地质勘探档案管理现代化的若干问题分析
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作者: 袁伟
[关键词]地质勘探；档案管理；发展方向；收集；利用；任务
随着我国的经济快速发展及西部的大开发，地质勘探档案变的尤为重要，在工程、科研、水文、交通、境界等方面发挥着越来越重要的作用。尤其是一些年代久远的档案，历经多年，对于每个地质勘探地区具有较高的历史价值。根据国家地质勘探事业发展“十五”规划提出的建设数字化档案室的要求，国家信息中心启动了地质勘探档案馆建设。2001年中国煤田地质总局。要求建立先进实用的地质勘探档案综合管理系统。根据这一方向，我局着手创建自己的地质勘探测绘档案管理系统。因为长期以来我局地勘档案还处于手工管理阶段，查询系统不方便，地勘档案管理的落后现状与地勘生产的先进技术极不协调。严重制约着我局地质勘探事业的进一步发展。因此，建立局地勘档案现代化管理体系势在必行，也是当务之急。
一、地勘档案管理存在的问题
近几年，我局已经基本实现了由传统模拟勘探技术体系向数字化勘探技术体系的转变，而且正向信息化勘探技术体系的方向加速发展。然而，一些基层单位的地勘技术档案管理水平还很低下，主要存在以下问题：
1 地勘科技档案仍处在传统手工管理阶段。应收集的档案信息无从查找，主要依靠上门方式进行收集。
2 批量归档的地勘技术资料不能及时建账、建且，日积月累，造成目前地勘技术档案数量和种类不清。
3 档案进出库手续基本上还是手工办理。
4 档案没有形成电子文档，查询检索仍以手工目录为主，而且只有专管人员才能检索清楚。
5 统计方法落后，无法提供及时、准确的统计数据。
6 档案查用仍使用原件，速度慢、费人费工、原件易破损，而且频繁进出挡案室，影响整个档案室的存储环境，降低了所有原件的存储寿命。
二、地勘档案管理的发展方向
建立现代化的地勘档案管理的主要标志是自动化，主要包括以下几个方面：
1 档案工作计算机化。计算机应用于档案管理的检索、编目、统计、借阅、管理等方面，如果与现代化通信技术相结合，可实现远距离传递档案信息。
2 现代化存储技术在档案管理中的应用。光盘、硬盘以及磁盘阵列与计算机的结合，提供了实现档案全文图像存贮和自动化检索、网络化利用的可能，增强了计算机在档案管理中的广度和深度。
3 缩微技术在档案管理中的应用。缩微品不但能如实反映档案文件的原貌，而且具有保存寿命长、规格统一、通用化、规范化、标准化、可提供多样化产品等特点。在今后相当长的时期内，该技术都将是档案管理方面应用的主要手段。缩微技术对保护、抢救档案文献，开放、交流、传递档案信息都有重要意义。
三、档案的收集和利用
随着社会各界对地勘成果档案尤其是数字地勘成果档案管理的需求快速增长，如何更好地服务用户，使地勘档案更高效地体现其应有的价值，是我们急需解决的一个重要课题。因而应尽快地建立地勘成果档案资料目录数据库及计算机管理系统，实现快速查询检索，满足用户的需求。
四、现代化地勘档案管理的主要任务
建立地勘档案发展面临的主要任务是建设数字化地勘档案资料室，这将是今后一个时期的档案建设工作的一个主要目标。数字化档案室的特征是：
1 档案都具有模拟和数字化两种存储形式。
2 从档案的形成、数字化到管理、提供实现全过程计算机管理。
3 实现网络化查询及多媒体服务。概括起来包括档案原件全数字化和档案管理全信息化两部分。具体内容有室藏档案资料规范化整理组卷、数据录入。
4 对破损图件进行修复。
5 研究档案资料信息化管理的新模式，制定相关的地勘档案管理技术标准。
6 全面开展室藏档案资源数字化处理并建库；开发数据库查询检索系统等。档案检索，数据打印，档案查借阅，档案统计，编研，光盘制作，网上利用等。
五、地勘档案管理机构转型的建议
信息社会的发展要求档案管理工作要从档案实体管理转到信息管理上来，要多种形式、多种渠道向社会各界提供地勘科技档案信息。因此，档案工作的重点应该以档案信息管理为中心，强化档案信息服务功能。总的目标是：建设现代化的地勘科技档案管理基础设施，建设档案综合管理与服务系统，改变目前地勘档案的存储形式，实现数据存储与原件存储并举，改变传统手工管理，实现动态的、智能的自动化管理，利用先进的网络技术进行异地长距离信息传输，不受时空和地域的限制，充分发挥地勘科技档案的功能，为各级领导和决策机关及社会各级提供快速、准确、全方位的地理信息服务。要做好档案的利用工作，充分发挥档案的作用，首先要做好档案的收集、整理、保管等基础性工作，这是做好档案利用工作的前提条件。因为只有丰富的资料，科学合理的管理，才能为利用者提供快捷、准确、优质的服务。应进一步加强建立档案管理基硎；性工作，继续为经济建设提供优质的社会服务，使院档案管理工作达到国家档案管理标准。
(编辑 永安)
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