声像档案规范之我见
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作者: 郑劲风
摘 要：文章提出以长、株、潭“两型社会”建设为契机，以声像为载体，完善城建档案馆馆藏结构为出发点，归纳了工程建设声像记录存在的不足，分析了存在问题的原因，提出改进的思路和方法措施，对城建项目声像档案的拍摄和归集有一定的指导意义。
关键词：声像：档案；规范
中图分类号：G271
文献标识码：B
文章编号：1008-0422(2010)03-0105-01
城市建设的声像档案是在城市规划、建设和管理过程中，利用声像技术和设备，对城市建设过程进行的录像、拍照、录音等形式的记录，是城市建设和发展历程的真实、形象的记录，印证城市面貌的变化过程，是城建档案的一个重要组成部分，具有一般文字档案所不能替代的作用。整理之后的声像档案资料，形象、生动、真实地反映城市建设活动的特征，给人以更直观的感觉，在某种程度上来说，也就更有说服力。通过与纸质载体的城建档案紧密联系、相互补充，两者构成了完整的城市建设的档案资料，在城市建设发展过程中发挥着不可替代的重要作用。
搞好城建档案的收集、整理是城建档案馆的基础工作和根本，而搞好声像档案工作则是这些工作的延续和发展。随着科技进步和城市建设的飞速发展，城市建设活动过程中的声像资料数量日益增多。然而，在实际档案管理中，声像档案普遍存在着收集难、归档不完整、保管条件差等问题，直接影响了建设工程档案的完整、保管和利用。解决好这些问题，对于科学、详尽地记录城市发展进程，增厚城市历史文化底蕴，提高城市品质，带动社会效益与经济效益，具有积极意义。
2001年，建设部发布《城市建设管理规定》(第90号令)，指出城建档案是在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料：2001年，建设部和国家质量技术监督局联合发布《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)，明确建设工程文件归档范围包括声像、缩微、电子档案。以上规定和规范虽然对建设工程声像档案做了描述，但线条较粗，在实际工作中不好把握。还应出台有关建设工程声像档案移交的条件、立卷标准、整理规范等可操作性强的规章和文件。
当前，在声像档案的收集过程中存在着一些问题，如省、市重点工程项目的开工，我城建档案馆难以在第一时间介入，一般工程项目拍摄又不符合要求，报送内容不完整等。其中有：
1、一般工程项目建设单位报送的声像档案要求有建设工程照片档案和相应的文字说明，尽管建设单位有相片档案，但拍摄的质量却不符合要求。如照片档案主题不明确，画面不完整，使用的数码相机的光学分辨率达不到标准，限制了今后再利用的空闻。
2、重点工程项目建设单位报送的声像档案主要有：照片、录像档案等。项目施工过程中有重要领导人在现场指挥、视察活动以及工程重要事件的照片和录像资料。但很多建设单位并没有及时对工程的前期、中期和后期等各环节进行拍摄。而声像材料的生成是历史瞬间的记录，工程建设过程中的一些重要的工作，如桩基的建设、重要设备的安装等建筑活动内容都无法事后补拍，因此导致了拍摄内容的不齐全、不完整。
在长株潭城市一体化进程逐步加快的今天，城市的发展日新月异。别说几年没有回过家的人感到城市的巨大变化，就是生活在城市的人也都真实地感觉到城市发展的日新月异。仅仅数月，很多城区的原貌就随着施工工程的开展而产生巨大的变化。例如地处湘潭市建设北路的人行天桥、百货大楼副楼等建筑相继实施拆除。我城建档案馆得知信息，及时进行追踪拍摄，避免了困声像档案资料的缺失而造成档案记录材料的重大损失。又如，我市的重点建设工程之一――湘潭市河东污水厂工程。我们的声像档案工作者本着“第一时间通知、第一时间介入、第一时间组织”的原则，及时、完整、准确地拍摄了大量声像资料。从污水厂的征地拆迁，到工程项目的建设，各次重大会议及有关的各项活动，我们都及时跟进，掌握新的动向，有我们所拍摄的第一手声像资料。我们将有关声像资料进行仔细的查看、核对、筛选，保留有价值的照片并给予命名，根据掌握的声像资料，正在编辑一部《湘潭市河东污水处理厂建设纪实》专题片。给城建档案留下了宝贵的资料，给“两型社会”建设的前进步伐予以真实的影像记录。城市每天都在发展变化，尽可能详尽地记录城市的发展历程，是每个城建档案工作者的职责所在。只有快捷，迅速及时，才有可能抓住新近变动的事实，在第一时间内予以记录。
上面这些问题的产生，其原因主要是：
一、建设单位没有把拍摄工作纳入工程管理整体计划中，没有指定专人负责，工程最终形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，造成档案流失。
二、有些单位不受行政命令制约，档案管理部门无法控制。
三、拍摄人员技术水平不高，责任心不强：或是人员调离，工作衔接不好；或是计划不周，对整个情况不了解，失掉了许多拍摄机会。
四、由于经费有限，缺乏拍摄资金，无力购买新设备以更换日渐老化的旧设备。
五、按照有关规定，建设单位应在工程竣工验收后三个月内要向城建档案馆报送工程竣工声像档案。因此，档案馆声像工作人员在收到备案的档案时常常会发现档案不完整，其他纸质文件可以补齐，而有些声像资料是无法再补齐的，声像工作人员更觉心有余而力不足，如按规定必须报送却没有报送的建设前原始地形、地貌、重要工作等照片或录像资料等声像档案材料的国家、省、市重点工程，在声像档案备案时工程已竣工，时过境迁，已无法实现拾遗补缺。
我的建议
1、加强城建声像档案的宣传力度，提高档案意识，充分认识城建声像档案的重要性。我们知道，城市的变化、变迁是动态的，而以声像载体记录的档案，对社会的影响力、感染力、作用力是巨大的。建设单位有关人员如果给予一定的重视，将有利于声像档案的收集工作。
2、规范和强化城建声像档案的收集和管理，加大监督和指导力度。针对实际工作中遇到的问题，政府有必要出台硬性文件规定：
1)、一般工程项目应向城建档案馆主动报送照片档案及相应的文字说明。
2)、国家、省、市重点工程项目除应当主动向当地城建档案馆报送照片、录像档案及相应的文字说明外，还应报送建设前原始地形、地貌。施工过程中重要部位隐蔽工程重要设备安装、及有关重要领导人和著名人物的有关工程活动以及工程重要事件的照片或录像资料。
3)要求建设单位在取得项目的建设工程许可证后，就应告知城建档案管理部门・从项目的施工图审查、工程招投标、办理工程质量监督、申领建设工程施工许可证，工程开工到项目竣工。城建档案管理部门可根据需要参与这些活动，提前介入，按照项目施工组织设计所安排的施工进度计划，及时跟踪、监督、指导建设单位按要求做好各项拍摄工作，认真提供经常性的业务咨询，帮助解决技术、业务等难题。对于重大、重要、重点的建设工程项目，档案管理部门声像人员要主动、无偿地跟踪拍摄，全力提供服务，保证拍摄内容的齐全和历史记录的完整，确保声像档案的归档质量，充分发挥声像档案的作用。
3、建设单位要高度重视，把这项工作纳入单位的管理工作日程。一是要专门指定有责任心、懂拍摄技术、具有一定文字表达能力的人员担任此项工作，从项目的前期到工程竣工，全程跟踪，层层抓好落实；二是要添置或更换必需的拍摄设备：三是要在经费使用上给予必要的保证。另外，如果本单位确实没有合适的人选或者相应的技术水平，可委托城建档案馆声像人员代理，以确保拍摄的质量和内容的完整。
4、城建档案管理部门要采取多种行之有效的方式，促进建设工程竣工项目声像档案的收集和移交。一是对一些声像档案做得比较好的竣工项目定期举办展览，或者编辑画册、制作专题片，扩大城建声像档案工作的影响。二是对于重大、重要、重点的建设工程项目，档案管理部门声像人员应主动、无偿、全力做好全方位的各项服务工作。
5、注重业务培训，提高业务技能，适应城市建设和科技发展的需要。建设主管部门要定期组织(城建档案管理部门要积极给予协助)由建设单位负责档案工作的专业人员参加的有关业务培训，考试合格，颁发证书，并要求持证上岗。通过培训，不断提高专业知识和业务技术水平，增强对如何发现、形成、积累、整理、移交声像档案，把握珍贵的历史画面等知识的认识，为形成好、收集好、移交好声像档案奠定良好的基础。更好地为社会提供服务。
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