浅谈大数据背景下中职学校综合档案管理信息化的实现路径

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　　[摘 要]21世纪，信息技术发展日趋成熟。大数据技术加速了档案管理信息化进程。为提升中职学校综合档案管理效率，有效利用档案价值，中职学校需针对当前存在的档案管理思维更新滞后、缺乏数据技术分析人才、大数据嵌入档案管理缺乏统一标准等问题，采取积极的应对措施，创新综合档案信息化的实现路径。
　　[关键词]大数据;中职学校;综合档案管理;信息化
　　doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.10.089
　　[中图分类号]G270.7;G647.24 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2020）10-0-02
　　0     引 言
　　大数据时代对中职学校综合档案管理信息化提出了更高的要求，如何利用大数据带来的信息技术优势，提升中职学校综合档案管理水平，成为中职学校当前面临的现实课题。
　　1     大数据背景下中职学校综合档案管理信息化建设的必要性
　　1.1   有助于适应时代发展的需要
　　一直以来，国家都非常注重信息化建设，并针对信息化建设提出了一系列的改革方案，同时国家还协调相关部门加强网络基础设施建设，为信息化的普及工作奠定坚实基础。此外，国家还看到5G技术带来的机遇，加速推进5G技术普及，为中职学校综合档案信息化建设奠定了坚实基础。中职学校必须看到大数据对中职学校档案管理信息化建设带来的影响，紧跟时代发展需求，加快中职学校综合档案管理信息化的建设步伐，加大中职学校综合档案管理信息化的资金投入力度，实现综合档案管理的数字化和标准化，将纷繁复杂的纸质和影像资料通过扫描、编码、存储等有效方式进行数据化存档，从而更好地适应中职学校教学与科研工作的现实需要，更好地为学校建设和发展服务。
　　1.2   有助于满足学校长远发展的需要
　　中职学校综合档案管理涉及学生管理、行政管理、教学管理和科研管理等各方面的信息资料，通过中职学校综合档案信息化建设，能够实现校内外档案资源的信息互通，进一步提升中职学校综合档案利用率。从学生需求角度看，通过综合档案信息化建设可以将档案信息资源上传到网络，学生可以通过网络途径查询、下载、利用。从教师角度看，通过建立中职学校综合档案教学数据库，并按照门类将教学资源进行有效整合，教师可以借鉴数据库教学资源，进一步提升教学水平。从学校发展角度看，通过综合档案信息化建设，能够将纸质档案变成数字档案，减少纸质档案占有的资源，同时也有利于减轻学校管理成本;形成更加系统的档案资源，通过档案参数对比，了解当前学校在发展过程中存在的优势和不足，明确未来发展方向，为学校管理者政策制定提供参考。
　　1.3   有助于提升综合档案管理效率
　　中职学校综合档案蕴含了大量有价值的信息，如何对这些有价值的信息进行综合利用成为摆在中职学校面前的一道现实课题。中职学校通过综合档案信息化建设，可以将传统的纸质档案转变为电子档案，一方面，解决了传统纸质档案管理占用空间、占用资源的现实问题;另一方面，通过综合档案信息化建设，能够进一步简化档案管理流程，提升综合档案管理的利用效率，同时也节省了综合档案管理人员的时间，方便学校管理者、教师和学生随时提取和利用。
　　2     大數据背景下中职学校综合档案管理信息化建设面临的困境
　　虽然当前中职学校综合档案管理信息化已经取得了阶段性成就，但在具体推进过程中还存在以下几方面的问题。
　　2.1   信息化思想意识淡薄
　　中职学校综合档案管理人员对档案信息化建设理解不够充分，只是从硬件层面对信息化建设进行理解，对信息化建设的目的、具体步骤和作用了解不多;将综合档案管理信息化建设简单理解为购买几台电脑和扫描仪，将纸质档案变成数字档案，并没有了解综合档案管理信息化建设的实质、价值和作用。加之中职学校主要领导对学校综合档案管理信息化建设支持力度不足，导致综合档案管理信息化建设进程缓慢。
　　2.2   数据存储技术比较落后
　　从当前中职学校综合档案管理工作具体开展情况看，中职学校综合档案基础设施建设比较落后，缺少相应的技术设备，很难适应当前大数据背景下对档案信息的处理要求。同时，许多中职学校在综合档案管理过程中没有建立相应的信息化管理制度，人员的综合素质和能力相对较弱，对数字存储技术了解不全面，导致综合档案数字化工作开展缓慢。
　　2.3   缺乏统一的共享平台
　　中职学校综合档案管理涉及学校多个职能部门，既有学校发展进程中形成的档案，也有教师形成的教学档案，还有科研部门形成的档案，因此在管理过程中由于档案来源广泛，加之缺少相应的管理规范和标准，导致档案在收集整理过程中五花八门。尽管中职学校已经采取了档案管理系统，但在具体运作过程中很多部门不配合，同时也没有形成统一的标准共享平台，效果并不明显。
　　3     基于大数据的中职学校综合档案管理信息化路径选择
　　大数据时代，中职学校应该高度重视综合档案管理信息化建设，特别是主要领导要树立数据管理意识，转变思维方式，运用互联网思维指导中职学校综合档案管理信息化建设。同时要给予综合档案管理信息化建设一定的政策和资金支持，加大综合档案管理信息化建设的技术研发力度，构建更加规范合理的综合档案管理信息化制度，完善综合档案管理共享平台，推动中职学校综合档案管理信息化健康可持续发展。
　　3.1   树立大数据管理意识，实现思维转变
　　3.1.1   学校领导要高度重视档案管理工作 　　中职学校的管理者首先要转变自身思维，了解大数据对中职学校发展带来的影响。增强互联网思维，转变传统中职学校综合档案管理思维，构建与大数据相符合的中职学校综合档案管理模式，充分利用大数据技术对传统档案管理收集、整理、归档各个环节进行创新。同时中职学校管理者要充分看到综合档案信息化建设的重要意义，并将综合档案信息化建设纳入学校工作日程中。学校管理者要加大对综合档案管理信息化建设的宣传力度，进一步增强档案管理者的信息化素养，加大对档案管理者的培训力度，为中职学校综合档案管理信息化建设提供人才支撑。
　　3.1.2   档案人员需树立信息化意识
　　大数据、云计算技术为中职学校综合档案管理提供了技术支撑，依靠庞大的信息系统可以将传统的纸质档案进行数字化储存和数字化处理，实现纸质档案管理向信息化档案管理过渡。中职学校综合档案管理信息化建设最核心的主体就是综合档案管理人员，只有综合档案管理人员树立起信息化意识，才会主动学习大数据信息技术，并不断提升应用信息技术的能力和水平，才能更好地投入中职学校档案管理信息化建设中。结合中职学校综合档案管理的实际需求，对档案信息系统进行完善，进一步提升中职学校综合档案管理效率。
　　3.2   加强综合档案信息化建设，开发关键技术
　　3.2.1   进行档案信息化体系建设
　　中职学校综合档案管理信息化建设是一项系统工程，当前我国中职学校综合档案信息化建设还处于起步和探索阶段，与国际先进水平存在一定的差距。因此有必要从当前我国中职学校综合档案管理的实际需求出发，构建更完善的档案信息化管理体系，完善相应的技术标准，提升档案信息化建设水平，同时要加强综合档案基础设施建设。一方面，加强硬件设施建设，中职学校要支持综合档案管理信息化工作，给予综合档案管理信息化一定的政策和资金支持，购买先进的技术设备，配齐档案信息化建设的专门人才。另一方面，加强平台建设，中职学校综合档案信息化建设的最终目的是合理利用档案资源，因此只有打造共享平台，才能实现档案资源的及时收集、及时上传、及时整理和及时开发，才能进一步提升档案资源的利用效率。
　　3.2.2   建立电子档案管理数据库
　　档案信息化建设的关键技术在于电子档案管理数据库建设，因此中职学校综合档案管理部门应该结合中职学校自身发展的实际需要，引入第三方专业机构，建立适合中职学校的综合档案管理数据库，为综合档案数据化建设提供存储和开发空间。通过电子档案管理数据库建设，综合档案管理工作人员可以对档案资料进行后台管理，并运用大数据、云计算等处理技术提升档案管理效率。在数据库搭建过程中一定要注重信息的安全性，要设置管理权限，进一步提高数据库准入门槛，尽量避免无关人员进入数据库后台。同时要优化档案信息的检索和跟踪系统，对数据库信息进行检索，进一步提升工作效率，方便广大师生利用数据库档案信息资源。
　　3.3   规范综合档案信息化管理，实现动态化发展
　　3.3.1   规范学校综合档案信息化管理
　　中职学校要选拔专门人才，对综合档案管理信息系统进行及时更新和维护，同时也要根据中职学校自身实际需要对综合档案信息化系统进行完善和拓展，进一步提升综合档案信息化系统的利用效率，避免学校重复投入，减少中职学校综合档案管理成本。中职学校还要在教育部门和档案部门的指导下，完善中职学校综合档案管理制度，明确综合档案管理标准，落实中职学校综合档案管理岗位权限，制定综合档案管理人员的管理和监督制度，加大对综合档案管理人员的培训力度，进一步提升综合档案管理人员的安全意识和责任意识。
　　3.3.2   檔案资源动态化、平台化管理
　　中职学校综合档案管理信息化建设应该坚持动态化发展原则，特别是在信息技术飞速发展的今天，中职学校应主动适应时代发展需要，对中职学校的综合档案管理、综合档案开发和社会化服务等相应内容进行综合研判，对不符合当前综合档案管理需求的制度进行调整，增强综合档案管理的针对性。通过综合档案资源的动态化管理和平台化管理，减轻档案管理人员的工作压力，减少档案管理的步骤，进一步提升综合档案管理的效率。
　　4     结 语
　　全面实现档案信息化建设任重而道远，是新时期档案工作面临的严峻挑战，同时也是档案事业新的发展机遇。学校领导及档案管理者必须在思想上认识到档案管理信息化的重要性和迫切性，树立与时俱进的责任意识，利用新科技，迎接挑战，把档案信息化建设作为档案事业发展的有利契机，推动学校综合档案管理工作不断发展。
　　主要参考文献
　　[1]於菊红.大数据背景下档案管理范式的转型：从信息管理到数据管理[J].档案管理，2019（6）：12-15.
　　[2]陈雪燕，于英香.从档案管理走向档案数据管理：大数据时代下的档案管理范式转型[J].山西档案，2019（5）：24-32.
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