浅谈EPC项目中的文件管理

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　　摘要：建立健全文件管理体系并且保证该体系有效运行尤显重要。文件管理体系的健全、清晰、科学、专业化将有力彰显企业的管理水平。
　　 关键词： EPC项目 文件管理 项目运作
　　 一个工程的顺利完成离不开对各类文件的有效管理。而面对国际设计采购施工总承包工程（EPC项目）时，由于运作较国内项目更复杂、文件管理专业化要求更高，且各类文件通常以外语为主，因此文件管理更加严格，对文件管理人员的素质要求也更高。各类文件通常时效性强、针对性强、直接影响工程进度、质量、造价，因此建立健全文件管理体系并且保证该体系有效运行尤显重要。文件管理体系的健全、清晰、科学、专业化将有力彰显企业的管理水平。建立一套高效适用的文件管理体系；提供国际ECP项目文件管理控制水平；加快与国际通用模式的接轨；已成为企业在国际工程中提高竞争力的关键因素之一。
　　 1建立文件管理体系必须明确的问题
　　 1.1肯定文件管理部门的权威性
　　 文件作为项目管理过程中沟通管理的主要信息纽带，对其管理的水平直接影响项目沟通的有效性。因此，要肯定文件管理部门的权威性，并赋予相应权力。让文件管理覆盖整个项目的各部门，将文件分类编号、格式、用纸、复印扫描、传递、存档等工作统一归口到文件管理部门。
　　 在项目执行过程中，文件管理部门可定位为对外是承包商和业主及第三方联系的窗口，对内它既是部门管理运作系统的龙头也是各部门之间的纽带。
　　 1.2加强文件管理的专业性和科学性
　　 项目管理的信息化运作，注定了文件种类和数量的浩繁及管理的专业性。因此，文件管理必须突出专业性和科学性。根据项目运作的特点，可采用各职能部门分散负责，文件管理部门设专人对口管理、归档、传递。也可采用各部门专人负责、并兼职文件管理部门某专业管理员的方式。
　　 1.3将文件管理贯穿项目运作全过程
　　 项目开工、施工、运行、移交几个不同时期运行张弛不一，容易造成文件控制管理过程中常出现的失控状态。项目前期文件是项目投资、运作方式及预期结果的定性，竣工文件是项目完工实现最终移交的依据。项目的过程文件在项目的收尾阶段和工程索赔过程中，对承包商非常重要；要减少工程缺陷的损失及加大结算合同款的额度，都要依靠项目运作过程中的设计变更、业主调整、不可抗力影响等过程文件来支持。因此，在项目运作过程中保持文件控制部门的全程参与、全程管理，对承包商意义重大。在项目执行中，要注重文件管理人员队伍的稳定，人员变动时工作交接要清晰有据、过渡合理。同时，要注意利用文件管理部门的主线作用，合理使用管理软件，追踪项目各个环节的进度，及时发现制约工程进度问题。
　　 2项目运作中文件管理的重点
　　 2.1以文件管理部门为核心，加强保密性和安全性
　　 网络化办公的成本和效率优势毋庸置疑，但对运作周期较短，工作内容涉密、涉外的国际EPC项目，由于国内外法律体系和要求不同，且对工程所在国的法律无法做到完全熟悉，往往容易在网络化办公中造成泄密，设置触犯所在国的法律法规，或因违反EPC合同中保密条款而遭到受害方索赔。因此，将网络管理和网络服务纳入文件管理是一项行之有效的管理方式。在内部网络中确立使用权限、范围、确保数字化签名的有效安全，加强网络病毒的集中防范管理，都是要逐项解决的重要问题。
　　 2.2文件管理部门要负责好电子文件和硬拷贝文件的双重管理
　　 目前，无纸化办公已成为国际上衡量企业现代化管理水平的一个标志，随着网上可传输数据量的急剧增大、压缩工具的功能增强、数字化影像资料支取方法简化，现在几乎全部的工程设计及管理文件都可以网上传递，且确保安全性和只读性，推行真正的无纸化办公体系条件已非常成熟。当然，无纸化办公是相对的，既要认识到它的高效、低成本的优势，也要根据不同合同条款的要求和工程所在国法律法规及国际仲裁法中对提供证据有效性的要求，建立必要的硬拷贝文件管理体系。
　　 2.3文件管理部门做好分包商文件的管理
　　 在招标文件中虽然对分包商文件都有详细要求，但由于国内和国外分包商对自己随机文件的重视程度完全不同，而在项目执行过程中，这一问题又常被忽视。这种忽视的后果，一般要到交工验收时才能体现出来，此时再整理分包商文件已经事倍功半。因此，有文件管理部门牵头，在设计、施工、运行等部门的配合下，在项目运作初期及时对分包商文件的准确性和完整性进行检查，发现清理存在的问题，对项目最终移交至关重要。
　　 2.4文件管理部门要做好设计过程文件和竣工文件的管理
　　 首先，要在整个项目中建立严格的文件发放程序，确保升版后的设计文件及时地发放到相关部门，以保证项目始终执行最新的图纸和文件，减少工程损失；其次，针对重大工程变更，要建立必要的作废文件图纸强制召回制度。文件和图纸版本的更新信息，要及时公布在内部网络上，通知到各有关部门；第三，国际EPC项目要求竣工图必须由设计单位负责完成，这与国内项目中通常是设计单位委托或依靠施工单位来完成竣工图的做法截然不同。因此，文件管理部门在相关部门帮助下对现场的施工记录、工程签证做好整理归档，为最终拿出一套真实准确的竣工图创造充分条件。
　　 3文件管理的难点及解决方法
　　 国际EPC项目文件管理的体系建立，一方面由于社会、文化、制度和法律体系的不同，不同国家的文件管理体系有所不同。为了沟通管理和信息畅通，必须建立适应属地化项目管理的文件管理体系，而这些工作的开展必然涉及到人财物的投入等问题；另一方面就是国内项目形成的文件管理体系和国际通用项目文件管理体系的冲突问题。针对这些难点，提出以下解决方案：
　　 3.1加强与业主的沟通，将文件管理体系化繁为简
　　 项目运作伊始，就应结合项目属地的法律法规通过与业主沟通确立项目文件管理的运作模式，做到化繁为简，尽可能降低体系的运行成本。
　　 3.2利用多种资源，建立健全文件管理体系
　　 鉴于国际EPC项目普遍会遇到的劳务名额限制问题，这个矛盾可以通过建立国内文件控制总部和国外现场分部的方式加以解决。具体做法是通过实施跨国网络管理，既保证工作的效率，又减少了现场人员。国内总部要起到宏观管理和总部支持的作用，建立内部共享的国际标准和规范文库，及时提供项目现场所需的各类文件。现场要根据项目特点，建立既适应业主要求又符合总部要求的管理方法，做好前后方的互补和支持。
　　 3.3加快企业内部文件管理与国际通用模式的接轨
　　 统一文件管理的模式，加快企业内部文件管理与国际通用模式接轨，建立一套让国内外业主信服的文件管理体系。目前，国内文件管理的地位和模式与国外公司通行的做法还有差异，这一点不但表现在国内外对文件管理部门的重视不同，还表现在对文件资料编辑存档的内容和形式的要求也有区别。容易出现国内的管理模式国外业主不接受，而国外项目工程的运作模式在国内又无法移植，运回的资料无法及时归档，或者是干脆不运回国内。这与工程质量终身负责的要求是不符的。
　　 总之，随着中国企业迈向国际市场的步伐加快，建议一套行之有效的，符合国际惯例的文件管理体系已是当务之急。相信这一体系的完善也将为企业在国际工程总包的激烈市场竞争中增加获胜的筹码。
　　
　　

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