试论如何在大数据时代做好档案管理工作
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【摘要】档案管理与国民根本息息相关，如何做好档案储存、档案有效管理是充分发挥档案指导我国现代化建设的重要基础保障。如何在大数据时代做好档案管理，是广大档案管理人员应积极思考与探索的问题。文中就大数据时代档案管理工作面临的机遇与挑战基础上，就如何做好档案管理工作展开了探讨，以期促进档案管理的与时俱进。
【关键词】大数据时代;档案管理;挑战;机遇
随着移动互联网、云计算、物联网等信息技术的不断成熟，大数据迅速发展，在国内外迅速掀起了一股大数据热潮，受到了业界、学术界的广泛关注，档案行业也不例外。大数据时代，档案部門应勇于打破以往固化的思维方式，用发展的眼光、整体规划档案部门的发展战略。
一、大数据时代档案管理所面临的机遇与挑战
（一）面临的机遇。一方面，大数据技术促进了档案管理调配能力的增强，使得档案管理工作的胀库问题得到了有效解决。伴随着档案管理中电子文档的广泛应用，档案管理工作变得更加便捷，而根据大数据云计算技术参照档案管理具体的需求来进行合理计算、调整，促进了计算、资源等快速匹配的实现，使得档案管理更加有序、高效，有效避免了胀库问题的发生。另一方面，大数据技术有效解决了档案管理的存贮质量问题。传统档案管理模式存在诸多风险，如火灾、战争、存储时间长、文字模糊等。大数据时代，档案管理工作不存在外在、物理因素问题，只需要占用少量的空间便能实现对档案的高质量、高安全性管理。
（二）带来的挑战。第一，给传统档案管理理念、流程带来了挑战。传统档案管理由管理人员将档案分门别类进行归类并做好标记，以便查询。大数据时代，档案信息量大，且有很多的档案信息存在交叉的情况，如果仍然采用传统档案管理模式进行，则无法做好这些档案的分类，且还有一些档案信息是无法采用传统方法保存的。第二，给档案保存形式提出了新要求。现阶段，很多的数据信息都是通过电子图片、音频、文档等形式记录与存储的，这类型数据是无法以传统纸质材料进行保存的。也就要求大数据时代档案的保存形式应多样化，并对其进行分类整理，找出其中的关键词，为今后查询提供便利。第三，给档案管理人员业务素质提出了更高的要求。信息的多样化、处理方式的复杂性是大数据时代的一大特点，传统档案管理只需要管理人员懂得基本的理念、操作便可。但是大数据时代，档案管理人员需要掌握档案资料的分类、查询、相关软件运用、数据处理等多种技术，对此需要提高档案管理人员的业务素质。
二、大数据时代做好档案管理工作的措施
（一）加大对档案管理工作、安全意识的重视。首先，档案部门领导、工作人员应重视档案的数字化。对于工作人员的认识问题，通过加强学习、辅导，定期邀请或是聘请专业技术人员或是有经验的工作人员讲座、沟通，以提升档案管理工作人员对档案管理数字化的认识。大数据时代档案管理工作的重点在于数据的安全上，应加强对档案管理安全意识的重视。大数据时代，档案的安全不仅仅只是档案本身的安全，还包括数据的安全。就现阶段而言，即便再成熟、完善的电子软件都有或大或小的漏洞存在，为保障档案的安全，应切实提升档案管理人员的安全意识、技术能力，以此保障档案管理的安全性。
（二）优化档案管理人员结构。就现阶段档案管理人员的结构来讲，中老年档案管理人员较多，年轻人员偏少，致使档案管理队伍老龄化现象严重。导致这种情况主要是因为我国对档案管理的重视程度不够，在档案管理中人才的投入较少，大多数年轻人不愿意从事档案管理工作，认为工作死板、没有多大的出路。大数据时代，缺少高素质的人才，档案管理的信息化就无法实现。现阶段，档案管理人员结构的优化是大数据时代档案管理的一个重要工作，改变中老龄化严重、中青年人才少的情况，优化人才结构，确保档案管理工作与大数据时代要求相符合。
（三）加强对档案监督管理制度的建设。大数据时代，信息变得复杂、多样，给档案信息数据带来巨大风险，在借助大数据开展档案管理工作时，应加强对档案监督管理制度的建设，加强对各种档案的管理与维护，避免档案信息、数据泄露等情况的发生，保障档案信息的安全性。因此，相关部门应加大对档案管理工作安全的重视，加大对档案管理的投入，以促进档案管理现代化水平的提升。此外，档案管理部门应加大对大数据公司、相关数据处理机构的合作，并且要开展全面的合作、技术交流，强化技术与设备研发，开发出真正适合档案管理的技术装备，积极将大数据引入到档案管理工作中来。
三、结语
大数据时代既给档案管理工作带来了发展机遇，也带来了挑战，档案行业应努力抓住这个发展机遇，同时也应严肃对待挑战，档案管理人员应充分认识大数据时代档案管理的新特点、新形势，制定科学合理的应对挑战的措施，尽可能将各种因素对档案管理的影响降到最低，应积极寻求多方合作，强化大数据与档案管理技术的结合与应用，确保档案管理价值的全面发挥。
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