谈谈设计单位的合同管理
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摘 要 作者针对市场经济中设计单位的合同管理工作，谈了自己的看法。
关键词合同管理条款评审履约违约信息
我国自“十・五”以来，城市基础设施工程建设一直保持快速发展的良好势头，在城市面貌日新月异的同时，政府对投资建设工程的管理亦逐渐专业和规范，体制不断创新。过去成立临时“工程建设指挥部”的方法不再使用，而用合同管理代替行政管理，从直接管理转变为宏观管理。签订工程项目建设合同成为设计单位和政府、和市场打交道的首要环节，也是实现利润的前提和基础。因此在市场经济中，设计单位必须加强合同管理，培养一支懂合同法律的经营队伍，规范合同的签订、履行、变更、索赔、终止等合同管理工作，才能使企业稳健发展，更好的实现经营目标。笔者结合工作实践就设计单位的合同管理一题谈谈自己的看法。
第一，必须认真确定合同条款内容。
目前国家已有了各类工程设计合同的标准文本和电子版本，然而一些业主根据拟建工程的特点，常常不按格式文本而自行制定合同条款。由于市场竞争激烈，设计单位往往只考虑能否承揽到工程项目，急于签成合同，而对合同文本内容不够重视。在合同拟定过程中，存在着合同内容不详细、专用条款约定措辞不严谨、表达不清楚、签订时不认真、法律风险意识不强，合同知识缺乏等问题，如有的道路工程合同中只填写了路名和投资限额，没有总长、宽度、工程功能要求等具体设计内容；有的污水处理厂只有简单的规模，没有写明污水处理指标的要求……这些草率行为都为以后产生合同纠纷埋下隐患，甚至会给企业带来风险和损失。在设计合同拟订过程中必须对照国家格式文本，认真填写项目的名称、规模、阶段、投资及设计费估算值、设计年限、双方责任等等，对通用条款中没有但实施过程中有可能出现的内容，如设计变更、工程量调整、价格调整、履约保证、设计费结算、合同争议解决的具体方式、违约处理方法等情况，要结合工程具体实际，与业主协商达成一致意见，并列出条款做出明确规定，以防止发生歧义和误解。
第二，要建立严格的合同评审制度。
工程建设项目具有复杂性、多样性、履约期长和违约追溯难度大等特点，而且有些业主常常在工程设计合同中强调甲方的主导地位，设置一些霸王条款，如不合理的压缩工期、限额设计而不顾工程功能指标、工期提前有奖超期罚款、技术施工服务必须在规定的数小时内到达、因设计原因导致工程出现问题要设计单位全额赔付等等苛刻条件，使企业在合同履行时可能承担巨大的风险。故在正式签订合同或变更合同之前，企业必须对合同内容进行严格认真的评审。
一要认真分析工程项目的效益和风险。对于重大项目或跨地区、跨国的项目，应组织技术权威部门进行可行性论证。从工程环境及功能要求、设计能力、工期安排、资金支付、施工服务和政策调控等诸多方面进行风险及效益分析。
二要警惕“胡士泰”现象的阴阳合同，防止内外勾结徇私舞弊、假公济私、任意压低合同签约总价以谋取私利的恶劣现象。
三要对合同的签约方进行资信调查，特别是分包合同，关系到企业本身信誉、工程设计质量及进度，企业必须要求供方提供资信证书、合同履行能力、设备情况、业绩证明、分包项目负责人的资历证明等等，并要逐一核对，存档备案，必要时应实地调查。
四要审查合同的签字人是否具有法人资格，或是受法人委托的代理人。同时注意签字日期要填写正确。
对以上有关合同签订的方方面面，企业应制定一套严格的制度，由各生产经营部门认真贯彻执行。总之，经过层层把关评审后签订的项目合同，应做到合同的主要条款严谨准确，内容全面、各方权利义务明晰合理、操作具体、无含糊不清及歧视性不公正条款或违法违规等内容，达到排除风险且效益可观的目标。
第三，要强化合同的履约管理。
合同履约管理是企业效益的重要保障。设计单位一般都十分重视这项工作，建立有一套详尽的生产管理制度。一旦合同生效，设计部门会迅速成立符合工程要求的项目组，尽力按时优质地完成设计任务。
但是作为管理部门，不能在项目签订合同后，一切交给项目负责人实施，把合同束之高阁。设计单位要接受四川綦江大桥和广东九江大桥垮塌事故的教训，避免应自身管理不善而造成不应有的经济损失。毕竟如果因设计原因造成工程事故，面对动则数百万数千万元的建设工程，设计项目组是没有能力按照合同要求向业主做100％损失赔偿的，届时还是得单位承担。
针对工程合同的履行，特别是对于大型的工程设计项目，企业要设置专门的保障有力、协调顺畅、管理科学的项目管理组织机构，管理人员要按照合同条款监管到位，一方面实施全过程全方位的督促检查，随时掌握工程项目的实际进展情况，另一方面要协助项目负责人做好整个项目的组织和协调工作。管理部门要组织专业技术人员对项目组的设计方案和新技术、新工艺、新材料、新设备的在工程项目中的应用进行设计评审、对设计质量和进度进行动态控制；同时还要严密关注分包项目中供方的合同履约情况，避免产生合同纠纷，从而保证设计项目的顺利实施，最终全面实现合同规定的进度、质量和工程功能目标。
第四，要加强合同的违约索赔管理。
如果由于外部或供方原因违犯了合同的条款规定，企业要及时抓住时机，与对方进行有理有节的索赔谈判。如果索赔要求得到合理解决，就能保证企业的合法权益。例如业主延误提供设计必需的勘测资料、不可预见的外界条件变化如工程沿线遇到文物或古迹等情况、现场地质水文条件与提供资料不符导致设计变更、资金拨付不及时等方面都会发生与合同不符的现象，从而导致工程总价及设计费发生变化。设计单位可向业主索赔的费用主要包括设计费，材料费、管理费和利润等。索赔的成功必须依靠全面准确的第一手材料和具有说服力的证据。索赔要在合同规定的时间里，以业主、设计、施工、监理等各方的签证为依据，提出变更合同价款的书面报告，从而维护企业的正当权益。
第五，要做好合同的信息管理。
合同是企业生产经营过程中的法律依据，须妥善保管。建设工程设计合同主要包括项目各阶段各专业的设计合同、分项合同、分包合同、借款合同、采购合同以及在项目进行过程中签订的补充合同和来往的正式函件等。这些合同及附属文件应以项目为单位保管，一一造册登记分类存放，即便是履行完后的注销合同，也应再保存十年以上以备查。财税部门审计部门的审查、合同纠纷的解决、施工事故的调查处理都要以合同为依据，因此合同的保管不能含糊。
设计单位要加强合同的信息管理，建立合同管理信息平台，对设计资质范围内各类合同的信息、常用的业主和供方的信息进行汇总整编。合同管理部门可根据国家和地方的有关法律法规，结合以往单位在合同谈判和执行中的经验教训，与各设计生产部门联合，编制一套规范的且具有本单位特色的各类设计合同文件范本供内部使用，为单位规范高效地签订合同提供服务。
总而言之，为适应工程建设的需要，设计单位的管理人员要不断学习、熟练掌握《合同法》、《招投标法》、《仲裁法》等法规，形成一支懂合同法律的经营队伍，建立一套完整严密的合同管理制度和管理流程，确保企业实现防范风险，达到效益最大化的目标。
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