做好档案管理信息化建设的思考
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【摘要】本文以对档案管理工作的重要性分析为基础，对档案管理工作的环境以及规章制度和数字化建设进行了简单阐述。希望在信息化社会做好档案管理工作，提高工作者的专业素质与水平，将档案保护好，保证其作用发挥到最大化。
【关键词】档案管理;信息化;规范化
针对研究对象来说，档案是进行有效分析的有利工具之一，并且为发展方向的确定提供基础，在档案当中总结的经验与知识成果可以为将来的工作提供一定的帮助。现如今将档案管理工作做好，已经是新时期的工作需求。由于人类对信息的需求逐渐增大，所以加强领导与组织，重视档案管理工作并且制定有效可行的制度来促进管理工作的规范化是当务之急。政府部门要对电子档案进行有效利用，强化工作人员对档案管理的意识与重视，有针对性、目的性地为资源需要者提供服务。工作人员也要注重提高自身综合素质，掌握档案管理的专业知识，积累工作经验，在原有的档案管理工作上进行完善，争取精益求精。以下是针对档案管理工作总结的经验与相关建议：
一、提高管理人员素质，为信息化建设提供人才
想做好档案管理信息化建设，档案管理者的道德意识、信息处理能力以及服务意识必须相应提升，对信息化建设的具体内容与规则必须更加了解，才能够对档案管理的信息化建设提供中坚力量。
（一）道德意识。真实性高的档案才能够在信息化建设之后具有借鉴意义。所以档案管理者必须时刻维护档案的真实性，以保证内容信息可靠。提高档案管理者的道德意识，防止档案管理者歪曲档案内容，篡改档案成果的恶劣现象出现。同时也要保证客观鉴别档案，坚持实事求是，力求尊重档案的真实性，绝不按照主观臆测档案，做出不恰当的分类。除此之外，档案管理者必须要有维护档案的意识，并且与一切歪曲档案内容、破坏档案真实性的行为作斗争。
（二）信息处理能力。一个优秀的档案管理者，必须要拥有良好的信息处理能力。管理者必须要注重提高相关能力，在增强对信息的敏感度的同时提高自身鉴别与处理信息的水平，以保证社会对档案的需求得到满足。
（三）服务意识。一个优秀的档案管理者，必须时刻注意自身服务意识的提高。由于档案管理者经常需要有效开发档案信息，以保证重要信息的时效性，及时与社会接轨，加强档案管理对于事业单位工作的有序进行是基本保障。所以档案管理者必须要时刻注重自身对于现代化设备运用的认知与熟练程度，保证自身具有的服务意识能够跟上时代进步，在履行职能时，将服务意识运用其中，按照国家现有规定标准进行档案的利用开发与公布。
二、提高对档案管理信息化建设工作的重视
重视档案管理工作，时刻关注档案信息化建设进度，加大档案管理的信息化建设力度，是所有事业单位进行档案管理工作的基础。无论是行政机关还是企事业单位，各级领导都应该提高对档案工作的重视与支持，秉承着对历史负责，对职工负责的严谨态度，以档案管理的领导力度为抓手，保证每一个主要领导和分管领导都能够做到对档案管理的工作高度重视。事业单位也要保证对档案管理工作的投入到位，对管理工作人员的福利到位。工作人员要定期向分管领导汇报档案工作情况，将档案管理过程当中出现的问题及时反馈并积极解决，保证档案管理工作能够顺利開展。同时，要加大对档案管理工作的支持力度，为档案管理良好开展提供坚实的物质基础。除此之外，领导应该注重对档案管理工作人员的工作及生活的关心照顾，重视档案队伍的建设，为档案管理队伍增添活力提供后盾，让档案管理工作者感受到组织的温暖，从而提高工作的积极性与创造性，愿意为档案管理工作奉献出自己的力量，这样才能够为档案管理的信息化建设提供足够的储备。
三、健全档案管理制度，为信息化建设提供便利
对于档案管理工作而言，拥有完善而健全的管理制度是十分重要的。比如对于收集制度和保管利用制度做出规定，并将相关规定制度纳入考核办法当中，可以有效提高员工做好档案管理的意识与信心，保证档案管理工作能够更加优质，政府部门需要建立有效可行的信息化档案管理制度，以保证档案的安全性、真实性和整体性。按照我国的相关规定，档案的登记考核等都需要创建完善的规章，所以事业单位可以通过建立具有科学性的规章制度，为档案管理信息化建设工作的优质高效打下良好的基础，从而促进管理工作的规范化以及信息化。
做好档案管理，必须要严格确保档案材料的完整性，一旦出现档案遗失的情况，必须及时进行查找，如果档案发生损伤，要及时进行补损。同时也要加强对档案的保护，无论是纸质档案，还是电子档案，在源头处切断档案发生遗失和损伤的苗头。对于纸质档案，库房必须要做好防潮、防虫、防火、防盗、防高温等工作，按照安全防护要求配备相关防护设备进行仔细防护，防止档案出现霉变、污损以及虫蛀等事故。对于电子档案需要采取必要的措施来加强保护。主要是加强对电子档案的载体保护。同时也要加强对其的信息保护，防止出现遗失或者被盗窃的事故，确保开展信息化建设工作的时候，有合理的管理制度作为依据，以此为信息化建设的过程提供便利。
四、加强档案的数字化建设
档案的数字化建设，信息化创立是做好档案管理工作的有效方法。也是档案工作逐步实现现代化，与现代化技术进行进一步融合的必经之路。档案是一种比较丰富的信息资源，所以如果能够实现档案的信息化，将会使档案效益发挥到最大，同时为需要的人提供更优质、更便捷的服务。由于档案管理工作相对复杂，并且具有较高的劳动强度，所以将档案目录进行信息化是有效的构建工作之一。将信息化设备进行有效利用，对档案进行整理与汇总，把所有相关的信息集合在一起。这样不仅减少手工操作的强度，同时也能够提高工作效率，降低重复劳动。在档案资源共享的同时，达到事半功倍的效果，早日实现档案管理的信息化建设。
五、有效利用信息化手段
档案管理工作具有很强的专业性，管理部门必须要配备档案管理的基础设备，管理人员必须要掌握对档案进行现代化管理的技术，政府必须加大对档案管理工作的资源投入与成本投放，以提高档案管理计算机网络系统的安全性。同时也要注意为档案库房提供相应设备，以保证在特殊情况出现时及时防护，降低档案的减损。采用信息化管理手段，对档案进行科学管理。制定出严谨科学的电子文件管理制度，并且建立有效的操作管理体系，进一步完善电子文件的跟踪管理，以保证档案管理与现代技术进行有机结合。使各类档案都能够安全保存、科学分类、便于查阅，发挥其最大的作用。
六、做好档案收集，确保信息化的完整性
档案种类繁多，各式各样，所以各单位要明确制定出科学而合理的收集重点，以保证将优质的档案进行有效收集，防止有价值的档案流失。各单位必须结合自身实际情况。根据自身的管理体制，机构设置以及管理体系的具体情况，协调各个部门进行上下配合协作，做好档案收集工作。在档案收集时，进行有效的检查与指导，减少优质资料的流失，同时拓宽档案收集范围，收入更多有利于于国家的档案，以反映社会前进的历史面貌。对于比较零散的档案进行收集、归档、加工、分析，为社会提供更多完整而准确的信息资源。
七、结束语
综上所述，我们可以看到，做好档案管理工作，无论是对政府还是工作人员，都是必不可少的重要环节。在社会的不断发展当中，档案管理工作也在产生变化，出现许多新的状况，所以档案工作必须要与时代发展的需求紧密相连，相关的管理标准也要逐步严格起来，以保证档案管理工作能跟上时代快速迈进的脚步，在信息化社会中为更多人提供服务。同时提高工作人员的综合素养，注重对工作人员的定期培训，以达到事半功倍的效果，促进档案管理的规范化，加快社会主义和谐社会前进的步伐。
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