基于信息化视角下存货管理路径探析

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　　[摘 要] 随着大数据时代的到来，企业在存货管理方面的信息化建设也显得尤为重要。结合企业存货管理信息化建设理论，以豫南地区的一家中等规模的制造类A企业为案例进行分析，探析信息化建设对A企业存货管理带来的积极影响，A企业在存货管理信息化建设上取得的成绩对于其它制造类企业存货管理信息化建设具有借鉴意义。
　　[关键词]信息化;存货管理;ERP系统;信息流
　　Abstract： With the arrival of the age of big data， inventory management the information construction of enterprises is more important than before. Therefore， this paper combining with the theory of information construction of inventory management of enterprise ，selecting a medium-sized manufacturing an enterprise in southern Henan as a case analysis， demonstraes the positive impact of information construction on the inventory management of enterprise A.And it provides experience for inventory management in the construction machinery manufacturing industry. The achievements of enterprise A in the information construction of inventory management can be used for reference for other manufacturing enterprises in the information construction of inventory management.
　　Key Words： Informationize; Inventory Management; ERP System; Information Flow
　　随着大数据时代的到来，企业在存货管理方面的信息化建设也显得尤为重要。企业规模越大，各部门因信息化建设落后导致存货管理不善引发的相关问题也更为严重。这将导致销售统计、成本管理和成本核算等多方面出现问题，会计部门无法为管理层经营决策提供有效的、可靠的会计信息。一些企业开始重视这方面问题，如司马煤业公司通过与中国矿业大学合作共同开发建设信息管理系统，存货管理实现管理网络化、过程监控自动化和分析决策智能化;华科股份将信息技术与存货管理结合，在存货发出环节建立信息共享机制并配套具体保障方案加强对存货管理。因此，企业存货管理信息化建设对于企业存货管理有着重要的意义。
　　关于存货管理信息化研究方面，韩真真（2014）结合存货管理发展过程的六个阶段，论述各阶段的优缺点，认为企业资源规划和供应链管理系统管理是最新的管理模式。刘依恬（2015）从企业战略成本管理角度分构建一个保障体系，该体系依托ERP（Enterprise Resource Planning企业资源计划系统）平台系统从建立流程驱动体系、作业体系和管理组织与考核体系三个方面实施存货管理。程云雷（2016）认为存货管理建立在信息管理基础上，针对存货管理中存在的问题并提出解决对策，改善存货管理和提高企业经济效益。
　　已有的研究主要在加强企业信息化建设方面提出建议，但没有具体深入全面地论述信息化建设对于存货管理的重要作用和方式。本文主要围绕企业的信息化理论，选取A企业为研究案例，结合信息化建设对于存货管理的促进作用。通过对比分析A企业实施ERP前后存货管理在组织形式方面的变化，为预上ERP系统的制造类企业提供借鉴参考。
　　一、存货管理信息化的内涵
　　存货管理信息化建设主要体现在树立信息化理念和建设信息系统平台两个方面。
　　（一）树立管理信息化理念
　　管理信息化是将信息技术与管理理念结合以转变企业的制度建设、业务流程和组织形式，用以改善企业采购、生产、研发、销售和财务等管理经营活动。企业管理层需重视管理信息化制度建设，转变存货管理理念，利用信息技术改善企业的经营管理活动。
　　许多企业在发展前期信息化建设落后，对于存货管理单纯依靠人力指挥操作，以手工单据单项传递信息，企业内部给部门之间信息传递滞后且无序（如图1），存货管理带来的诸多问题成为企业发展壮大的制约瓶颈。傳统的流程面临着重组的局面，与存货管理相联系的信息传递相关的系统亟需更新换代。许多企业通过发展信息网络化模式，建立信息共享机制并配套具体保障方案加强对存货管理（如图2）。存货管理流程重组，与信息共享机制配套，保证信息流、物资流和财务流三者同步变动。
　　（二）建设信息系统平台
　　管理信息系统是以人力资源为主导，利用软件和硬件技术对信息收集、整理、存储、传递和维护的系统。对于存货管理，在软件技术方面，主要通过ERP系统整合企业资源全面管理，针对信息流、物资流和财务流三个方面的管理集成一体化，为管理层提供有效的决策信息。在ERP系统功能模块中，存货管理与供应链管理、生产控制、库存管理、财务管理等模块密切联系。在实施ERP系统过程中，对参与员工进行系统培训，对存货管理整体规划，分部门建立信息化集成平台，采用计算机网络和数据库技术，调查存货管理业务和相关数据流程，建立数据字典和确定存货管理模型，最终提出存货管理的系统方案。 　　二、案例分析
　　（一） A企业存货管理存在的问题
　　A企业是豫南地区的一家中等规模的制造类公司，注册资本3000万，主要经营山茶油产品。自2011年成立，经过多年发展，相关存货如产成品和原料较最初成立时有较大变动。随着存货的种类和数量的不断增多，对于存货的管理也成为了一个亟需解决的问题。2018年初，A公司预实施ERP建设，仓储部和会计部人员对存货进行盘点，发现存货管理方面存在许多问题。
　　A企业仓储部内的管理存货主要是两大类：原料和产成品。其中，原料包括原辅材料、包材和其他材料等。产成品主要为生产部所生产的相关产品。由于信息传递方式落后和传递流程的不完善，采购部、仓储部、生产部、研发部、销售部和会计部传递的财务流、信息流和物资流不一致。这种现象主要表现在存货命名、部门信息传递和产成品分类等三个方面。
　　1.存货命名关系混乱
　　公司内部各个部门对于存货命名不统一造成存货名称混乱。采购部按照生产厂家提供原料名称对原料命名手工填写纸质入库单，其他部门领用原材料按照产品名称命名。而一种原材料对应多种产品，容易出现“一材多名”的现象。每个部门命名不同，其实都是同一种存货。各个部门领用时随机命名，导致物资流和财务流不一致，最终可能出现仓储部、财务账面数据信息不一致的情况，导致存货的初始计量出现问题。对于生产部所生产的新类型产成品，新产品无统一命名，出现“一品多名”情况，造成信息流混乱。新产品的名称没有统一规范，各部门内部记录名称与生产部入库单或出库单不一致，仓储部收发货记录数、销售部销售数量与财务账面数不一致，导致存货的后续计量出现问题。
　　2.部门之间信息传递流程落后
　　部门之间信息以直线式方式传递。销售部、采购部、生产部和研发部办理入库或者出库手续时手工填写纸质多联单据，相关领导签字，送至仓储部签字，再送至会计部，会计人员签字后留下一联再将其他单据送至仓储部交付或接受货物。财务人员根据单据内容采取手工核算的方式采取相应的账务处理（流程如图3）。
　　①+⑤：会计部和采购部办理采购原料入库业务;
　　②+⑤：会计部和生产部办理原料领用或产成品入库业务;
　　③+⑤：会计部和研发部办理原料领用或产成品研发业务;
　　④+⑤：会计部和销售部办理提货出库或退货入库业务。
　　直线式方式传递信息方式容易造成采购部、生产部、研发部和销售部办理生产材料和产品出入库时物资流和信息流不同步，也影响会计部对生产成本、库存商品、研发支出、主营业务成本、主营业务收入的会计核算。
　　3.产成品分类和排序无统一标准
　　由于产成品种类较多，部门之间未形成统一的存货分类设置顺序。财务系统中产成品按照产品生产的先后顺序排列，未给后续同类产品留下空间。同一类型产品出现时期不同，出现在不相邻的科目位置中。仓储部的管理人员对于产成品记录与排序也面临着同样的问题，而且会计部和仓储部对于产成品记录与排序不一致，不便于相关存货的查询和记录。
　　（二）A企业存货管理信息化建设的措施
　　2018年初，A企业管理层强化内部管理，根据存货管理中存在的问题并分析原因，进一步完善建立存货管理制度，投入资金购买财务软件，围绕存货管理全面实施ERP系统建设，采取多种途径改善存货管理。
　　1.完善存货管理制度
　　从制度层找到问题的根源，制定合理的存货命名管理制度。各部门根据ERP建设情况修改出库单和入库单的管理制度，制订存货命名和编码制度。存货命名和编码制度与ERP中存货信息管理相结合，确定单一部门对存货命名和增加存货编码原则。确定单一部门对存货命名，增加存货编码，其他部门按照编码和命名填写单据，完善信息的输入设计和输出设计。最先接触存货的部门对存货命名和编码，会计部根据存货的用途和种类审核名称和编码，存货的相关信息输入ERP系统。采购部根据厂商提供原材料名称录入系统，并增加存货编码。对于产成品，以生产部门对该产品的名称录入系统，并增加产成品编码。健全存货命名制度，增加存货编码，减少“一材多名”和“一品多名”情况。
　　2.建立并完善存货信息管理系统
　　在完善制度的基础上，管理层实施ERP项目，采用先进的信息化管理理念和技术强化存货管理。在存货管理项目中，各部门推选出若干管理人员成立ERP项目小组，小组成员通过系统培训了解管理理念、掌握操作技巧和熟悉操作流程，进而负责相应管理模块。ERP项目中，采购部门对应应付模块和库存模块，仓储部和生产部对应库存模块和存货模块，研发部对应研发模块，销售部对应销售模块和应收模块，会计部参与各模块的运营核算。在实物流方面，仓储部处于核心位置;在财务流和信息流方面，会计部处于核心位置。存货的采购、存储、生产、研发和销售环节涉及的信息实现部门共享（流程如图4）。
　　①+⑤+⑥：仓储部和采购部办理采购原料入库业务和会计部处理应付账款业务;
　　②+⑤+⑥：仓储部和生产部办理原料领用或产成品入库业务和会计部处理成本核算业务;
　　③+⑤+⑥：仓储部和研发部办理原料领用或产成品研发业务和会计部处理研发支出业务;
　　④+⑤+⑥：仓储部和销售部办理提货出库或退货入库业务和会计部处理应收账款业务。
　　环式传递信息方式确保采购部、生产部、研发部和销售部办理生产材料和产成品出入库时物资流和信息流同步传递，生产成本、库存商品、研发支出、主营业务成本和主营业务收入五个科目的财务流传递实现自动结转。
　　3.完善存货分类和级别划分标准
　　通过ERP系统建立矩阵式项目小组，完善各部门信息沟通渠道，完善制定存货分类和级别划分标准。会计人员为初始信息审核人员，保证存货初始计量准确。依据新制度制定的管理标准并划分层级录入存货信息，其他部门根据会计部审核后的初始信息录入单据，确保存货后续计量信息准确。
　　通过实施ERP系统建设协调各部门信息沟通，A企业在存货管理完成了预期目标，保证了信息流、物资流和财务流同步变动。会计部在销售统计、成本管理和成本核算方面增强了效率;仓储部在存货的出入库记录方面提高了数量和名称的准确性;存货管理的审批手续和流程得以简化。
　　三、启示
　　存货管理信息传递方式、环节存在问题，导致部门之间传递的信息流不一致，造成物資流和财务流变动不一致，影响了企业对存货有效管理。A企业通过提升存货管理信息化建设水平，完善信息传递流程，促进组织结构优化，保障信息及时准确传递，提高了管理层决策的科学性和准确性。相关制造类企业计划存货管理信息化建设，可以借鉴A企业的路径方式。
　　[参考文献]
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　　[2] 刘依恬.基于ERP平台的战略成本管理保障体系建设[J]. 财务与会计2015（11）：40-42.
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　　[6]李志.企业存货内部控制[J].财经界（学术版），2016（17）：126-127.
　　[7]马岭.解决企业存货管理问题的若干对策[J].现代经济信息，2015（14）：64，66.
　　（责任编辑：郭丽春 曹晓东）
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