特殊组织中的中层管理者如何提高工作效率

来源:用户上传      作者: 刘力溶

　　摘　要：学校是一个特殊组织，这个组织中的中层管理者面对的工作也具有其特殊性。文章通过对一个中层管理者的情况进行分析，将其组织管理效率低下的原因定位在沟通中的信息流失和组织成员的态度问题。最后从主观和客观，一般成员和特殊态度成员方面分别提出了提高其工作效率的建议。
　　关键词：特殊组织；中层管理者；沟通；态度
　　
　　一、组织和组织中的角色的概况和特殊性
　　
　　每个人都属于某些组织，大学生最基本的组织就是学校。学校是个非营利组织，它下面还有很多组织。本文分析的特殊组织即大学生平时生活学习所在的组织――学院。这个组织具有以下特殊性：成员们有目标，有工作，但没有报酬，因此很多激励措施对于该组织成员没有效果，它所能满足大家的需要只是归属与友爱，自我、地位、尊重，更高层次的需要在该组织里无法得到满足。
　　本文研究组织中的中层管理者――团支书，是组织中联系学校和同学们的桥梁。其任务一是把院里的精神传达给大家，把院里下发分配的任务分配给大家；二是负责同学们的日常生活，有问翘及时向辅导员反映。团支书在组织中的角色也有其特殊性：他是管理者，要对同学们的日常行为负责，但是他和同学们是平等的，不具有一般组织中明确的等级划分。
　　
　　二、组织中存在的问题分析
　　
　　经调查，在工作中存在办事效率低下，任务无法保质保量完成等问题。分析其原因，本文总结出两个主要原因。
　　1.沟通问题。团支书从辅导员那得到信息，把它传达给宿舍长，宿舍长再传达给宿舍成员，每个信息要经过三次转达才能传达给同学，里面就会有很大的信息流失。这属于组织中的沟通漏斗现象，一方面我们难以完美无缺的表达出信息，此外，接受者也不能完全理解和记忆信息。
　　2.态度问题。信息传达给同学们后，他们并不花精力把工作做好，往往只是应付一下。极个别的同学甚至不去理会这些事情，他们的存在也会影响群体中其他人的情绪。这属于同学对于这个组织以及他们从事的工作的态度问题。他们对于自己的工作没有认同感，认为做这些是没有价值的。
　　
　　三、提高工作效率的建议
　　
　　针对以上分析的问题及存在的原因，我认为可以从以下几个方面来提高这个特殊组织中的中层管理者的工作效率。
　　1.针对沟通问题的建议
　　(1)客观原因。为了避免客观原因造成的沟通问题，管理者在传达信息时可以采取文字的形式。人们在用文字描述东西的时候思考较多，从而避免口头叙述造成的语义问题。同时也可避免了中间环节对信息造成的不完整和不准确。
　　(2)主观原因。为了避免主观原因造成的沟通问题，管理者需要选择各方面适合且有一定能力的沟通参与者。
　　对于团支书来说，他们可以选择的沟通参与者就是宿舍长。首先，宿舍长应该有为人民服务、乐于助人的价值观。他们的工作就是为宿舍成员服务，为班集体服务，没有这种价值观做引导，就很难做好自己的工作。其次，宿舍长应该有很亲和的气质。宿舍长是最接近同学们的管理者，他们要使大家愿意和他们沟通。最后，宿舍长还应该有一定的管理能力，因为他们要负责宿舍成员的日常活动，这也是一种管理。
　　2.针对态度问题的建议。关于同学们在组织中的态度问题，要针对不同成员的特征来采取不同的措施。本文将组织中的成员分为一般成员和特殊态度的成员。
　　(1)组织中的一般成员。对于一般的成员，改善他们对这个组织和他们所从事的工作的态度，建议采取一些激励措施。通过这些措施，使大家保持积极的态度，从而更好地完成任务。在本文研究这个特殊的群体中，团支书能够采取的措施就是满足他们的归属与友爱，自我、地位、尊重的需要。
　　第一，团支书做一些事情来拉近班里同学的关系，让大家处在一种愉快和谐的气氛当中，让大家在这个组织中感受到友爱。第二，团支书应该先做好一件事情，通过这件事情为集体争取到一个荣誉，有了这个荣誉，大家就有了凝聚在一起保护它并争取更多的荣誉的动力，有一种吸引力来鼓舞大家完成工作。
　　第三，团支书要对表现好的同学给予表扬，让他们得到自我实现。对于给班集体争得荣誉的同学，为班集体付出的同学要给与奖励。
　　(2)组织中的特殊态度成员。对于在这个组织中表现出态度比较特殊的成员，通过上面的激励措施可能达不到目的。因此我们应该采取一些特殊的措施。
　　第一，组织及管理者要给他们更多来自集体的关心，让他们有一种集体归属感。对于性格一向孤僻的同学，可以让性格开朗的同学先和他接触，再带动他融入集体。
　　第二，有些渴望自我实现的同学，他们不甘于完成别人分配的任务，而希望从事更有难度的工作，我们可以让他们去担任一个事情的负责人，从而调动他们的激情。
　　第三，组织可以采取负责人轮座的制度，让每个人都来负责一段时间的工作，体验一下管理者的不易。如班委改选可以每学期举行一次，给大家提供更多的机会。
　　
　　四、结束语
　　
　　由于组织和身份的双重特殊性，在特殊组织中的中层管理者的工作具有特殊的困难。导致其工作效率地下的原因主要是存在的沟通问题和态度问题。特殊组织中的中层管理者应该从主观和客观两个方面来解决沟通问题，采取文字的形式来避免口头沟通的语义问题，选取适合且有能力的沟通者来完成任务；改善组织中的一般成员和特殊态度成员的态度问题，采取一些激励措施来激发大家的集体归属感，并使他们得到自我满足，从而是整个组织的工作更好地完成。

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