提高企业公文流转效率方法研究

来源:用户上传      作者: 王晓琪

　　摘要：对于公文流转的管理是企业办公室工作的一项重要内容，在经济发展迅速、信息化程度不断加深的情况下，企业公文流转效率管理也必须有所提升，适应企业发展的快节奏，提高企业的内部管理效率。
　　关键词：企业；公文流转；效率
　　
　　随着市场经济的发展，企业面对的市场环境越来越复杂，市场竞争也逐渐增大，如何提高企业内的工作效率、协调各部门的工作，是提高企业经济效益和发展水平的前提。公文流转是企业日常运转中的重要部分，对企业的发展、管理、决策具有重要意义，如何提高公文流转的效率，让文件能尽快得到批复、审核、下发到相关人员手里进行执行，并且进行公文的归档、迅速有效的查询，是目前企业办公室管理中的重要问题。
　　公文，是党政机关、人民团体和企事业单位在实施管理、处理公务过程中形成的具有特定或法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，沟通信息，交流经验和记录情况的重要工具。实现公文的安全高效运转，必须建立一套完整、高效的程序，提高企业管理水平。
　　
　　一、提高企业领导层对公文流转效率的认识
　　
　　公文流转效率是对企业发展有重要的影响作用的。目前企业领导决策层以及办公室人员对于公文流转效率的认识，仍然存在一些误区。公文是对企业发展具有重大作用的指导性文件，是沟通和交流的载体，具有时效性，尽快审批、传达可以让企业相应国家有关政策的号召，结合企业实际进行执行，提高各相关部门的协作能力，为企业的发展共同努力。如果缺乏时效性，可能会因为传达不及时、执行力度不足而给企业的发展带来影响。所以，企业领导层应该提高对公文流转时效性的认识，督促企业办公室管理部门建立一套完整的公文流转管理制度。
　　
　　二、完善企业公文流转的相关制度
　　
　　首先，企业应该建立完善内部的公文流转制度，对公文从接收到登记、审批、传阅、归档、查询整个流程进行详细的规定，防止公文在流转过程中出现搁置、丢失、传达不利等情况。公文的接收必须要制定一个部门，具体到个人身上，再从统一的接收部门进行下一步的流转。接收之后的文件应该由办公室相关人员进行记录，对文件的接收日期、文件的性质、级别、相关部门和领导进行登记。然后，按照登记的要求将文件送到相关领导部门进行审批，再将文件下发到需要参阅的人员手里。归档是对执行完毕的文件进行集中保管和管理，建立文件管理的相关制度，保证文件的归档科学、高效，便于查询。这整个流程都应该有制度的保障，防止流转过程中出现缺失。
　　
　　三、落实相关部门和人员的具体责任
　　
　　企业中的公文管理必须要落实到具体部门和具体的负责人，防止公文流转过程中出现混乱和耽搁。公文的接收通常是办公室公文处理人员，其他部门接收或是开会带回的文件，都应该统一交由办公室文书处理人员进行管理。文件之后，公文处理人员要按照相关规定对公文进行登记、上交至审批部门、回收审核、下发执行、归档管理，这一流程要按照企业公文流转的规定进行执行，并且在这一过程中，公文管理人员要对相关领导进行提示和监督，保证公文及时被处理、收回审核。下发执行需要各部门的配合，各相关部门要按要求进行学习、交流、应用。归档管理是文件处理人员与档案管理人员的共同职责，应该避免过去文件处理与归档之间的分离，档案管理人员要对有关文件进行从接收开始的一系列情况进行记录和备份，建立查询的编号或者其他，方便对文件进行查询。
　　
　　四、提高办公室工作人员业务水平
　　
　　办公室文书处理人员、工作人员是企业公文流转管理的重要组成人员，在公文流转效率提升中具有重要的枢纽作用。办公人员首先要遵守国家和企业制定的公文管理人员规则，按照各项规章、制度行使自己的职责。同时要提高业务熟练水平，在对文件的接收、登记、汇报、下发中、流程中，提高工作效率。提高责任意识和职业道德水平，公文处理是一个讲究时效性的工作，工作人员要树立责任意识及时进行公文的处理，并对有关部门进行督促，确保整个流程的顺利实现。一部分重要公文涉及到企业机密的市场发展、新技术等重要信息的，文书管理人员要确保其安全性，防止出现文件被盗用等情况，并且自身要严守纪律，遵守职业道德。
　　
　　五、实现公文流转的信息化
　　
　　公文流转信息化是未来企业公文处理的必然发展趋势。公文流转信息化，可以极大的提高公文处理的效率，在处理的整个流程中节省大量的人力、物力，只是纸张、印刷这两项，就可以节省大量资金，至于时间效率上带来的经济效益更足无法估计的。而且有利于信息公开，提升企业内部管理的透明和民主，实现企业内部人性化管理和改革。目前，公文流转信息化系统的建设取得了初步的成效，主要是在企业中建立信息系统，实现对公文的审批、下发和存档。不同的工作人员有不同的权限，有各自的用户名和密码，进行系统的登录就可以看到系统中需要学习或者审批、执行的文件，领导可以实现文件的在线阅读、更改和审批，及时传导给公文管理人员进行最后执行的定稿，信息系统管理人员将文件整合并传到新的公布文件中，通过系统的状态整理出文件的学习、执行状态，最后将文件进行归档、保存。
　　总之，公文流转效率对于企业管理水平的提升具有重要意义，是企业建立现代企业制度中重要的一环，建立现代的办公室管理制度，有利于提升企业的工作效率和企业各部门之间的协作，提高企业执行国家各项政策、企业内部发展规划的力度，最终提高企业的经济效益，在市场竞争中取得长足的发展。
　　
　　参考文献：
　　[1]龚素芹：《健全公文流转系统与文书处理机制》，中国煤炭工业，2009年2月.
　　[2]浦绍争：《网络公文流转系统初探》，信息技术与课程整合，2010年2月.

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