浅谈建设工程签证管理
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摘要：文章通过对工程签证目前存在的问题进行分析，总结出签证管理的基本程序，提出一些建议，以求尽可能地减少签证的发生，并将其引起的经费变化控制在合理的范围内。
关键词：工程造价；工程签证；签证管理
工程合同不可能对整个施工期间可能出现的情况作出完整的预见和约定，当在施工中发生与设计图纸、施工方案、预算项目或工程量不相符时，就需要调整工程造价、进行工期顺延、经济索赔等，从而产生了工程签证。它是合同的补充协议，是工程结算的凭据。由于现场签证具有临时性，无规律性，内容复杂性等特点，其产生的费用在工程总造价中所占比重有不断增加的趋势，对工程签证的管理成为施工阶段投资控制的重点。
一、目前存在的主要问题
1．缺乏及时性。有的现场签证人员责任心不强，口头答应而不当时办理；另一方面施工方不按时申报签证，致使双方无法及时对现场实际发生的情况进行准确反映，而事后靠追记补办，这样就可能导致数据不准，补写的签证单与实际发生的不符，引起不必要的纠纷。
2．签证单内容不规范。签证单中的资料不详尽，措辞模棱两可，计算费用的依据不足，无法计算应发生的费用。
3．未经核实随意签证。签证一般由施工单位填写，建设和监理方不认真核实就签字，对不该签证的项目进行签证，对不实的量、价随意确认。
4．某些施工单位缺少签证意识，不清楚哪些费用需要签证，不按照规定程序进行签证，导致签证无效。
5．存在恶意的虚假签证。在现场签证工作中存在着不正之风，产生高估冒算，弄虚作假等情况。
二／工程签证的管理
1．依据。工程施工合同，建设方的书面通知书，工程设计变更单，建设方确认的会议纪要，现场签证的报审书。
2．原则。（1）真实性：以合同为依据，以施工方实际已发生的工程量为准。（2）全面性：签证申请中所涉及到的签证原因、内容、工程量计算以及相应的证据资料要充分、齐全。（3）及时性：所有的签证资料必须及时收集、整理、归档，施工方确保在规定的时间内提交建设方，监理和建设方必须在规定的时间内按程序进行现场确认、审核。（4）准确性：用词简洁准确，条理清楚，逻辑性强，签证值的计算要符合合同约定。（5）规范性：必须按照规定的编制要求、工作流程、时效限定进行工程签证，否则不予审核或视为无效。（6）权限性：建设方对现场签证管理实行严格的权限规定，不在权限范围之内的签字一律无效。
3．签证单撰写的要素。（1）签证事实发生、完成时间及签证单提交的日期、编号；（2）签证的依据：包括法律法规、合同条款、工程指令、变更函件、各类确认函等作为附件；（3）签证事实及完成情况简述；（4）要求签认的相关事宜：阐明签证部位、材料名称、规格、做法、数量、工程量计算式、工期、费用等。
4．程序。（1）施工方必须在签证事实发生后，按建设方规定的有效时间内向监理和建设方提出办理现场签证的需求。如需要现场测量收方，要向监理和建设方提交现场计量申请。（2）建设方签证人员和专业监理工程师在接到计量申请后，当日内到现场和施工方现场负责人一起对工程变化情况进行调查，按实际计量，填写收方计量单。收方计量单必须由施工方现场负责人、建设方签证人员和专业监理工程师共同签字。隐蔽工程签证必须在隐蔽前完成验收手续和工作量确认。（3）施工方根据确认的事实编制预算，按规定的统一格式填写《现场工程签证单》，一式四份，在规定时间内向监理方报送。签证资料必须齐全才能上报，主要包括：签证单、书面指令、图纸、设计变更单、收方计量单、认价单、原始凭据、工程量计算书、预算书、签证报价、现场照片等。所有资料应有相关人员签字、部门或单位盖章及签字日期。（4）所有签证必须由专业监理工程师核实签证格式、内容、资料、签署的完整性及工程量，在规定日期内完成审定，并上报总监理工程师进一步复核，总监签署意见后交由建设方造价管理组进行全面审核，并按照合同约定的结算方法审核签证金额。上述审核人员均应签署姓名、日期及审定内容与意见。在办理签证时，要特别关注不合理签证，如发现不合理签证，须做好记录，说明不予签证的原因，并完成正常的审批程序，存档备案。（5）造价管理组审核完成之后，依金额大小情况，根据建设方制定的签证审批权限，对签证进行审批。（6）审批通过后即告生效，签证单汇总到造价管理组，盖章后，存档一份，其余三份由建设方财务管理组、监理部、施工方存档，作为工程结算的依据。
三、建议
在工程造价全过程管理中，现场工程签证不可避免，各种主客观因素导致签证出现漏洞。我认为要从提高素质，健全制度，源头控制等几方面，做好工程签证工作，提出以下几点建议：
1．提高现场签证人员的责任心和业务水平。签证工作是一项政策性、技术性、经济性很强的工作，各方应委派具有相应专业知识的人员进行管理。现场签证人员必须具有良好的思想品质、高尚的职业道德和专业的职业技能 ，并不断提高自身的各种素质。
2．建立完善的管理和运行机制。
（1）建立每月统计汇报制度。建设方造价管理组每月定时将本月已通过审批确认签证单汇总统计的结果上报建设方主（总）管，或组织工程例会进行汇报，通过必要的审核，从而在第一时间发现问题，进而采取有效的补救措施。
（2）明确签证权限。对单张签证涉及费用大小的权限：建设方应限制工程签证相关人员权限，根据签证费用的大小，建立不同层次的签认和审批制度。如：涉及金额较小的内容应由建设方造价管理组和财务监督组共同签字认可；对超过规定限额的内容应由工程总管来确认或建设方召开专题会议，形成会议纪要，签署补充合同的形式予以确定。对涉及签证内容的专业权限：建立专业分工的签认制度，如：有关水电专业内容的工程签证必须得到现场水电专业监理工程师的审核签署。
（3）严格执行签证内容审核制度。建立明确的审核制度，做到签证形式合法、内容实事求是，手续资料齐备，程序符合规定，保证签证内容与现场实际已发生情况相符。
（4）建立健全签证建档制度。工程签证应及时签办并编号归档，编号必须连续，严禁补办增编。对于一些重大的现场变化，还应及时拍照或录像。现场签证必须要有建设、监理、施工方代表签字，同时签证单由各方保留一份。在审计时，统一由建设方加盖“送审资料”章，避免在审核过程中，各方根据自己的需要自行补交签证单。
3．从源头控制，减少产生签证的机率。
（1）严格控制设计变更。设计变更是引起签证最大的源头，工程开工前必须严格进行图纸会审，将施工图上的问题提前解决。一般情况下不允许设计变更，除非不变更会影响工程的正常运行；必须进行变更的设计，要经过深入的调查研究并充分论证，遵守合同中的全部规定，必须经设计、建设方代表、监理单位总工程师共同签章认可方为有效。
（2）制订合同时明确签证方面的内容。工程签证方面的内容在工程合同专用条款中必须制订详细且具可操作性。工程签证的范围、程序、格式、由谁签字等问题都应当在工程合同中加以明确。合同双方当事人必须对行使签证权利的人员进行必要的权力限制。我们也可以通过设立合同条款来防范在工程结算时补签证的发生。
总之，在工程建设中，必须重视并加强现场签证的管理，提高签证的质量，建立完善的管理制度，充分发挥建设方在投资控制方面的作用，把现场签证费用降低到最低限度，从而有效地控制施工阶段的工程造价。
参考文献
[1]叶华章，任宏．探索中国建设工程造价管理新模式[J]．工程造价管理，2001．
[2]林镥海．建设工程施工合同司法解释操作指南[M]．法律出版社，2006．
作者简介：潘晨（1982- ），女，安徽宣城人，供职于成都军区空军造价管理办公室，初级职称，硕士 研究方向：工程造价。
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