会计档案对公立医院审计结论的影响分析
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作者:雷晓莉
[摘 要] 随着社会经济的高速发展，人民对医疗保健日渐重视，承担着民众医疗大部分份额的公立医院的经营管理工作是否合规合法，成为社会关注的焦点问题，公立医院也成为政府审计的重点对象。医院审计结果受诸多复杂因素影响，本文将从会计档案的管理方面分析会计档案管理对审计结果的影响。
[关键词] 会计档案;审计结论;电子档案;重要依据
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 17. 006
[中图分类号] F239 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2019）17- 0015- 03
1 医院会计档案的内容
医院会计档案是医院在日常经营管理活动中形成的，按照国家规定保存的会计载体。一般包括会计凭证、会计账簿、财务报告以及其他会计纸质资料四个部分，以及在医院管理工作中形成的各类电子档案。会计档案是记录和反映医院会计核算专业资料，是检查是否遵守财经纪律的证明材料，也是政府审计医院的重要资料，具体内容如下。
1.1 医院会计凭证
各类原始凭证，包括自制的原始凭证，如费用报销单、支出单、各类医院收据、外来的原始凭证有采购药品、器材的发票等。
1.2 医院会计账簿
包括医院按照会计科目设置的总分类账各类明细账，现金、银行存款日记账等。
1.3 会计报表
包括资产负债表、收入费用总表、医疗收入费用明细表、现金流量表、财政补助收支情况表、成本报表及情况说明表等。
1.4 其他会计资料
银行对账单、银行存款余额调节表、工资表、经济合同、总务科、药剂科、器材科盘点表、门诊住院收据号等。
1.5 会计电子档案
在医院信息化管理过程中形成的与财务有关的电子档案，由于数量多，内容广，打印成纸质材料造成浪费的而保存在电脑里的电子档案，在大数据时代，电子档案的比重日益增加，构成医院会计档案的重要部分。
2 公立医院审计
2.1 公立医院审计概念
审计是由专职机构和人员，对被审计单位的财政、财务收支及其他经济活动的真实性、合法性和效益性进行审查和评价的独立性经济监督活动，公立医院审计是专门机构对公立医院的会计报表和其他会计资料所反映的财政、财务收支、资产管理及其他经济活动的真实性、合法性和效益性进行审查并发表意见的活动。
2.2 公立医院审计的依据
2012年国务院相继出台的《“十二五”期間深化医药卫生体制改革规划暨实施方案》以及与此相关的医改定位，国家负责基层医疗设施投资，医院代表国家经营医疗资源。鉴于公立医院与国家的代理关系，卫生部规定，我国三级医院必须加强财务管理，每年必须经过专业的注册会计师机构对公立医院财务管理情况进行审计，并出具审计报告。
3 审计结果的影响因素
传统的审计结果主要受会计档案质量的影响，随着现代社会经济的快速发展，经济内容繁多复杂，审计环境复杂等原因，现代审计人员不仅仅是单一地从会计档案出发得出审计结论，也要从被审计单位的内部控制，管理层的偏好等多方面考量，结合会计档案，得出审计结论，除会计档案外，主要有如下两个方面。
3.1 内部控制制度影响
内部控制制度是单位内部建立的使各项业务活动互相联系、互相制约的措施、方法和规程。是社会发展的产物。内部控制中的会计控制是指与保护财产物资的安全性、会计信息的真实性和完整性以及财务活动合法性有关的控制。内部控制制度制定与执行情况的不同，对审计结果的影响也不同，内部控制制度完善的被审计单位，因会计信息的真实完整，审计结果以无保留意见为多。
3.2 管理层诚信偏好的影响
诚信偏好是管理层对单位经营以诚信为本，保证单位会计信息的合理合法的偏爱程度。管理层的诚信偏好程度，也影响了会计档案的质量，最终影响审计结果。越是重视诚信经营的单位，会计信息越真实可靠，反之，视诚信为儿戏的单位，会计信息越不真实，二者审计结果也不相同。
内部控制、管理层诚信偏好最终影响在财务上的表现，就是会计信息的真实合法有效性程度，最后的审计结论，还是通过审计查阅会计档案，得出结论。
4 会计档案对审计结果影响分析
审计工作的重点内容是查阅以往形成的会计档案，通过会计档案，可以了解每项经济业务的来龙去脉;可以检查一个单位是否遵守财经纪律，在会计资料中有无弄虚作假、违法乱纪等行为。排除会计资料本身是否真实合法等因素，会计档案保管的程度对审计工作，审计结果有着重要的影响。
4.1 会计档案立卷规范影响
4.1.1 会计档案立卷不规范表现
会计档案立卷不规范的情况汇总有：会计凭证装订后没有封粘，或者已封粘但在封粘处没有会计人员签章，会计凭证装订封皮项目填写不全;会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件资料混乱放置，活页账簿没按统一标准填写封面，会计报表各月份分散存放。会计档案移交时双方没有按册清点，没有移交清单，没有按照永久、定期两类分别保管，销毁档案不及时，造成会计档案积累过多，无处存放。 4.1.2 不规范的会计档案立卷对审计结果影响
不规范的会计档案立卷对审计工作带来较大的困扰，对没有会计人员签章的会计凭证，审计人员难以判断会计责任人。对没有分类保管的会计档案，没有及时销毁的会计档案因分类无序，积累过多，审计工作中查找会计档案占据较多的时间，严重影响审计工作进度，也因审计的时效性原因，影响审计人员的客观判断，容易得出与实际情况不相符合的审计结论。
4.1.3 会计档案立卷规范的表现
规范的会计档案立卷表现有：装订会计凭证使用会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。年度终了必须封账，活页账簿必须将空白账页取出，已设置会计科目但无业务发生的账页则应保留。
4.1.4 会计立卷规范的影响
完善的会计档案立卷，使审计工作人员进入医院审计时，能够及时准确查找会计记录，为审计结论提供可靠的重要依据。签名盖章责任明确的会计档案，对审计人员在审计工作中了解相关责任人信息，明确审计责任有直接作用。
4.2 会计档案保管规范的影响
4.2.1 会计档案保管不规范的情形
医院会计档案保管不规范的主要有：会计档案未按要求归入单位综合档案室保管，而是由会计人员自行保管;没有成立综合档案室，各类档案分别由具体工作人员保管;有些医院虽设有专职档案管理人员，但未接收会计档案;有些医院由于领导不了解《会计档案管理办法》，要求会计人员自行保管会计档案;还有个别医院由于档案箱不足，将会计档案装入纸箱中，放在会计室的柜顶上或任意堆放。
4.2.2 会计档案保管不规范的影响
会计档案作为记录医院会计信息的载体，是证明医院经营是否合规合法的重要依据，保管过程中的随意性加大会计档案出现篡改数据，毁灭数据等可能性，加大审计工作的难度，严重影响审计工作人员的判断，对审计结果也产生不良影响。
4.2.3 会计档案保管规范的表现
已建立综合档案室的医院，财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续，将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的医院，会计档案暂由财会部门妥善保管，但要由专人负责。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。对已离任的会计人员，其会计档案应交本单位综合档案室或财会部门保管，不得自行存放。
4.2.4 会计档案保管规范的影响
保管完善的会计档案对审计工作提供审计需要的各类证据，能够有效证明医院经营的情况，财政财务收支是否合规合法，是否有各类贪腐现象发生等等，为审计结论的客觀、公正提供保障。
5 会计档案管理建议
公立医院承担着广大群众主要医疗任务，医院经营过程的财务问题是社会的热点话题，医院的采购、基建、科研经费等等敏感业务是每年的政府例行审计工作重点内容，审计的结果对医院的影响也极其深远。会计档案为审计工作提供重要事实依据，为审计结论提供证据证明，其重要性不言而喻。在政府监督管理日益完善的今天，各级医院应对会计档案管理工作加强重视，严格按照国家颁布的会计档案管理法规，做好会计档案管理工作。面对医院由于业务多等原因产生的大量会计档案，在管理方面要加大力度，对纸质档案，按照规定装订封存，按手续办好保管交接，明确责任人制度。要建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度，并由专人负责管理。
6 电子档案的管理
根据国家档案管理条例，单位业务中形成的电子档案要打印成纸质版保存，对因各种原因不打印纸板的电子信息保管，要报上级财政部门审批通过。医院由于设计的电子档案过多，除会计报表等重要的会计资料以纸质版保存外，还有因信息化日益普及产生的大量电子档案。对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点，采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失，通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料，以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截至该软件停止使用或有重大更改之后的五年。
7 结 语
公立医院会计档案在每年政府审计中承担重要角色，为政府审计提供详尽的经济资料，为经济责任事故提供充分的证据，是审计工作的重要依据，会计档案管理规范与否对政府审计结论影响深远，各级公立医院应结合医院实际情况，克服困难，做好会计档案的管理工作，保障医院管理有序发展。
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