建立预警机制,强化应收账款事前管理
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作者: 吴琳娜
摘要:在市场经济条件下,市场竞争激烈,在市场疲软、国家货币政策从紧的情况下,企业资金链容易断裂,而赊销具有比较明显的促销作用,对企业销售新产品、开拓新市场具有重要的意义。赊销已经成为企业扩大销售的主要竞争手段之一,但由于我国社会信用体系还不完备,信用成本还不高,致使某些企业往往故意或恶意拖欠账款,用户拖欠企业账款者越来越多,账款回收的难度也越来越大。如何有效的开展赊销工作,并建立预警机制去防控可能发生的风险,是本文重点论述的内容。
关键词:应收账款 预警 市场经济
企业间账款拖欠问题,越来越成为企业管理之中的突出问题,轻者造成企业流动资金紧张,重者直接导致企业应资金问题停产、破产清算。因此,企业如何监控应收账款发生以及如何处理逾期应收账款等问题,都已成为我们在企业管理中不容回避的一个重大课题。笔者试从事前管理的角度,来思考如何使用预警机制来加强和改进应收账款管理,以期引起大家的共同关注。
一、企业应收账款形成的主要原因
据统计,我国企业应收账款占流动资金比重大约占一半左右。发达国家的企业中,逾期应收账款总额一般不高于10%,而在我国,这一比率却高达60%以上。造成企业应收账款居高不下的原因,主要有两个方面的原因:一是企业外部环境的影响。一方面在激烈竞争的市场经济中,由于买方市场的形成,赊销已经成为企业扩大销售的主要竞争手段;另一方面是我国目前市场环境秩序的不规范,企业间诚信度不高,拖欠成为企业一种习惯。二是企业内部管理的问题。据有关部门统计分析,70%以上的应收账款都是由企业内部管理造成的;90%以上的企业对应收账款都实行的是滞后式管理。具体来说,有以下几个方面原因:
1、市场竞争激烈的产物
社会主义市场经济条件下,市场竞争激烈,在市场疲软、国家货币政策从紧的情况下,企业资金链容易断裂,而赊销具有比较明显的促销作用,对企业销售新产品、开拓新市场具有重要的意义。赊销已经成为企业扩大销售的主要竞争手段之一,但由于我国社会信用体系还不完备,信用成本还不高,致使某些企业往往故意或恶意拖欠账款,用户拖欠企业账款者越来越多,账款回收的难度也越来越大。
2、经营思路发生偏差
做企业的必须坚持利润至上。所谓无利不起早。但一些企业为了抢占市场,扩大销售,往往采取在事先未对付款人资信度作深入调查、对应收账款风险进行正确评估的情况下,采取与客户签订短期的、一定赊销额度的销售合同来吸引客户,扩大其市场份额,因此形成了应收账款。没有把利润至上的思想坚持到底的另一个重要原因就是应收账款可以直接形成企业当期利润,一些企业领导者为了使自己在位的业绩突出,往往抱着只要资金能转得开,就不去管应收账款问题的思想开展经营活动。
3、客户关系出现问题
现在许多企业对客户是通过销售部门去管理的。比如许多企业现在实行的是销售承包制,销售人员在直接控制客户。当销售人员权力过大的时候,就会出现赊销过宽过烂的情况。首先市场的开拓是销售部门的管理目标和职责,如果产品卖不出去,根本谈不是收款的问题。在这种利益的驱使下,销售人员必然愿意接受大量的定单,如果缺少信用控制的情况下,实际上就是在盲目地接受客户的定单。有些企业为了防止风险,把信用指标定的过高过严,销售人员过于谨慎,销售额会下降。这是任何企业也不愿意看到的。把权力都放在销售部门,一旦对业务员失去控制的话,就对客户失去控制,不仅破坏跟客户之间的关系,同时预期的账款可能收不回来。
4、管理主体责任不清
目前企业内部涉及应收账款的最主要的部门还有财务部门,销售部门主要的目标是争取客源,财务部门主要是负责应收账款的收回业务。一般企业往往确定财务部门来管理应收账款,但从职能划分来看,财务部门无法有效地对应收账款的事前和事中管理。如果完全把管理权交由财务部门行使,势必减弱对应收账款控制的控制目标的实现。由于对应收账款的管理职责不清、权利不明,所以在实际工作中大家往往都知道自己的企业有大量的应收账款或对不上或收不回,但具体该由谁来督办、谁来清查管理并不都十分清楚,使得一些制度难以有效落实。
5、营销方式消极被动
在有些企业中,为了调动销售人员的积极性,往往将劳动报酬与销售任务挂钩,而不去考虑可能产生坏账问题,未将应收账款纳入考核体系。也有些企业迫于竞争的压力,被动地采取赊销,缺乏有效控制手段,导致被客户牵着鼻子走。因此出现销售人员为了自身的利益,只关心销售任务的完成,导致应收账款大幅度上升。
6、内部控制制度不健全
企业管理者往往更关注的是企业的效益,而企业的应收账款恰恰有利于企业效益的形成,企业往往为了短期的经营效益,放松了对应收账款的管理,内部控制过与疲软,造成对很多信用不达标的企业也能享受到企业的信用政策。加之销售部门的利益和销售挂钩,更视同内部控制为无物,有的甚至越过管理权限去批准赊销,销售与回款的不同步导致应收账款大幅上升。
二、预警机制在应收账款管理中的重要作用
预警机制是从理论上说是一种风险考评机制,运用在应收账款信用管理上时间还不长,在我国目前还处于萌芽阶段。但在现阶段,特别是后金融危机时期,企业产销容易出现问题,资金链薄弱的情况下,运用在企业管理上有非常高的实用价值。其具有以下作用。
1、信息导向作用。财务信息对于企业生存发展具有重要作用,通过预警机制建立,可以合理计算出相应的预警指标或比率,运用财务数据分析法测算出各个指标的重要性,使其成为判断企业运营情况的重要参照指标。
2、监督和控制作用的任务有两个:一是过程监视,即对赊销活动进行全过程监视,对企业其他活动环节的关系状态进行监视;二是对大量的信息进行处理并及时控制。建立应收账款信息档案,进行过程控制,当危害企业的关键因素出现时,预先发现警讯并及时找出偏差及其原因,以便早日寻求解决对策。
3、弹性管理作用。企业经营需要具有弹性,对应收账款管理的过宽或过严都不利于企业发展。企业通过相关预警信息。可以在一个合理的弹性范围内合理制定自己的经营目标和应收账款指标。确保企业经营的灵活性和安全性有机结合。
三、怎样运用预警机制对强化应收账款的事前管理
应收账款管理预警机制的指标很多,但主要的有两类指标:一类是限制性金额指标,对最高主要客户设定最高赊销金额,这个金额可以是单笔最高金额,也可以是一定时间内的累计最高金额,超过这一额度不能就停止对该客户的赊销行为。二是限制性时间指标。在设定最高赊销额的同时,设定赊销的时间,对一贯信誉好的企业可以将限制性时间适度放宽,而对于新建立销售关系以及信誉度不高的企业将限制性时间缩短。对于超过信誉时间的企业应立即停止供货,组织追款。作为系统的方法,我认为对预警机制建立应该包括以下几项工作:
1、要适时修正和调整
任何企业的信誉度都不会一直不变的,企业要经常性的对客户信誉情况进行评估,以便及时调整信用政策。评估可以从以下几方面入手。一是评估客户的效益情况,这个可以让赊销客户提供最近的会计报表,为防止客户造假,可以让客户同时提供会计事物所的审计报告。二是评估企业的经营环境,可以从行业发展情况、是否是国家支持或控制发展的行业等等。三是评估企业的临时变现能力,如客户和银行的关系,在银行的信誉度,客户是否能够提供担保或者客户的母公司是否具有实力,等等。根据评估后的情况及时调整客户的限制性指标,修正和调整是建立预警机制最重要的工作,不但可以有效的防止企业赊销风险,更重要的是可以根据对信用好的客户大胆赊销,以提高企业效益,减少库存资金占用和风险。
2、合理规划企业风险是关键
在对客户进行风险评估的同时,也要对企业自身进行风险评估。因为企业也是市场经济的主体,自身也处在风险中。可以对企业设置一个总量预警指标,设置总量预警指标应该考虑的因素包括:一是企业的战略目标,企业是属于扩张型战略还是收缩型战略。扩张型战略的企业关键是销售的扩大,对于市场前景比较好的情况下,企业可以扩大销售,适度放款信用政策,以利于企业扩张型战略的实现;而对于收缩型战略的企业,对市场前景不看好,企业可以提高信用标准,缩小赊销比率,以降低企业的经营风险。二是企业自身的信用状况,企业要合理制定流动比率和速动比率,然后根据企业整个资产和负债情况合理计算出企业应收账款总额的最高限额,不得突破。比例预警指标即规定应收账款总额不得突破流动资产总额的百分比,也可以是应收账款总额对预付货款总额的百分比。同时这个指标也要符合银行和监管部门给予企业制定的最高容忍指标,不能突破。否则,当企业的客户还没有出现预警的时候,企业的重要利益关系人先给企业预警,造成企业的被动局面。
3、要形成正式的文件
现代化企业的一个重要的标志就是信息的规范、及时和准确。所以,企业要制定应收账款预警指标报告制度,报告分为常规报告和紧急报告,常规报告可按月度、季度和年度正式保送,保送时一是要确保信息的准确,二是要保送及时,过期的报告可能对企业的决策有重大影响。紧急报告主要是当某一客户突破或面临突破预警指标时所报送的报告;当总量预警指标和比例预警指标突破或面临突破时,也要紧急报告。预警指标报告制度应明确规定报告责任人和报告程序等要素。
4、要强化事前控制在预警机制的重要性
预警机制建立以后,如何将制度落实到位,并做到关口前移,全面落实到事前管理中是核心。一是要强化内部控制的有效性。要建立健全赊销审批制度、企业授信审批制度,必须经公司董事会决议或者授权方可办理赊销业务。应收账款实现过程中,销售部门应严格按照预警机制中建立的限制性指标来控制交易量,不得突破,避免销售人员凭主观判断,盲目决策给企业带来损失。在客户信用额度发生变动,还必须办理报批和备案手续,最大限度的发挥内部控制的有效性。二是要合理分工,确保监督激励机制的全面落实。完善销售业务内部分工,明确岗位职责,责任落实到位。同时合理制定销售部门的奖金激励制度,不能完全让销售额和奖金挂钩,要充分考虑应收账款因素,防止销售部门为了自身利益,而盲目的扩大销售,可以区分现金销售和应收账款销售分别制定奖金标准,同时提取风险金,作为应收账款不能收回的处罚机制。
5、要重视应收账款事中、事后管理对事前控制的补充作用
作为企业而言,再严密的预警机制,再合理的事前控制,都不可避免的发生应收账款拖欠现象,甚至发展为坏账。所以,科学的应收账款管理政策一定要高度重视应收账款事中、事后管理。要建立健全货款回收制度。要对应收账款按账龄进行分析,对在合理时间内的应收账款企业可以去合理催要,可以通过电话、电子邮件等形式督促客户还款。而对于超过账龄的,企业必要时,可以通过法律的手段,来最大限度的收回货款。
总之,企业的预警机制的建立需要根据企业自身特点,做出自己的特色。特色一是来自创新,来自于对客户的全面把握,二是来自于销售市场的细分。市场经济的竞争,留给企业的利润空间越来越小,企业要在管理上深耕细作,不断改进创新,努力去满足扩大销售的需求,同时规避可能的应收账款风险,以便在市场竞争中立于不败之地。
参考文献:
[1]王东艳.浅议应收账款的管理[J].中国乡镇企业会计,2008(5)
[2]万绍玫、吴伟.应收账款管理浅析[J].企业经济,2004 (11)
[3]李姣姣.浅析应收账款风险[J].会计之友,2008(3中)
(作者单位:江西铜业股份有限公司)
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