大数据背景下的地铁财务档案管理
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摘要：轨道交通的发展推促地铁财务档案管理呈现出点多、面广、线长的时代特征。在大数据背景下，各行业、领域的工作与互联网信息技术越发紧密结合的同时，也在寻求新的发展途径。本文探索地铁财务档案管理数据化的实现及运用，借助大数据手段，助推地铁财务档案管理工作。
关键词：大数据;财务档案;数据化管理
一、地铁财务档案管理现状概述
（一）地铁财务档案的复杂性
随着时代的进步、科技的发展，人民的出行节奏也日益加快。轨道交通运输以其时效性的保证日渐成为各大城市人民生活的主流出行方式。地铁线路的发展是一个长期持续的过程，从设计、建设到运营及维护作为一个整体，涉及的内容众多，财务档案则涵盖了地铁线路工程从招投标、合同签订、付款验收、售后维保等整个经济活动中涉及资金往来、收付的所有原始资料，通过细致的财务科目核算，从而确保整个地铁线路财务数据的完整性，是清晰反映整个过程和区分各个项目的重要依据。由此可以反映出地铁财务档案呈现出点多、面广、线长的复杂性。
（二）地铁财务档案管理现状
截至2019年9月28日，全国共计有41个城市已开通轨道交通，而在2020年，国家发改委共批复了43个城市轨道交通地铁线。地铁线路建设和运营快速发展的背后，按照财务制度的执行及严格的财务核算，使得地铁财务档案数量急剧增加，对应的凭证档案装订保管工作量巨大。目前地铁财务档案还是以纸质为主，纸质档案的保管对空间占用和空间环境均有严格要求，由于地铁建设期需要几年甚至更长的跨度，更无论后续运营的周期。从实际情况看，要求地铁财务档案严格按照会计档案两年移交至专门的档案管理部门的规定执行并不符合现实操作，也不利于地铁财务工作的开展。目前，地铁财务档案大部分的保管还是由财务人员担任，无法做到专人专管，而财务档案的专业性，也使得地铁财务档案在调阅使用上存在局限性。
地铁财务档案管理需要引入适应时代发展的新技术，才能对地铁财务档案进行高效统一的管理，同时运用信息技术使得档案内容数据化，实现对数据科学有效的管理。
二、地铁财务档案数据化管理趋向
（一）管理模式的改变
在大数据时代的背景下，信息技术作为一种普遍的管理媒介，可促进地铁财务档案的管理方式与手段不断升级，管理步骤也在不断更新。信息技术作为一种已被广泛使用的媒介，实现了财务凭证的电子化及档案内容的数据化保存，使财务管理工作由人力人工的管理模式变成信息化的管理。
（二）管理要求的优化
大数据使用的前提是管理上要求注重流程化与标准化，原始档案在业务前端就按照规章规则录入，以纸质与电子凭证统一、纸质档案和电子档案并存的方式进行存储。管理上走向集约化，管理过程中时间轴的链条向前端延长，而在此过程中，让以垂直化为主的管理模式对特定的线路项目呈现扁平化的管理，呈现出管理的多样性。
（三）功能价值的提升
数据化后的地铁财务档案，可以通过数据的快速准确定位，对地铁在建设运营过程中的收支必要性进行合理的分析，比如在一类站点需要用地标准，投入商业的支出必要性，通过对已开站点的大数据分析，将给后期的线路建设提供很好的对照作用，一方面做到投入产出心里有数，另一方面也能减少一些不必要的成本支出。因此数据化的管理能为地铁建设运营的成本支出、投资回收期等数据研究提供较大程度真实的数据支持。
三、地铁财务档案数据化管理路径
（一）以科技为核心，建立结构合理、实用性强的数据库
数据化管理的背后，是科技力量的支撑和体现。万丈高楼平地起，数据库是数据化实现的基础，其结构设计关系到财务数据录入后后台执行的指令对数据查询、使用的影响。地铁本身是各方面资源集中的体现，财务档案不仅反映了资金的周转情况，更体现了各方面资源的交汇集中。由于不同线路、阶段、建设和运营，其财务制度政策都可能存在偏差，在这种情况下，数据库建立标准的统一化是一项尤为重要的工作。在实行的过程中，除了财务基础专业要求，同样因为专业性的原因，数据库的设计工作一般由专业的IT企业进行，IT企业对财务专业的理解性很有可能会导致设计的数据库存在一定偏差。因此在建立数据库的过程中，IT企业应与财务人员进行深度沟通，应根据企业财务档案特点，设立合理的数据类目和结构，尽可能细化底层数据，统一基础工作，涉及财务制度政策的需要保证后期的延续性和覆盖性，这样在后期数据库使用过程中将有助于数据处理的效率。为了让数据的实用性更强，对于地铁财务档案而言，应该做好类目及关联性处理，在类别上对其时间轴、定位轴做好系统地设置。数据定位的意义不仅是数据产生的地点，还应该包括地点周边的有效场景，比如商业氛围，消费场景频次，有效和无效的投入比。在不同环境下，其数据的作用是不一样的，简单商业收入的数据，既可以对去年同期进行对比，也可以作为商业资产投入回本周期的考量。
（二）保证数据化过程的整体性
之前已经就地铁财务档案内容涉及广泛进行说明，因此数据管理的地铁财务档案作为一项整体工程，就要求每个阶段的财务凭证数据化有序管理，保证最后归档资料的完整、准确、系统，因此在前端项目开始阶段就用规范化、标准化来严格要求。例如从合同签订审核过程开始，就通过信息化系统向财务部门相关人员进行意见审批并进行备档传输，发起的各类商业有关的流程会反馈到财务部门进行复核确认及备档。同时生成目录便于检索。在日常合同履行过程中，财务部门将会为该项目设置缴款提醒，并自动提醒相关人员进行账目核收后由财务确认款项是否收到，并开具发票入库备案。最终通过传统纸质文件及信息化系统的核对，确保所有相关资料的入档登记，并在信息化系统上设置目录，便于后期的资料查找。
（三）建立完善的管理制度，保证数据化的安全性
地铁财务档案管理在数据化推进的过程中，同时要重视数据档案的安全性，建立保密防范机制。一方面要尽可能地采用先进的数据保密技术，同时技术还需适应和适合地铁财务的特殊性;另一方面需要通过严格周密的操作规程，从人为操作上保障数据化的安全性，确保数据化的档案记录、监控有相應对照。因此地铁财务档案管理过程中应编制相应的数据管理措施条例，一是明确数据库录入管理及核对的人员配合和权限;二是明确调取及使用数据范围的权限人并设立相应的信息核对系统机制;三是设立相应的监管路径机制，后台监管登录、数据调取路径痕迹，保证出现问题时有迹可循;四是对数据库的安全性需要有相应的防范与应急手段。这要求在具体操作执行中对数据源进行采集时，不仅要保证用户的知情权，还应通过制定高标准的数据准入和审查标准并严格执行，更广泛、深层次地使用新的技术，从发现、防御、响应三个环节全面保障信息安全。
（四）注重复合型人才的培养
当今财务档案管理的特点是要求数据准确，便捷性和关联性强。要保障地铁财务档案管理工作有序进行，人的因素至关重要。财务人员需要熟练掌握会计电算化、计算机网络操作的基本知识。同时在财务数据整理及关联性上要有很强的逻辑性。因此，公司应积极引进高层次财务专业人才，同时在工作中应通过多种方式、多种渠道对在职财务人员进行培训，使财务人员队伍业务素质保持精良水准，为做好地铁财务档案管理提供人才保障。
参考文献：
[1]朱玲君.财务信息化背景下财务电子档案建设路径研究[J].齐鲁师范学院学报，2018（5）
[2]林思奥.信息技术下地铁档案管理[J].现代信息科技，2017（4）.
作者简介：赵彦（1985-），女，福建福州人，本科，主要从事财务研究。
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