人事档案管理在人力资源管理中的重要作用

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　　摘要：本文重点对人事档案管理在人力资源管理中的重要作用进行分析，详细阐述了人事档案管理在人力资源管理中的重要作用;然后分析了人力资源管理中人事档案管理面临的困境;最后，提出了发挥人事档案管理在人力资源管理中作用的对策，以期为企业提高人事档案管理重要性、提高人事档案管理现代信息化水平提供参考。
　　关键词：人事档案管理;人力资源管理;作用;对策
　　中图分类号：F272.92 文献标识码：A
　　人事档案是组织内部人力资源的重要组成内容，有助于提升组织的人力资源管理水平。在组织人力资源管理中，参照人事档案信息实施科学有效的管理，从而产生特定的人事信息，构成了人力资源管理工作的重要组成内容。人事档案记录的内容成为人力资源管理中不可或缺的信息，同时也直接决定了整个人力资源管理工作的质量水平。在人力资源管理中，人事档案管理工作伴随信息化技术的广泛应用而变得更加复杂，所起到的作用也变得更加突出，这在一定程度上增加了人事档案管理工作在提升组织人力资源管理水平方面的重要意义。借助先进的计算机技术，可通过电子存储的方式来保存人事档案信息，也有利于通过电子媒介进行人事档案信息的查阅，大大提升了信息使用的便捷性。这样一来，组织便可以轻松地实现对人力资源的合理分配，科学调整人力资源布局，提供人力资源工作质量与效率，促进人力资源管理水平的稳步提升。
　　1人事档案管理对企业人力资源管理的重要作用
　　1.1有利于实现人才招聘需求预测的科学规范化
　　对于企业而言，人才招聘是企业人力资源管理的重要组成部分，而人事档案管理可以为企业人才招聘过程中所需要的人才类型、数量等进行科学的预测，使企业能够科学、合理地利用人才。当前，企業通过制定人力资源规划，对企业当前或之前一段时期内的人力资源利用情况进行综合分析，从而预测出企业未来一段时期内的人力资源需求。因此，企业如果没有全面完善的人事档案，就不能实现对自身人力资源需求的科学预测，也就不能为企业科学的人力资源管理提供数据资料，最终影响到企业的人力资源开发利用、甚至会影响到企业的持续健康发展。总之，人事档案管理有利于实现人才招聘需求预测的科学规范化。
　　1.2有利于实现组织内部人力资源效率的最大化
　　对组织内部的人力资源来讲，档案是其工作过程中所产生的重要信息资料，多记录了个人的主要经历，如过去取得了哪些成绩、拥有哪些特长、个人思想品德素质水平、是否存在违法违纪行为等。通过查阅和管理人事档案，可以帮助用人单位更加全面地了解人力资源的基本信息，如性别、年龄、兴趣等，进而指导用人单位建立起科学的用人与选人标准，用人过程中可以扬长避短，发挥个人潜力，进而更大限度上实现人力资源的高效开发，发挥人力资源的效力。尤其是在挖掘组织内部优秀人才方面，人事档案管理工作可以帮助用人单位将人力资源的优势特长、职业技能与内部工作安排进行合理地匹配，从而实现人尽其才、适岗适才，既可以帮助组织内部人力资源寻找到更合适的工作岗位，同时又能更好地利用宝贵的人力资源实现组织效益。
　　1.3有利于提升组织的人力资源管理水平
　　人事档案是组织内部人力资源的重要组成内容，有助于提升组织的人力资源管理水平。在组织人力资源管理中，参照人事档案信息实施科学有效的管理，从而产生特定的人事信息，构成了人力资源管理工作的重要组成内容。人事档案记录的内容成为人力资源管理中不可或缺的信息，同时也直接决定了整个人力资源管理工作的质量水平。在人力资源管理中，人事档案管理工作伴随信息化技术的广泛应用而变得更加复杂，所起到的作用也变得更加突出，这在一定程度上增加了人事档案管理工作在提升组织人力资源管理水平方面的重要意义。借助先进的计算机技术，可通过电子存储的方式来保存人事档案信息，也有利于通过电子媒介进行人事档案信息的查阅，大大提升了信息使用的便捷性。这样一来，组织便可以轻松地实现对人力资源的合理分配，科学调整人力资源布局，提供人力资源工作质量与效率，促进人力资源管理水平的稳步提升。
　　2企业人力资源管理中利用人事档案管理面临的困境
　　2.1人事档案管理重视度不足
　　目前，多数企业虽己经逐渐重视人事档案管理的工作，但仍存在片面性的理解，多将人事档案管理工作视为一项相对静止的工作，无需为此付出更大的精力投入。无论是在人员安排上，还是资金保障上，都不能达到人事档案管理工作不断深入推进的新要求。认识上的不足，是导致人事档案管理出现问题的重要原因。很多时候，部分企业组织疏于对人事档案管理工作的关注与重视，从而造成此项工作流于形式、马马虎虎，很多不具备专业素质水平的人员参与到人事档案的管理工作中来，增加了管理的风险，浪费了宝贵的资源。一些优秀的档案管理人员流动『生较大，难以实现优秀管理人才的及时更替，阻碍了人事档案管理工作的高标准执行与高质量推进。
　　很多时候，一些企业因为缺乏足够的重视，导致“人档分离”问题比较常见，甚至还会遇到“弃档”问题的发生，不仅损害了当事人的合法权益，同时也增加了企业管理的难度，违背了人事档案管理的初衷与目标。为了省时省力，一些既定的人事档案管理原则被随意打破，导致管理问题频繁出现，造成内部员工的档案信息不能得到及时更新，各种混杂、混淆问题频繁发生。很多时候因存在人档不符的问题，而造成人事档案管理工作失去意义。
　　2.2人事档案造假问题日趋严重
　　在企业人事档案管理工作中，非常重要的一项内容就是要及时发现档案中的问题，并督促相关人员及时完善，确保档案信息的真实性与完整性。然而，近年来由于就业压力比较大，以及部分人员希望通过档案造假的方式来获得更好的职位与待遇，从而滋生了大量的人事档案造假问题。这样一来，一些人员企图蒙混过关的想法就催生了人事档案造假问题的大量出现，并且日趋严重。年龄造假、工作经验造假、证书资质造假等等，均大大增加了企业人事档案管理工作的难度。虚假的人事档案信息，如果不能及时发现，必将影响到企业管理的公平性，使得企业在制定岗位分配计划、人员培训计划、人员待遇调整等时多难以拥有确凿的依据，误导了决策行为，无法发挥人力资源在企业管理中的重要作用。因为失去了信息的客观与真实性，使得人事档案的价值荡然无存，乱象丛生，给企业及个人均可能带来很大的麻烦，让企业丧失大量优秀人才。 　　2.3人事档案材料不全面
　　对于人事档案管理工作而言，大多数企业仍在延续传统的做法，即较多地关注年龄、学历、性别等基本信息的核对与统计，缺少对相对复杂信息的搜集、核实与处理，如技术水平、专业特长等，这样一来就很容易导致企业人事档案信息的不完整性，阻碍了人事档案管理的水平提升。同时，不够全面的人事档案信息也使得企业人力资源管理工作难度增加，降低了管理的质量与水平，削弱了人事档案的重要意义。
　　很多时候，企业人事档案信息的搜集来源比较有限，使得部分重要的信息不能及时收入，从而难以体现企业人事档案的全面性与完整性，内容上存在很大的相似度，削弱了人力资源的效力，难以体现个性特色，使得用人选人工作变得效率低下，增加了管理成本，造成企业利益的损失。
　　3充分发挥人事档案管理在人力资源管理中作用的对策
　　3.1提高人事档案管理重要性的认知
　　针对企业片面认识人事档案管理在企业人力资源管理中的重要性问题，企业必须从思想观念上尽快转变过来，全面地认识人事档案管理的重要性。一方面，人事档案管理是一项复杂的动态性工作，并非是很多企业所认为的简单静止性的工作，企业应该在人事档案管理工作中投入合理的人力、物力、财力和精力，为人事档案管理工作的有序推进奠定思想基础;另一方面，全面提升企业管理层，尤其是人事管理部门，对人事档案管理工作的重要性，通过宣传、教育和培训等多种形式，增强人事部门相关人员对人事档案管理工作的认识，并通过不断的外部培訓和自我学习，提高相关工作人员人事档案管理的专业素养，为人事档案管理提供强大的人才保障。
　　3.2健全人事档案管理制度
　　当前，人事档案造假问题越来越严重，长此以往，对员工个体的长远发展以及组织的健康持续发展将会产生极为不利的影响。因此，必须从制度层面上加以完善，通过建立健全人事档案管理制度，为组织人事档案管理工作提供制度保障，使相应的工作能够有制度可依，正所谓“为规矩不成方圆”，这样才能推动组织人事档案管理工作实现规范化、制度化、科学化。一方面，针对现有的人事档案管理制度进行改革和优化，对于人事档案管理制度之中不合理、不适宜的条款进行改进和完善，使组织的人事档案管理制度能够适应新形势、新情况以及企业的实际情况，并通过对人事档案管理中档案材料的登记制度、传递制度等动态更新、管理和考核，及时对员工人事档案进行查漏补缺，提高人事档案的完整性和实时性。另一方面，创新人事档案管理制度，针对当前普普遍呈现出的人事档案管理“单位化”“内部化”的问题，应该实现社会化人事档案管理，充分利用现代信息技术，体现出人事档案管理的社会化、现代化、信息化以及透明化，为组织人力资源管理提供更为科学的依据，使员工主观能动性被充分调动起来，提升员工的组织绩效，为组织创造更大的经济效益。
　　3.3丰富和完善人事档案
　　全面的人事档案材料能够为组织人力资源管理提供更为科学的依据，然而，当前组织人事档案普遍存在不全面、分散不统一等问题，所以，组织非常有必要顺应时代发展的变化和现实发展需要，丰富和完善员工的人事档案。一方面，强化员工人事档案资料的动态管理，对员工新产生的学习和工作经历等及时补充到人事档案之中，提高人事档案的实时性、时效性，尤其应该在传统人事档案信息更新基础上，增加能够综合反映员工能力素质、由权威部门认定的资质证书、能够反映不同员工各自性格特点及兴趣爱好的个性化数据资料。
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