企业应收账款的管理及策略
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作者: 金 松
【摘要】在激烈竞争的市场经济中,正确运用赊销,加强应收账款的管理显得非常重要。本文论述了应收账款的管理方法,分析了我国企业应收账款管理现状,提出了加强企业应收账款管理的策略。
【关键词】 应收账款管理 方法 策略
在经济全球化的今天,商品相对过剩,市场竞争日益激烈。出于扩大销售的竞争需要,企业不得不以赊销或其他优惠方式招揽顾客,由此引起的应收账款,是一种商业信用。在激烈竞争的市场经济中,正确运用赊销,加强应收账款的管理显得非常重要。
一、应收账款的管理方法
企业应收账款的定义可以分为广义和狭义两种,广义的应收账款包括应收销货款,分期应收账款,应收票据和其他应收账款;狭义的应收账款主要是指应收销货款,即企业对外销售商品产品或提供服务时因运用信用销售而导致的客户欠款。本文研究的主要是广义的应收账款。
应收账款管理应从应收账款防范机制的建立和逾期债权的处理两方面入手。企业应设立专门的信用管理部门,并与销售、财务部门对应收账款进行监控、跟踪服务和反馈分析,并由内部审计部门进行监督管理。对于存在的逾期应收账款,企业应成立专门机构进行催讨,并积极寻找债务重组、出售债权的可能,争取及时收回债权。应收账款管理首先应从源头控制,防患于未然,因而防范机制的建立是十分必要的。(1)建立专门的信用管理机构,对赊销进行管理。(2)建立客户动态资源管理系统。(3)建立应收账款的监控体系。
二、我国企业应收账款管理现状
加强应收账款管理的目的是提高企业应收账款周转能力的同时促进销售的增长,增强企业的信用风险意识和防范能力,并最终提升企业的竞争能力。而在我国,这个方式还不是很发达,相应企业的经验和制度完善还远远不够。我国大部分企业应收账款管理意识比较淡漠,管理方式比较单一,绝大多数企业仍没有建立起完善的信用管理机制。我国企业应收账款管理现状是:应收账款管理责任部门不明确;客户资信状况管理不到位,缺乏应收账款风险意识;忽视对客户信用的调查和管理;应收账款管理内部激励机制不健全;对应收账款的催收重视程度不够。
三、加强企业应收账款管理的策略
1.应收账款的事前管理策略
由信用管理部门建立客户动态资源管理系统,并由财务部门和销售部门配合,对应收账款进行跟踪管理,并根据过程中所获取的信息,对客户的信用进行修订。专门的信用管理部门必须对客户进行风险管理,其目的是防患于未然。动态监督客户尤其是核心客户,了解客户的资信情况,给客户建立资信档案并根据收集的信息进行动态管理。
一般销售业务要经过接受顾客订单、批准赊销信用、按销售单装运货物、向顾客开具账单、记录销售、收回资金这样一个流程。赊销监控主要发生在接受顾客订单、批准赊销信用、记录销售和收回资金等流程。
在接受顾客订单的流程中,顾客的订单只有在符合管理当局的授权标准时才能被接受,销售单位管理部门应根据信用管理部门签署的意见来决定是否销售。企业应当避免混岗现象做到职责分工明确,各负其责。
在批准赊销阶段,赊销批准是由信用管理部门根据管理当局的赊销政策以及对每个顾客的已授权的信用额度来进行的。销售人员一般将销售单与该顾客已被授权的赊销信用额度以及至今尚欠的账款余额加以比较,并对每个新顾客进行信用调查,建立客户动态资源系统。根据调查的客户资信状况和其他相关信息,信用部门决定是否批准该客户的赊销,并在销售单上签署明确的意见,并对信用管理部门人员进行适当授权,确保信用审批的合理、有效。
同时加强应收账款的监控体系。确保在销货发生之前赊销经正确的审批,非经正当审批不得发出货物,目的在于防止企业的产品销售给无力支付货款的顾客而造成损失。加强应收账款事前的管理,将那些无力支付货款的客户拒之门外。在记录销售和收回资金的流程中,财务部门应将销售数据和资金收回数据及时反馈给信用管理部门,由信用部门对客户动态资源系统进行更新。
2.应收账款的发生控制策略
发生控制策略是指发货滞后和货款到期之前,对应收账款的监督、管理的策略。一般情况下,债务人往往是首先把货款支付给管理严格的债权人。加强应收账款发生控制策略应从以下几方面入手。
(1)建立应收账款档案。企业应设置专人管理应收账款档案,负责在货物发出日,将购销合同、发票影印件以及债务人的有关资料进行整理和编号,做好记录,并将整理好的资料复制给财务部门,使财务部门掌握用户的基本情况,比如付款方式、付款期限,以便在规定的付款期限内,配合销售部门对应收账款进行催收。
(2)货到日的查询。销售人员应在估计的到货日期,主动与用户取得联系,联系方式以电话或传真为最佳。询问客户是否收到货物以及对货物的满意程度。此时对客户的每一句话都要认真倾听和记录,同时密切注意客户说话的口气,比如模棱两可、含混其词、或表示出某种不满,这时销售人员要对用户的反应和提出的问题进行自己分析,识别其背后的真实目的,以便尽快采取措施。
(3)货款到期日的催收。在货款到期前一两天,销售人员或财务人员要再一次与客户联系,并发出付款通知单,可视客户情况,选择录音电话、传真、电报、快信或登门拜访等多种联系方式,询问对方是否将货款汇出,如果对方未及时付款,要及时查清原因,并保留客户来电、来函等资料,以备日后必要时作为法律诉讼依据。
(4)及时报告货款到期未付情况。如果客户超过付款期限(一周),财务部门或销售部门应立即将逾期付款客户的名称、金额以及未付款原因等情况报告有关领导,以便将逾期欠款客户纳入早期催收管理范围。
3.应收账款的回收策略
应收账款回收策略是应收账款全程管理策略的终点,加速回收应收账款关键在于科学地拟定回收策略。以下几点应作为应收账款回收策略的必要组成部分。
(1)合理确定催账目标和催账方式。根据对客户信用情况的评估和对应收账款日常监督和分析的资料,分析出债务人拖欠的原因以及拖欠的背景,确定出催账目标,同时还要考虑收账成本和与客户的关系,拟定不同的追账方式。①对于信用状况不同的客户采用不同程度的催收方式。如对于信用状况良好的客户采用信函、电话等方式,而对于信用一般的客户应通过函电、专程上门实施催收。②对于发生质量问题的客户应立即上门协商解决,以免造成应收账款的回收困难。③造成债权债务纠纷,应立即通知法律顾问,经过调解、司法等手段收回欠款或取得损失补偿。④对于一些规模小、信用度可疑的客户,应实行不欠款提货的原则。
(2)采取灵活多样的催讨手段。可以运用如下几种手段:①法律手段。在催讨过程中,要掌握各种与收款有关的法律条款,以便运用法律手段维护企业的应得利益。如一旦发生债权债务的纠纷,要选用协商解决、调解解决、仲裁解决、司法解决等各种法律手段,收回欠款。②合理的奖励措施。为促使客户尽早付款,在合法的情况下可实施必要的奖励政策,提高收款人员的积极性,在对外销售时应严格把握产品出库关,如果客户有款不付就不能供货。③考虑应收账款的收账成本。若自行催讨成本高,收款难度极大时,可考虑委托收款方式,委托个人或专业机构收款。④应收账款的催账程序中应选择优秀的收款人员,也可以求助于银行和政府支持。⑤重要经济业务,重大合同由企业负责人,销售负责人,财务负责人共同制定信用政策,制定信用审批制度来加强应收账款的管理。
(3)债务重组是处置逾期企业应收账款的一种有效方法,主要包括采取贴现方式收回债权、债转股和以非现金资产偿债三种方式。①采取贴现方式收回账款。贴现方式是指在企业资金严重缺乏而购货者又无力偿还的情况下,可以考虑给予债务人一定的折扣而收回逾期债权。这种方式不同于企业在销售中广泛采用的现金折扣方式,首先它是针对债务人资金相对紧张的逾期债权,其次往往伴随着修改债务条件,即债务人用现金清偿部分债权,剩余债务在约定日期偿还。通过这种方式企业虽然损失了部分债权,但收回了大部分现金,对于盘活营运资金降低坏账风险是一种较为实际的方法。②债转股。债转股是指应收账款持有人与债务人通过协商将应收账款作为对债务人的股权投资,从而解决双方债权债务问题的一种方法。由于债务人一般为债权人的下游产品线生产商或流通渠道的销售商,债权人把债权转为股权投资后对产品市场深度和广度的推广很有利。③以非现金资产收回债权。是指债务人转让其非现金资产给予债权人以清偿债务。在债权人不缺乏现金流量,而债务人的非现金资产又能为债权人利用,或者债务人的非现金资产有活跃的交易市场和确定的参考价格,才可考虑以这种方式收回应收账款。
综上所述,企业应收账款管理方法具有一系列的独有的特点,无法由其他管理来代替,如客户信用信息管理,信用分析,逾期账款管理等。这些都需要企业的业务,财务以及信息等部门协调一致,统一行动,各司其职才能作好应收账款管理工作。所以,企业必须将应收账款管理的几个方面制度化,科学地,完善地完成这一管理职能。只有这样,才能在激烈的市场竞争中,增加企业自身的能力,获得企业竞争优势。
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