怎样做好声像档案工作

来源:用户上传      作者: 刘兴梅

　　[关键词]声像档案；管理；教育
　　
　　声像档案工作作为档案工作中的一项重要工作，为企业发挥着不可磨灭的成绩。要充分发挥它的作用，才能使之更好地为企业中心工作做好服务。随着以办公自动化、社会信息化为核心的企业档案管理模式的深入发展，声像档案在企业的生产和发展过程中起着越来越重要的作用。因此，必须采取有效措施，加强声像档案的收集和管理工作。
　　
　　一、提高认识
　　
　　声像档案是国家信息资源的重要组成部分，在企业建设活动中会产生一些与纸质载体不同的文件，如照片、录音带、录像带及电子磁盘、光盘等，针对这种特殊载体的材料应检查其存储格式是否符合国家有关规范要求，以保证今后的有效使用。档案人员应增强这一认识，提高信息处理能力。档案人员要以超前的时刻注意市场新动态，要掌握本单位的声像档案归档情况，平时工作中要有记录和标识。做到心中有数。同时，要加强部门间的横向联系，发挥互补效应，实现档案信息的最佳服务，实现档案信息资源的交流与协作，把能产生极大社会效益和经济效益的档案收集进来。
　　搞好声像档案工作不仅是档案部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好声像档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的声像档案意识，营造出一种良好的声像档案工作氛围：二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过声像档案以及生动的利用实例，发挥声像档案自身的宣传教育作用。
　　
　　二、加强管理
　　
　　声像档案工作必须要紧紧联系时代发展的新任务、新特点、新要求。声像档案工作要创造性地开展，推进档案工作跨越式发展的重要一步，这是时代发展的必然要求，也是声像档案工作维护好、保管好、服务好主要职能的体现。要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。
　　
　　1.各立档单位也要建立相应的管理制度。强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为已有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向档案部门移交。
　　一是要根据《档案法》和《保密法》的规定，将档案的原件统一由档案部门存放于安全保密的场所，做到防火、防盗、防毒、防虫、防潮，保证档案室内清洁通风。二是确保管理科学性。档案的管理人员应对接收来的声像档案进行分类、编目、登记、统计和严格管理，编制档案查阅目录，做到档案实体定位存放、妥善保管，方便利用。三是确保使用合法性。声像档案是工程建设单位的宝贵财富，任何部门和个人都无权占为已有。因此，如果某部门确因工作需要保存本单位的工程档案时，可以由该部门提出申请，经部门领导签字确认、报请单位主管领导、履行相关手续后，方可留存资料复印件。留存工程档案的部门主要领导是该项档案的保密工作的第一责任人，必须要指定专人负责，建立完备的借阅查阅制度，保证该声像档案在工程建设以及日后的生产、维护和检修工作中发挥应有的作用。
　　
　　2.声像档案工作存在的一些问题，影响了档案工作为经济和社会服务功能的发挥。在新的历史条件下，审核声像、电子材料是否能够有效使用。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
　　
　　3.近年来，随着企业和社会的发展，档案部门的声像设备有了很大改善，呈逐年增加的趋势。但声像设备管理比较混乱，多数单位没有声像设备管理制度或相应的使用规定，致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。
　　
　　4.声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。所以结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；同时，录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。
　　
　　5.声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档。影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。有的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片。文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是“一盘带子反复用”。原始录音(像)没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。
　　
　　三、高度重视和加强档案法规等知识的宣传和教育工作
　　
　　通信和办公自动化程度不断提高，对保密工作提出挑战。目前，先进的通信工具和办公自动化设备被广泛应用于单位办公活动中。大大提高了工作效率。但值得注意的是，秘密传递渠道的拓宽和秘密载体的多样化，使泄密的可能性大大增加，特别是无线电技术、红外线、激光、计算机等高科技在档案信息网上窃密手段的应用，使保密与窃密之间的斗争更加尖锐复杂，各单位涉密档案文件的保密工作面临严峻挑战。
　　有计划、有措施、分期分批对工程管理人员、监理人员、施工单位人员进行档案业务知识、工程质量标准知识培训，详细讲解工程档案工作的法规和工程质量标准要求，学习档案基础知识和施工过程中原始身份证资料操作方法及竣工资料整编、工程项目验收的基本要求，使工程项目管理人员、监理工程师、施工技术人员、竣工资料整理专业技术人员增强档案意识，熟练掌握档案业务，提高施工管理水平，确保一流的工程质量、一流的工程档案管理水平。
　　档案虽然是一个庞大的信息库，但它是一种原生的信息资源，各种信息零散地储存在众多的单堆资料中，只有根据需要，把相关信息系统地、规范地整理出来，通过加工整理才能更好地发挥档案的信息作用，实现其价值。
　　
　　(编辑：　李舶)

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