浅谈应收账款的管理及对策
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作者: 康宣东
[摘 要]本文阐述了铁路企业应收账款管理中存在的问题,分析了应收账款形成及坏账产生的原因,并提出了应收账款的管理与对策,以提高单位的财务经营状况。
[关键词]应收账款 管理 对策
应收账款是指因销售商品、产品或提供劳务等业务应向对方企业收取的款项,它的变现性较强,是企业的一项重要流动资产。随着铁路经济业务的日益扩展与规范,加之竞争的激烈,一方面,一部分铁路单位采取赊销的方式来增加销售收入,以扩大盈利,减少库存,使单位的应收账款金额迅速庞大;另一方面,一部分铁路单位结算手段较落后,尤其对提供劳务发生的应收账款,结算流转的时间较长,增加了应收账款的收账期。随着金融危机的影响,铁路对路外应收账款的收取日益艰难,造成企业间相互拖欠款项的现象日趋严重,使单位的应收账款金额增长更快,增大了单位的坏账风险,给单位的正常生产经营活动造成了严重影响,严重制约了企业的正常生产和发展。
如何有效地控制应收账款的增长,科学的管理应收账款,已成为铁路单位管理中日益重要的问题。
一、目前铁路单位应收账款管理中存在的问题。
铁路单位在应收账款的日常管理中,由于其行业的特殊性,应收账款可分为路内应收账款和路外应收账款,尤其在对路外应收账款的管理中,缺乏一定的主动性,有些方面做得较为粗旷,而不够细致,主要表现在以下方面:
1、缺乏完善的基础台账记录。在部分铁路单位中,对发生的应收账款基础台账记录不够完善,缺乏基本信息的记录,如应收账款发生的时间,内容,经办人,双方合同约定付款时间(即信用期),对方企业的信息资料,资本情况,对方企业信用等级等。由于基础台账记录的缺乏,在财务人员和经办人变更后,极易形成应收账款的呆账。
2、部分铁路单位的应收账款内控制度不够完善。在应收账款的内控制度中,首先,未完全建立经济业务合同责任制,即在对每项经济业务都应签订合同,并在合同中对有关的付款条件作明确的陈述,如对交易的价格、付款方式、付款日期等明确。其次,未设立大额赊销控制制度,即对应收的款项,对业务人员、部门领导赊销的额度未能明确。再者,应收账款回笼责任制存在缺陷,对部分应收账款未建立终身负责制和专人负责制,部分应收账款的经办人在发生调动和变更的情况下,对方企业客户资料未能移交,造成资源流失,从而发生坏账。
3、未建立应收账款周转率和平均收账期的计算分析制度,对应收账款的风险预警制度未能完善。应收账款的周转率和平均收账期将直接影响企业的生产经营,当应收账款的增长速度大于收入的增长幅度,会降低了企业资金的使用效率,占用大量的流动资金,加速了企业的现金流出。由于未建立应收账款周转率和平均收账期的计算分析制度,不能及时进行分析决策。尤其当某项指标突破指标值时,不能进行风险预警,不能采取措施,防止情况恶化,增大回收账款的风险。
4、未坚持定期的财务对账制度,增加了双方出错概率。尤其在铁路改制单位整合中,随着在财务人员和经办人变更后,未能取得相关的签认记录,而通过法律手段追缴却由于资料不全而不能收回,极易形成坏账。
二、铁路单位应收账款问题的管理与对策。
铁路的应收账款账款包含铁路内部应收账款和铁路外部应收账款,对于路内的应收账款,经过双方的签认,协商后可以填写通知书,通过上级部门划转销账。
下面,笔者主要针对铁路单位发生路外的应收账款,加强管理与对策问题的进行探讨。
1、加强应收账款的日常管理工作,完善基础台账记录
(1)建立应收账款的客户档案,评价客户信用等级,完善应收账款的基础台账记录。要尽可能地掌握现有的客户档案资料,基础台账记录包括客户的名称、地址、电话、纳税人识别号、开户行、账号、结算方式、付款经办人、签订合同经办人、企业法人代表、企业经营规模、经济性质、经营范围、财务状况、信誉、负债情况等等。并对每一个客户,根据对方历史付款的情况,评价出客户信用等级,确定相应的信用额度。
(2)建立科学流畅的结算制度,减少结算时间。对每一项经济业务,从发生的开始,到开具结算票据,到经办人的传递,直至到对方财务列账,应根据本单位的特点,制定流畅的结算传递制度,尽可能的减少中间传递环节,使之便捷的传递到对方企业,并督促对方经办人到财务列账。
(3)实行定期的财务对账制度,加强应收账款的签认工作,减少双方出错概率。对各项应收账款,每隔一季或半年就必须同客户核对一次账目,避免双方财务上的差距像滚雪球一样越来越大,而造成呆、死账现象,同时对账之后要形成法律有效的文书,而不是口头承诺。
(4)建立应收账款风险管理预警制度。根据应收账款基础台账记录指标的分析,建立起应收账款风险预警制度,可以设立风险预警常规报告和风险预警紧急报告两种报告。
按月定期检查突破信用额度的用户,及时提醒相关的经办人员加强控制,并实行风险预警常规报告。
按月检查已过信用期债务的用户,提醒其尽快还款,并实行风险预警紧急报告,并及时采取相关资产保全措施。
(5)按月进行应收账款周转率和平均收账期的计算分析,并每月编制账龄分析表,看流动资金是否处于正常水平,评价应收账款管理中的不足,从而可以修正信用条件。
2、加强应收账款的事后监督,制定合理的收账方法
(1)制定有效可行的收账程序。催收应收账款的程序一般包括:信函通知,电话通知、传真通知、派人面谈和诉讼法律。
对已过信用期较短的客户,应频繁的以信件催款和电话催款相结合的方式。对已过信用期但不长的客户,以电话和信件通知无效的,应及时派人面谈,以签订还款协议书。对已过信用期较长的客户,应派人措辞严厉的面谈,必要时诉讼法律。
(2)确定合理有效的催收应收账款的方法。
若客户超过信用期未付款只是暂时遇到困难,可以暂缓清收,帮助其渡过难关,以便收回账款。
若客户故意拖欠,应立即停止与客户交易,并成立专门的追收小组,上门取得对方的签任,必要时暂扣客户的资产,保留诉讼法律的底线。
若客户出现财务状况不佳的情况,应及时与客户协商,接收客户的承兑汇票,将应收账款改为应收票据,由于应收票据更具有较强的追索权,且可以背书转让或贴现,在一定程度上能够降低坏账损失风险。对不能将应收账款转化为应收票据方式的,可以进行必要的应收账款重组,接收非货币性资产的抵押与还款。
若客户已处于破产的界限,则应及时向法院起诉,以期在破产清算时获得部分补偿,最大限度的减少损失。
三、应收账款的监控及制度
1、加强管理与监控职能部门。按财务管理内部牵制制度原则,专职收入会计人员负责对收入的发生、结算和传递进行监控,同时,监控职能部门的回款程序。专职债权债务会计对每一笔应收账款都进行分析和核算,保证应收账款账账相符。
2、改进内部收入核算管理办法。内部收入核算管理办法不应完全统一,可以根据不同的收入业务特点,有针对性的制订出各项收入业务管理流程,可以从收入工作量的统计、收入金额的确定、收入的结算和收入票据的传递和收入入帐的核算等方面进行制订管理流程,并采取相应的管理对策。
3、对应收账款实行终身负责制或第一责任人制。谁经手的业务发生坏账,无论责任人是否在此岗位,都应追究责任。
4、定期或不定期的对应收账款与职能部门进行核对。要求职能部门也建立相应的台账,方便与财务部门进行相应的核对,以月或季为周期单位进行核对,加强双方的监控。
5、建立健全单位内部控制制度。首先,应进一步规范合同的签订,合同的内容应包含经济业务的发生时间,地点,金额,结算方式,付款时间,逾期付款的处罚,合同有效的时间等事项。其次,针对应收账款在发生业务中的每一个环节,应制定相关部门间牵制制度,财务结算制度等内控制度。最后,应制定相应的收账制度,建立必要的收账程序和收账激励制度。只有建立健全单位内部控制制度,才能努力形成一整套规范化的对应收账款的事前控制、事中控制、事后控制程序。
参考文献:
[1]张岑艺 小议应收账款的催讨之道,商业会计,2008(5)
[2]姚斐 浅析企业应收账款的管理对策,现代审计与会计,2007(12)
[3]高级会计实务分析,2008,企业管理出版社
(责任编辑:罗宁)
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