源，减少投入，提高效益。加强仪器设备购置的计划管理，是对现有仪器设备使用的管理监督，是提高使用效率有效措施，同时，能避免重复购置、不良购置等带来的浪费。其二是量化管理，定额用能。对教学科研单位、职工家庭等不同能源用户要实现分类收费；严格管理各单位的用能指标，实现“定额用能，超额自理，节能归己，节约奖励”的能源管理运行机制；对于大型仪器设备规定月或年开机时数和对外协作公用时数等定额，达到提高使用效率的目的。其三是成本核算。对实现企业化管理的学校后勤实体或能实现成本核算的项目，将能源等资源性的消耗纳入成本，实现全成本核算。
（五）培育节约文化，养成节约型的健康方式
节约文化是指人们关于节约的认识、观念、规范和与之相适应的方式、社会评价等。厉行节约，对于个人来说，是一种道德行为，对社会来说则是一种文化，是一种先进文化，体现着社会的文明程度。
（六）节约需要投入的观念
节约不是简单的省钱。无论是购置先进节能设备、器具替换下高耗能的旧设备、旧器具，这些都是要投入的。节能灯具价格比传统灯具肯定要高，优质名牌产品也要贵一些。但是以一个使用周期加上电费的成本计算，节约的效益将是很可观的。
（七）聚沙成塔，集腋成裘的观念
不要因小善而不为。每人每天节约一张纸，一只笔，一度电，日积月累，就是一笔了不起的财富。只要我们每个人都有资源、环境意识，做到厉行节约，就能加快资源节约型、环境友好型的高校。
结语
对全校办公耗材进行区块归类后进行统一的管理，不但可以控制成本、规范使用，还能节约资金、减少浪费。这是管理办公耗材的关键之处。据一些高校的统计，实行了统一化管理，办公耗材这块可以省下1/3的支出。这一课题将成为经济和管理的一个研究方向。
参考文献：
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