浅谈如何加强会计电算化管理
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作者: 赵富强
[摘 要]本文通过对会计电算化含义的深入分析,探讨如何制定会计电算化相关制度,加强财务内部控制制度建设。作者结合水文系统几年来实际实行电算化的经验,并参考大量参考文献,研究如何进行电算化制度建设,做好内部控制制度建设,以加强会计电算化管理。
[关键词]电算化制度 内部控制制度 电算化管理
随着科技的发展,计算机应用有了飞速的进步,各单位对会计信息化要求越来越高。实现会计电算化,做好内部控制制度,加强会计电算化管理成为迫切要求。何谓会计电算化,简单的说,就是不同于会计手工操作,是主要利用计算机进行数据处理;详细的说,就是计算机应用在会计工作中的简称,就是把用计算机这样的数据处理工具和以信息论、系统论、控制论、数据库以及互联网等技术应用于会计核算和财务管理工作中,以提高财会管理水平和经济效益,进而实现财务管理工作的信息化、现代化。会计电算化就是计算机应用和会计核算的有机结合,也是适应财务管理的需要,这就需要加强电算化管理。如何加强电算化管理,首先确立各项电算化管理制度,其次做好有效的内部控制制度建设。
一、确立各项电算化管理制度、并在实践中不断改进完善
1.1确定电算化系统所用软件和模块
确定电算化系统所用软件,软件系统包括单机版和网络版,并根据软件和单位自身需要选择模块。应选择目前较流行的模块化、标准化、网络化技术软件。在数据结构上,采用标准化、统一化格式。在系统数据和信息的安全上,采取重要数据加密和规定必要的使用权限并可以设置自动备份等来确保系统和数据的安全。
水文系统根据自身情况选择了适合本单位的软件,并且选择了总账、固定资产、报表、财务分析、工资核算等模块,软件运行效果良好。
1.2加强电算化制度建设
加强电算化制度建设是确保会计电算化正常运转的基础。这个制度体系一般包括:(1)电算化岗位责任制,主要对系统操作人员岗位、权限进行划分,且职责与权限相关联。(2)明确上机操作流程制度,按照有关岗位权限规定,进行会计电算化操作,确保操作过程符合有关法律法规,确保会计电算化系统正常运转。(3)电算化档案管理制度,主要包括纸质档案和电子档案。纸质档案按照会计档案有关规定进行保管;数据档案保管必须做好,数据输入输出管理、备份数据管理、保密管理等。(4)会计电算化软件管理制度,主要是做好软件升级,系统维护等。(5)电算化硬件设备维护管理制度,机房安全用电制度。为了保障会计电算化的硬件设备的正常运行,必须加强会计电算化硬件设备的管理,强化机房安全用电管理,目的在于为会计电算化安全运行提供良好的环境。
1.3实践中不断完善
制度的完全确立,需要实践中不断改进、完善。水文系统实行会计电算化以来,虽然制度在实行之初就确立,但是根据实际情况也在不断变化,比如数据备份,其中一种手段由原来的电脑自身磁盘备份变为U盘备份或移动硬盘备份。其他各项制度也都是在不断变化、不断进行完善,以适应电算化发展的需要,促进会计电算化的不断发展。
二、做好内部控制制度建设,促进电算化系统管理
2.1加强对会计基础规范化工作的控制
会计基础规范化工作是实行会计电算化的基础。加强会计基础工作,能进一步促进会计电算化的应用。会计基础工作主要是指会计制度是否健全,核算规程是否规范,基础数据是否准确、完整等,这是搞好电算化工作的重要保证。标准化的会计信息,将为财务分析提供更详细的数据,也才能成为会计电算化系统正常运转的必要保证。
2.2做好人员岗位设置控制
加强财务管理内部控制制度建设,将会计系统中不相容的职责进行分离,即在财务人员之间进行分工,并制定相应的制度与之配套,设立一种相互稽核、相互监督和相互制约的机制来防止舞弊,保障会计信息的真实、可靠。组织机构的设置必须贯彻业务审核与计算机操作相分离、数据输入输出与数据审核相分离、系统维护人员与计算机操作人员相分离、系统数据文件的保管与计算机相分离的原则。必须严格执行并加以必要的监督。
2.3强化内部审计、做好财务监督
通过内部审计可以了解现有的一些内控措施是否有效。在会计电算化运行过程中,审计人员对业务处理等进行评价和检验,有利于监测财务软件的可靠性,提高财务核算质量和管理水平,科学规范的管理制度是会计电算化的安全之本。重视内部监督,定期进行内部审计是规范和完善会计电算化管理、促进水文系统自我监控、自我发展和完善的较好措施。每年全省水文系统都进行内部审计,省局对直属局,各局之间进行内部审计,事实证明这种方法行之有效。内审能在第一时间发现问题、取长补短、解决问题,促进电算化工作的规范化,也促进了财务人员水平的提高,提高了电算化系统的工作质量。
由此可见,加强对会计电算化的管理,不仅建立、并逐步完善各项电算化管理制度,同时做好内部控制制度建设,包括做好对财务人员的培训,提高其电算化操作能力和管理水平,以促进对会计电算化系统的管理。
参考文献:
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[3]赵富强. 事业单位财务管理对策分析[J]. 中国外资,2009(11)
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