建设工程设备\材料采购的过程管理

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　　摘要：建设工程项目设备、材料的采购工作是一项贯穿项目开发全过程且工作量较大的工作。随着建设工程项目的立项、报建到开工准备等一系列工作的完成，如何更好地完成该项工作，是建设工程项目实施阶段的主要工作之一，该项工作完成质量的好坏将直接影响到建设工程项目开发能否顺利进行。本文根据实际工作中的经验、教训着重对房地产开发企业建设工程项目所需设备、材料从制定采购招标计划到供货完成过程中管理重点、难点进行探讨。
　　关键词： 采购计划；招投标；出入库
　　引言：
　　 由于建设工程项目中的设备和材料所需的费用占整个建设工程项目投资总额的70%以上， 因此做好建设工程项目设备、材料采购的管理工作，加强对采购的全过程的管理在建设工程项目质量、进度、成本的管理中起着举足轻重的作用，并且是建设工程项目能否顺利进行并最终达到房地产开发企业预期目的重要手段之一。
　　 设备、材料的采购应本着兼顾效益和效率、机会均等和公平竞争、控制先行的原则进行。在采购过程中应着手从采购成本、采购进度、采购质量、采购合同等四方面对采购工作全过程进行有效的控制、管理。
　　制定合理的设备、材料采购计划：
　　 一份好的设备、材料采购计划书是做好设备、材料采购工作的关键性的第一步。
　　 在建设项目工程量清单确定以后，应由建设单位工程部门会同技术、成本部门等制定详尽的采购计划书。
　　 首先应编制汇总表，在汇总表中应明确各种材料的名称、数量、规格、型号、拟到场时间、采购形式以及其他需要明确要求；然后根据建设工程项目进度计划的安排进一步修订、明确设备、材料的采购招标详细计划。
　　加强设备、材料招标采购的过程管理：
　　 建设工程项目的采购按照采购形式分为招标采购和非招标采购两大类。
　　 由于招标采购可以体现公平公正并具有竞争性，可以杜绝招标过程中的各种潜规则，同时又可以使招标采购的结果具有价廉物美、符合市场行情等特点。因此设备、材料的采购应尽可能采用招标方式进行。
　　 而对于设备、材料资源较少、不可竞争或不便竞争或其他不便于招标的设备、材料可采用询价采购、直接采购、定向采购等非招标采购方式进行。
　　本文着重对招标采购过程中需要重点关注的几点问题进行探讨：
　　 2.1投标供应商的选择：供应商单位的选择应扩大来源，可通过多种渠道（单位员工、社会关系、行业协会推荐等），扩大供应商来源可以做到“多中选好、好中选优、优中选适、适中选精”的目的。但必须注意的是最终入围的投标单位不能全部来自同一推荐人。
　　 同时入围投标单位的最终选定还应根据建设工程项目的特点、要求进行选定，要做到：
　　 2.1.1投标单位应选取供应的产品在品牌、品质上均属于同一档次；供应商规模、实力、业内口碑相差不大；
　　 2.1.2严格投标供应商的资格审查：审查的关键是企业或供应商证书、资格证明、生产许可证等资料；
　　 2.1.3严格供应商经验审查：重点审查供应商近三年完成与招标项目规模、标准、要求相近的项目情况；
　　 2.1.4严格生产能力审查：主要通过现场考察的方式，重点考察生产厂商的生产能力、仓储能力、材料检测检验能力、专业人员数量、公司财务状况、拟供货阶段生产任务的饱满度、售后服务等情况；另外还需重点调查供应商涉及诉讼的情况；
　　 2.1.5严格安装能力的审查：需要现场安装的设备、材料还需重点对正在施工的现场进行考察，重点考察投标供应商拟派施工负责人近二年负责安装项目的施工质量、安装进度、现场管理、与建设单位配合能力等；
　　 2.2招标文件的编写：招标文件不但是投标和评标的依据，同时也是构成合同的重要组成部分，所以招标文件必须详尽地表述招标单位对拟招标设备、材料本身的要求以及对招投标双方合作条件的要求等。在编制招标文件时应注意以下几点：
　　 2.2.1招标文件中各项内容应明确而不含糊，以便最大限度地减少误解和可能产生的争议。
　　 2.2.2招标文件应附招标技术要求，其相关内容必须涵盖技术标准、技术要求、质量要求、规格、须遵循的规范与标准及投标要求等所有要求，尽可能不要遗漏；同时以上内容必须准确明了，未明确的应由技术部门联系设计单位明确后再行招标，否则会对项目的开发造成影响。例如：某住宅项目地下人防门招标，由于在招标文件不够全面，导致在产品安装完成并准备进行验收时发现密封条未安装，检查招投标文件发现，密封条未包括在本次招标范围内。只好重新组织采购，不仅拖延了验收时间，而且价格也较高。
　　 2.2.3投标文件合同部分中买卖双方的权利、义务、合同价格、付款方式、结算方式等应明确规定，不得随意修改。如果招标单位对有些条款允许偏离的，在招标文件中需增加商务偏离表，并在评标方法中明确相应评标方法。
　　 2.2.4在招标文件中应明确对现场踏勘的要求，要求投标单位对整个供货、安装环境必须有一个全面的了解，以便在考虑投标报价中得以体现。
　　 2.2.5如在招标中需要投标单位提供施工组织设计的，为避免出现千篇一律施工组织设计，应着重要求施工组织设计中必须有针对本招标项目特点提出相应的计划以及特殊情况下应对方案，并将以上内容作为技术标评标时的重点。
　　 2.2.6需要投标单位提供细化图纸、设计计算书、产品封样的，应在招标文件中明确要求，并作为重点检查项目，其中评标小组的技术评委对图纸细化深度以及产品封样的样品是否满足招标文件规定要求进行重点审核，以避免将来在产品生产、供货、安装过程中出现返工或重新核价而带来的工期延误及经济损失和纠纷。
　　 2.2.7除单一的设备、材料供货的招标项目外，对在需要由供应商进行加工、安装的设备、材料在投标报价时应要求投标单位上报拆分报价（包括：主要材料、辅材费用、加工、安装、配合、管理、税金等），以便于发生设计变更等情况时调整报价。例如：在铝合金门窗投标报价时，各种窗型除报综合单价外，还应报工料分析报价，其包括铝合金型材、玻璃等主要材料下料尺寸、材料价格、附件规格价格、制作费、安装费、运输费、管理费、利润、税金等；在进行分户防盗门投标报价时，除报们的综合单价外，还应报安装费、灌浆费等。
　　 2.2.8在编制设备、材料招标清单时，要尽可能做到全面。如在招标时发生遗漏，再补充报价，容易造成对价格的较大分歧，往往施工单位会以价格太低而不做来迫使建设单位在价格上的让步。例如：某住宅项目铝合金门窗招标，在编制招标清单时，某处铝合金门由于种种原因未包括在内。在后期又要求该单位承担该项铝合金门的施工，由于该铝合金门形式、材料与其他铝合金门窗差距较大，数量较少、工期也较紧，原中标单位认为原投标报价均不能套用，从而导致核价产生非常大分歧，虽经反复协商最后达成一致，但不仅对工期产生较大影响，而且确定的价格也较高。
　　 2.3认真组织招标交底：招标文件编制完成后，应组织一次交底，使投标单位对招标文件有一个明确的、全面的了解，以减少在投标过程中由于对招标文件理解歧义带来的报价差误。
　　 2.4严格按照招标文件约定进行评标：评标应尽可能做到公开、公平、公正，在实际评标前，建设单位成本部门应尽可能了解所招标的设备、材料的市场行情价格，以作为确定中标价格的重要参考依据。
　　3、做好设备、材料的出入库管理：
　　 目前绝大多数的房地产开发企业均未设置现场仓库，基本采用供应商货物到场后直接交给相关施工单位保管。
　　 虽然如此，正常的出入库手续必须严格办理，尽可能采用三联单（施工单位、建设单位财务、成本各持一联）附加送货单形式，以便于核对施工单位实际领用量时使用。
　　 同时应严格按照采购计划书确定的数量进行采购，杜绝无计划、超计划采购的发生。这样容易造成房地产开发企业资金占用和工程款支付方面的各种问题发生。
　　4、结论
　　 建设工程的设备、材料采购管理需要严格遵照国家、省市相关的法律、法规以及企业的各项管理制度执行。各企业根据建设工程项目规模尽可能专门成立设备、材料采购管理专业部门或专业岗位。负责管理的人员应做到廉洁奉公、公平公正、认真负责，同时要拓展知识面，努力提高专业技术水平并充分利用公司或其他社会上的资源。只有这样才能更好地完成设备、材料采购管理工作。保证建设工程项目顺利地进行。
　　
　　参考文献：
　　[1] 潘蜀键.房地产项目控制[M].北京：中国建筑工业出版社，2004
　　[2]郭汉丁等.业主建设工程项目管理指南[M].北京：机械工业出版社 ，2005
　　[3]许元龙等.业主委托的工程项目管理[M].北京：中国建筑工业出版社，2005
　　
　　

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