浅议电子档案管理存在的问题及对策
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作者: 石晓琦 邱智宁
[关键词]电子档案;管理;问题;对策
电子档案是指人们在各种活动中,以电子计算机为工具,实施办公自动化系统运行过程中产生的具有保存价值的电子文件信息。这些信息通过电子文件档案数据管理中心根据国家有关电子档案管理标准,进一步加工、整理,转化成为档案。
随着电子信息技术取得飞速发展。电子信息档案也经历了一个从无到有、从不规范到规范化管理的过程(即形成阶段、管理阶段、处置阶段),传统的档案管理方式和方法已经逐步无法适应现代化管理的需要,办公自动化的不断深入,将会实现无纸办公,所有的情况、决策、信息存储在网络中,人们只要操作一下键盘就可以得到所需的信息。这种方法确实为档案的归档存储简化了程序,也方便了利用。因此,对电子文件实行档案化管理成为一个必然的趋势。这就给我们带来了新的问题。
一、电子档案管理中存在的问题
电子文件的内容与形式是相对独立的,不仅内容易于变化,而且还可以存储在不同的载体上,人们无法从它所包含的内容、形式和载体特征来确定它的原始性性。主要表现在以下几个方面:
1.电子文件易于修改,而且改动后可以不留任何痕迹,目前虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改,但它的内容发生变化的可能性总是很大,从而使人们感到把握其内容原貌的困难。
2.如果计算机出现“黑客”问题、遇到病毒问题或者其他方面的故障,电子文件可能会在一瞬间同时消失,造成难以弥补的损失。
3.电子文件的形成作者不能向制作纸质文件那样必须制出一份原件来行使其职责,有时它只不过制作一个文件夹将必要的信息集中在一起,并在需要的时候将其输出。这个文件夹可以在众多的计算机上显示出来,也可被其他人拷贝到他的计算机存储器上,无法区别其中哪个是“原件”,哪个是“复制件”。
4.计算机软硬件技术的不断更新换代,迫使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”,这种适应往往需要以自身结构、格式的改变为内容。因此,长期保存的电子文件很可能在结构和格式上与最初形成的不相同。
5.电子文件不再具有固定的存储载体,根据利用需要,人们可以采用不同的方式输出。对于长期保存的电子文件,还需要定期进行复制,转换载体,以防信息损失。电子文件没有了固定的载体,也就无法通过载体来判定电子文件的原始性。
6.电子文件不再具有特定的字迹,人们可以根据需要以不同的字体、将电子文件输出,无法从字迹上分辨其原始性。
7.电子文件上体现的文件盖章或亲笔签名,都是电子编写形成的,因此,也就无法确定印章或签署的文件是否为
原件。
二、应采取的主要对策
针对上述电子档案管理中存在的问题,应主要从以下几个方面采取措施:
l.不同环境条件产生的电子文件,其归档的方法是不同的,如必要时,要与相关的纸质文件结合归档。将应当归档的电子文件,经过整理确定档案属性后,从电子计算机的存储器上,拷贝到可脱机的存储载体上或者刻录成光盘或者制成微缩品,以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。一般以保存两套同版本的电子文件为宜,一套由本单位的档案管理部门统一保管,另一套由相关业务部门保管。
2.健全电子文件管理的检查审核制度。根据《电子公文传输管理暂行办法》,“电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法律效力”。因此,电子公文管理工作要得到强化,就必须建立相应的核查制度,定期对本单位的文书、档案管理部门进行裣查,重点检查归档文件是否完整,公文档案形成的过程手续是否齐全,是否符合归档、立卷和网上传输发布的要求。
3.规范公文制作和控制程序。对形成的新的公文档案要指定专人或部门,确保各种来源的档案实现统一的格式和结构,尽量采用通用的文件格式。严格各环节的管理权限,对文件处理过程中的各类修改信息应予以保留,不可任意进行删除处理,应统一规范处理和控制。
4.加强电子文件软、硬件设施管理。要积极开辟电子档案存储的新途径,为本单位的档案管理部门配备必要的计算机刻录设备,对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞,对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级,搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上,要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境,温度保持在17℃～20℃,相对湿度保持在35%～40%,同时强化防磁设施的完善和维护,应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施,确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。
5.除此之外还应该重视电子文件管理人员的培养。从事电子文件管理的人员除了要熟悉传统的管理技术外还必须具备档案管理方面的知识和计算机信息技术等多方面的技能,对于现有的老档案员来说,虽然具备了一定的实际工作经验。但对计算机知识的运用还比较浅薄,因此档案部门要加大教育经费的投入,不但要对老的档案专业人员进行强化学习培训,还要通过招考、送出去深造等渠道选拔一些具备档案专业学历、精通计算机技术、会设计程序,能够开发软件,而且熟悉档案业务,热爱档案事业的大学毕业生,对他们进行系统的档案管理基础知识的综合培训,使他们迅速掌握档案管理的技能,解决电子档案管理人才缺乏的现状。因此,提高传统档案管理人员素质、建设一支高素质的电子档案管理队伍,就显得非常必要而且迫在眉睫。□
(编辑/丹桔)
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