加强政府部门文书档案管理工作的策略
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【摘要】政府十分重视文书档案的相关管理工作，但是，在实际工作中，会存在一些问题亟待解决。政府有关文书档案管理工作人员需要采取一些针对性的措施，对症下药解决实际问题，确保文书档案管理工作的顺利展开，进一步提高政府机关的工作效率。本文旨在分析政府机关在文书档案管理工作中遇到的实际问题，并提出解决问题的具体策略，促进政府工作高效运转。
【关键词】政府;文书档案;管理;策略
文书档案管理工作，一般指的是将部门进行的各种类型的工作进行整理汇总保存下来。具体到政府机关的文书档案管理工作，是将政府各个部门的相关管理工作通过文字的形式记录下来，包括工作人员的基本信息、工作情况、工作进度等等都必须整理归档留存，以备在需要的时候进行翻阅查看，便于更好地指导日常工作，推进政府机关各项工作协调高效进行。
一、政府部门文书档案管理工作的基本内容
政府机关都设置专门的文书档案管理部门，记录整个政府机关的相关工作，是十分重要的部门，发挥着重要作用。
（一）统筹管理。首先，文书档案管理工作就是管理好文书档案，管理人员对工作认真负责，对管理工作的相关条例必须熟记于心，并且严格要求自己付诸实际行动;做好政府机关其他部门工作信息数据的收集和整理，与其他部门做好衔接工作，有利于提高工作效率;这些资料属于政府机关的内部信息，必须安排相关监督人员进行监督，同时要求工作人员恪守职业道德;整理之后按照既定要求分门别类放置;高效的管理工作促进政府机关的其他工作。
（二）归档立卷。根据档案管理的相关要求，对政府机关各部门的不同信息资料按照不同的类别进行整理归档立卷，声音资料和录像资料要备注具体的时间、内容类型等，图片资料要保留底片，同时记录下照片拍摄的时间、地点、事件等，纸质材料需要打印整理，并且放置在通风不易受潮的地方进行保管;将不同的资料进行立卷编号并且绘制一个目录，以便在之后查阅时更加快速获取有价值的信息，这些档案一式两份，分别交由档案室和本部门保管。
（三）后期查阅。档案管理部门有严格的管理制度，一般情况下，个人不能要求文书档案管理工作人员随意查看档案资料，如有特殊情况，必须有本部门领导的批准方可查阅，如果涉及实际工作，需要了解其他部门的档案，必须经过相关审批流程，经过其他部门和本部门的一致同意可以进行查看，但是没有经过档案管理人员的准许不能记录，更不能将档案带离档案室。
二、政府部门文书管理中存在的问题
（一）管理规章制度不够完善。政府机关相应的文书档案管理规章制度目前还不是十分完善，在整理归档的过程中，缺乏正规的办事流程，导致整个档案管理不够严谨，较为自由散漫。没有形成一套完整细致的规范条例来指导日常的管理工作，缺少专业的工作人员进行日常工作，没有规范的审批手续，导致个人主观随意性较强，不及时整理信息归入档案或是资料不够完整等，最后都会影响文书档案管理工作。管理规章制度不够健全，档案的全面性和完整性得不到有效保障，最终无法为政府机关其他部门提供有价值的档案信息，导致政府内部的很多工作无法高效率开展。
（二）政府缺少专业管理部门。政府机关对于文书档案管理工作，在态度上还不够重视，没有设置专门留存檔案的档案室，这样在一定程度上档案管理工作的专业性还不够强，因此相关工作无法有效进行。目前，政府机关的文书档案工作由于缺少专门部门进行处理，只能是政府的每个部门管理各自的文书档案，而且保管档案的工作往往是部门其他员工兼职处理，这样不利于部门与部门之间信息的交流，也使管理工作不够条理，在一定程度上阻碍了整个政府机关工作。
（三）归档方式缺乏科学性。由于缺少完善的管理规章制度和管理条例，在归档方式方面缺少科学性，没有分门别类进行整理。档案有很多种类型，声音、图像、图片、文字资料等档案，每一种类型的档案对应不同的归档方式，如果按照自己的主观意志进行处理，就会导致在之后的档案利用时无法快速寻找到所需要的档案，严重阻碍了政府机关的相关工作;其他类型档案没有进行标记的话，容易造成重要的档案遗漏，降低了档案工作质量。
三、政府部门文书档案管理工作的策略
（一）完善文书档案管理的规章制度。政府机关需要结合政府自身发展实际情况以及国家社会对政府机关的相应要求，做出一定的调整。在工作中不断完善相应的规章制度，例如，政府机关在其内部设立专门的文书管理工作部门，并且配备档案室保管各种档案资料。首先，文书档案管理工作相对而言是较为专业而独立的。其次，在档案整理归档时，必须有一整套管理条例严格遵守，通过一系列手续进行归档，而且必须有严格的时间要求，如果没有按照规定的时间将各部门档案递送到文书管理部门，将会降低档案管理的效率，影响后续的一系列相关工作;档案分为一般资料和绝密资料，不同类型的资料整理方式和归档程序不同，具体到档案类型方面，在档案中有声音、录像、图片、文字等等，每一种类型的档案整理和归档的要求都不尽相同，必须按照相关要求进行整理;归档之后档案的利用方面也应有具体要求，政府机关其他部门工作人员如因工作需要查阅档案信息，必须经过相关部门的审批同意方可查阅，如果想要借阅，工作人员必须要求该人员填表做好登记工作，具体责任到人，以便在以后的工作中遇到一些问题可以及时了解问题的症结，更加有效地解决问题。
（二）增强管理工作人员的专业性。在过去，政府机关的相关工作不是十分完善和到位，随着近些年来社会的发展、人民的诉求，促使政府的相关工作必须趋向完善合理，更好地为社会服务。在政府机关中，文书档案管理工作十分重要，高效的管理工作为政府相关工作奠定基础。其中，文书档案管理工作离不开专业的工作人员，这对政府机关提出要求，要督促档案管理部门按照人才引进标准进行招聘，不仅需要关注学历，还要考虑专业能力、处理事件的能力以及与人交往的能力，这样才能够选出优秀的人才。同时，工作人员在接触具体的档案管理工作之后，在实践中不断摸索更好的管理方式;同时，政府机关应组织档案部门的工作人员参加培训，进行学习，不断提升工作人员的专业能力。
四、结束语
政府部门的文书管理工作是政府工作重要的组成环节，文书档案管理工作涉及到档案的范围、归档要求及再利用等，这些都是基本的要求，但是，目前文书档案管理工作还存在一些问题，需要有针对性的策略解决实际问题，有相应的文书档案管理部门，并不断完善相应的规章制度以及条例，规范专业工作人员的工作，提高其工作能力，最终使政府的文书档案管理工作有条不紊地进行，推动政府更加高效工作，为人民服务。
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