电子档案在信息化建设中的优势和作用
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【摘要】在新的时代发展背景下，先进计算机技术和网络飞速发展，信息网络时代每天产生的档案信息数量和种类与过去无法比拟，档案管理模式需要不断改进完善，电子档案的扫描、在线归档、在线移交、接收和在线利用档案工作程序逐步与各部门科室文件资料之间相互联互通，使行政、党建信息文件及业务部门的数据报告等在线归档利用，彻底打破档案部门“信息孤岛”的状态，促进档案信息系统共享资源。
【关键词】电子档案;档案信息化;共享系统整合资源
什么是档案？档案是人们在其社会实践活动中直接形成的;档案是历史的原始记录;档案是由文件转化而来的;档案信息的记录方式和载体是多种多样的;档案来源具有广泛性、复杂性特点;档案种类的多样性、丰富性和档案内容的客观真实性。那么电子档案呢？电子档案指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的，具有保存价值并归档保存的电子文件。电子档案与电子文件有着渊源关系：是电子文件的转换物，具有电子文件的所有技术特性。电子档案对单位经营管理来说，是重要的原始凭证，能实现单位工作目标的情况记录，记录单位历史面貌的一个组成部分;对单位信息系统来说，电子档案是信息资源的重要组成部分，直接转换为数据资料库中的信息，是各种档案信息的补充，更新或者是再生产的来源，是系统正常运行的信息保障，通过这些特点我们进一步了解到电子档案与传统档案的差别：
特点一：电子档案保管位置较分散。传统档案是把所有要保管的文件实体集中统一管理，集中在本单位的档案室，而电子档案保管位置比较分散，有些是通过下载将信息转移到光盘、磁盘上集中于档案部门，还有些会采用在线将信息资料转移到指定地址进行管理，电子档案形式多样，相对分散，管理程度广。
特点二：电子档案保管技术程度高。电子档案是人们通过一定技术手段将载体、信息和系统联结在一起，如磁盘的老化、信息受病毒、计算机系统升级管理和控制的难度远超了传统档案管理。
特点三：电子档案信息再利用即时性强。可以同时以不同的形态分流归档，有资料价值进入资料库，成为新的电子文件。而传统档案一种是具有一次性，有关信息提取出来融入现行文件当中，另一种编辑参考资料虽专题性系统性强，但过程慢时效低。
特点四：电子档案可以在线利用。摆脱了地域和时间的限制，查找文件速度快、效率高，实现信息和数据的共享，而传统档案不足之处也逐步显现出来，利用者必须去档案室办理一定手续才能利用档案，相对拖延了时间，降低了工作效率，并且往往只能一个人使用，不能进行信息资源共享。
一、电子档案是档案信息化的基础
档案信息化就是在档案管理工作中全面采用现代信息技术，对档案信息资源进行处置管理和提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案数字化包括：计算机技术、扫描技术、图形图像处理技术、数据库技术等。把馆藏各种载体的档案转化为数字化档案信息，以数字化存入，以网络化互联，利用计算机系统管理，目的是让现有的档案文件资料全部实现电子化，建立健全档案目录数据库，全文数据库和多媒体数据库（如照片、音频、视频等），通过数据接口和办公系统互通，用先进的电子档案管理系统让各部门在数字化技术平台上实行快速检索和利用，从而实现档案信息资源共享。
（一）利用价值和资源共享方面。所谓“重藏轻用”的传统档案管理，手工查询效率低，利用的价值也就低，随着信息化时代的到来，档案工作人员能轻而易举地在信息库检索自己需要的档案信息，不再是“孤本”限制，一份文件可以同时提供给需要的人共享;通过计算机网络，进行异地传递调阅利用成为可能，具有跨区域的超速查询，扩大了档案的利用空间，大大提高了信息利用价值，实现网络资源共享。
（二）成本降低，工作效率提高方面。为了避免了传统档案利用方法对档案资料实体的多次翻来覆去所造成的大量时间上的浪费，又重复了劳动力，电子档案信息的查询利用工作实行的智能一体化，简化了传统档案查询的繁琐流程，从而提高工作效率，降低信息利用成本。
（三）保管和保护档案实体安全方面。通过使用权限控制可以直接在网上查阅打印，减少了调阅、复印次数降低库存档案的老化，解决了反复借阅和保管之间的矛盾，从而對库存档案进行有效的保管和保护，确保实体安全，还有异地异质备份电子档案副本，规避灾难性后果和恢复模糊褪变，方便做好档案防火、防盗、防紫外线、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护工作。
二、电子档案对我馆的重要作用
本人结合本单位实际谈一谈观点：我园是全国双重点文物、建筑物保护单位，是全国爱国主义教育基地和国家4A级旅游景区，本单位档案管理工作在1998年通过二级考评，在2000年被评档案一级，档案工作在《中华人民共和国档案法》和《档案法实施办法》《电子文件归档与电子档案管理规范》的基础上制订19项规章制度来执行，档案保密和借阅利用制度、档案室安全管理制度、《电子文件归档与电子档案管理规范》《文书材料归档范围和保管期限表》《档案管理条例》等，我园档案分为：文书档案、科技档案、特色档案、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、陈展档案，为了集中统一管理档案，保存本园重要历史记录，及时有效地提供有价值的档案信息，服务于现在和未来各项工作的顺利开展，确保归档文件的完整、准确、系统，使文书立卷归档工作规范化、制度化，根据国家有关规定，结合本园实际，制定以上制度。在20年前能评上一级，可见我园建立健全了档案鉴定工作制度设备齐全规范管理，我们的电子档案只有光盘、硬软盘。大数据时代我们对利用者提供服务受限制（设备淘汰等），而我馆的电子档案还处在20年前的阶段，已经远远跟不上“电子世界”的节奏和我馆改陈后全方面发展的速度。在数字信息化网络时代改变了信息传播的方式，丰富信息传播的渠道，逐步完善使档案室与各科室之间互联互通档案服务借阅、咨询、展览等传统途径，得到了调整，档案服务途径多样化、网络化，应用各种新型媒体发挥网络远程功能在较短时间内提供大量的档案信息，内容丰富、速度快捷、效果良好;逐步使行政信息资料、业务数据等在内的电子文件的在线归档、在线移交、接收、和在线利用，彻底打破档案部门“信息孤岛”的状态，打破了纸质文件有形的观念，打破了此次档案固定场所的限制，打破了利用时间的限制。同时同一份文件可以通过复制、下载、网络传递、利用移动硬盘的方式在同一时间不同地点被不同利用者共享，档案部门要善于学会以电子文件为主和充分借助网络力量来实现档案资源的整理工作，利用者通过网络进行档案查询、检索、咨询等，一系列行为，都成为信息记录，如我馆微信公众号“龙华英烈”档案工作者可以从公众号里收集归档轨迹，发现新的信息点，找到信息用户之间的关系。
三、应用信息网络技术化电子档案的优势
文书档案仍然以纸质为主，传统载体的档案占用的存储空间大，保管成本高，使用过程很容易磨损，并且检索效率低，难以满足工作日渐增强对信息资源的需求，为了提高档案服务效率，方便利用者使用电子档案，有着得天独厚的条件，使档案的利用不再受“孤本”的限制，具有便捷性。利用原件变成主要使用档案数字副件，从而得到更加有效的保护，尽量避免重要性原文件损坏，减轻工作量和减少查阅时间，档案信息的利用时效性和价值充分体现，实现价值的增值。保护原始档案安全和可用性是档案工作的重要内容之一，档案数字化后，有利于提倡新时期形式环保无纸化办公和电子政务通过新型档案数字化管理模式的推行与实施，在传统档案管理基础上实现优化整合建全工作效率，提供快捷档案服务，开拓档案信息服务的范围，提高档案信息服务效率，还可以交流互动共享信息，更好地服务各部门档案利用工作。
在信息数字化时代，档案管理已逐渐从传统的思想观念中解放出来，在政策制定、方法改进、技术提升、设备配置，人员结构等方面发生巨大改变，并在不断进步和完善，结合当今新时代背景下的创新和环保意识，使档案管理工作发生质的飞跃，改变传统思维方式和管理模式，促进档案管理水平更上一层楼。
【参考文献】
[1]四川省档案局编.档案信息化建设[M].四川人民出版社.
[2]国家档案局编.档案管理[M].中国档案出版社.
[3]李东红.新时代背景下的档案管理与创新[M].经济日报出版社.
[4]国家档案局.纸质档案数字化的流程与方法[M].中国文史出版社.
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