中小企业劳动合同管理的问题及对策研究
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摘 要 近些年来，我国经济形势发生了明显的转变，用工环境错综复杂，使得劳资关系争议及矛盾不断衍生。由于劳动者维权意识较强，劳动争议及仲裁案件频频发生。在此背景下，劳动合同是劳资双方履行义务及行使权力的重要载体，在劳动诉讼及处理中扮演着重要的角色，对其的科学管理应当得到充分的重视。笔者发现，目前很多中小企业普遍缺失劳动合同管理意识、劳动合同管理专业知识及法律素养，给公司带来较大损失。为此，本文对其展开研究分析，旨在提升中小企业的劳动合同管理水平。
关键词 中小企业 劳动合同 管理机制 流程
一、劳动合同的概念及特征
劳动合同也称为劳动契约，《劳动法》中给出了明确的规定：“劳动合同是劳动者与用人单位确立劳动关系、明确双方权利和义务的协议。”劳动合同不同于普通的民事合同，主要体现出四个特征：
第一，劳动合同是确定劳动关系的法律形式。按照当前我国《劳动合同法》及《劳动法》的规定，签订劳动合同就标志着劳动者及用人单位之间建立了法律上的劳动关系，在法律层面肯定了双方之间的劳动关系。
第二，劳动合同的双方主体是用人单位及劳动者自身，两者是固定的。换言之，这是与普通行政合同及民事合同有所差距的，用人单位及劳动者具有相应的行为能力及权利能力，主体为合法组织及自然人。
第三，劳动合同的性质是双方提供有偿的服务。用人单位为劳动者提供安全合法的工作环境，并且按照合同约定支付劳动者报酬等，而劳动者自身需要服从用人单位的安排及管理，向用人单位提供劳动服务，这一点不同于民事合同中的赠予形式。
第四，劳动合同的多项条款呈现出法律强制性效应。双方劳动关系界定中，劳动者处于相对弱势的地位，为了在一定程度上均衡双方的实力，制定了职业病防护、劳动报酬支付、工伤、休假等一系列条款保护劳动者，这一点与普通民事合同呈现出典型的差异性。
二、劳动合同管理存在的问题分析
当前，诸多公司在劳动合同管理中存在问题，主要体现在两个层面。
（一）管理机制不健全
笔者在调研中发现很多公司在制订劳动合同时，虽然在内容设置上覆盖了休假、考勤、奖惩、安全管理等多项内容，但其中几项内容设置不合理。例如，在员工聘用环节，公司开具工资标准地域劳动法规定的80%，员工入职时，需要交纳300元领取工作服，在离职时予以返回，这一点违法了《劳动合同法》的规定。
（二）运行环节存在纰漏
笔者调研发现目前很多公司在劳动合同运行期间存在诸多问题。例如，在合同订立环节，管理层对人力资源的重视程度不足，缺乏相应的现代人力资源管理知识，深受“一言堂”理念的影响;缺乏有效的监督及约束，使得劳动合同管理人员存在一种得过且过的理念，衍生了后续隐患。此外，在产生劳动争议时，很多公司内部没有专门的法律人员，出现争议时主要依靠临时外聘律师解决，争议案件接二连三，长期下来增加了运行成本。
三、优化劳动合同管理的路径设计
笔者结合自身经验，从管理机制及运行流程两个层面对劳动合同管理机制展开研究分析。
（一）企业建立健全劳动合同管理机制
一方面，公司应完善组织结构。中小企业涉及人力资源管理的内容及事项较多，因此应设定人力资源部门，引进人力资源专业人员组建部门，从薪酬福利、人员配置、劳动关系管理、绩效管理等层面来实现业务内容的强化等。考虑到公司的持续发展，公司应引入法务人员，应对公司在劳动纠纷或其他事项中的法律风险进行防范。在劳動合同管理上，明晰管理职责，凭借总经理—人资部门经理—人资专员的内在模式，防止权利及职责划分不清的状况。
另一方面，要完善公司的规章机制。一方面，在内容设定上，针对现有规章机制中存在的违背《劳动合同法》的问题，需要予以修订，减少隐患;另一方面，应加强程序的合法性构建。公司内部规章机制需要经过全体职工的讨论，由员工提出平等的建议及方案，并第一时间告知劳动者，保证书面记录的留存等，这样可以为后期产生的劳动争议提供有效的制度保障。
（二）优化劳动合同管理流程
首先，在劳动合同订立环节，由公司安排人力资源管理专职人员根据协商内容填写格式文本的合同。例如，补充条款较多且为固定内容时，则可把补充条款内容预先打印出来，然后粘贴在合同的补充条款处，既提高了效率，也防止了手写错误的出现，务必将空白的项目用斜线划掉。
其次，要构建良好的员工及组织关系，不定期采用问卷调查及访谈分析法，了解员工的需求及其对公司不满意的地方，将其及时报送至管理层，采取相应的解决方法，排除争议纠纷的隐患。同时可以设定危险救助基金及活动室，使员工感知到企业的尊重及关怀，激发员工潜力，使其全身心投入工作。
最后，在劳动合同终止层面。一方面，针对员工持有的贵重设备、技术资料签署相应的协议，明晰相关责任;另一方面，在劳动合同终止时，需要明晰劳动的竞业条款，强调技术的保密性，使责任人员对此引起重视。
四、结语
在当前保护劳动者的立法环境下，企业的败诉率远远高于劳动者一方，在一定程度上增加了运维成本及用工风险。随着我国法律体系的不断完善及劳动者维权意识的不断提升，劳动合同不能再被束之高阁，它作为一种针对劳动关系及管理职能的重要手续，贯穿企业人力资源管理，相关人员需要对每个工作环节进行严格记录，确保信息凭证的真实性及可靠性。
（作者单位为中电联电力发展研究院）
[作者简介：张琳琳（1974—），女，山东人，本科，人力资源专业，中级经济师。]
参考文献
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