事业单位档案工作中大数据的运用探究

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　　【摘要】档案管理是一项专业的、管理型的工作，大数据在信息时代成为档案管理改革的核心，使档案工作方式发生了深刻的变化。鉴于此，档案人员有必要结合事业单位档案工作的作用，积极探究在实际工作中运用大数据的措施，保证更有序、更高效地开展档案工作。
　　【关键词】事业单位;大数据;档案工作;运用
　　当今时代的档案管理信息化建设对事业单位的档案工作改革与发展有重要影响，不仅能将文字信息变成数据信息，提高档案工作效率，还能延长保存档案信息的时间，通过集中整合档案信息，将其汇总到统一的系统，方便档案数据信息的查阅和使用。在该过程中，大数据不可或缺，只有充分运用大数据不断优化档案工作，才能使档案管理更好地服务于事业单位的运作和发展。
　　一、事业单位档案工作的重要作用
　　事业单位接受政府的领导，带有一定的公益性质，其档案工作从本质上来说是一项管理性、服务性、政治性的工作，不会直接产生物质财富，专门负责管理事业单位各部门形成的历史文件。不过档案系统绝非孤立存在的，是事业单位管理不可或缺的部分，通过提供档案信息服务于单位实践，这是档案工作和其他工作区别开来的重要特点。管理档案是为了利用而不是收藏，档案记载着事业单位在一定时期的发展及取得的成果，有着重要的凭证及参考作用，且这些作用会伴随社会文明程度的不断提升而变得越来越突出。把事业单位的档案工作做好了，不仅有助于本单位领导掌握现阶段开展各项工作的情况，适当调整发展思路，还有助于上級主管部门了解本单位一段时期开展工作的情况、取得的成绩，给予针对性的指导。
　　随着时间的推移，事业单位档案资源不断增多，档案工作变得越来越复杂、艰巨，传统的人工操作方式难以进行管理、统计，必须引进更科学、先进、系统化的软件，运用大数据进行档案资源的管理、存储、接收、开发和利用等。顾名思义，大数据是由各类数据组合而成的，对各行各业的生存及发展是宝贵的机会，事业单位的档案工作在大数据背景下正经历着前所未有的变革，运用大数据开展档案工作必然会给事业单位带来新的改革机遇和发展动力。但是目前事业单位的档案信息化建设逐渐暴露出人员素质不高、数字档案开发力度不足、资源挖掘不到位、存在安全隐患等问题，只有妥善解决这些问题，加强对大数据的运用，才能保证发挥档案工作应有的作用。
　　二、事业单位档案工作中运用大数据的措施
　　（一）注重培训，提高人员素质。为促进事业单位档案信息化建设不断加快，加强大数据运用势在必行，而首先要做的就是强化人员队伍建设，提高档案人员的专业素质，让单位数字档案能够活起来。如今事业单位的档案人员既要有高度的敬业精神和责任感，又要拥有专业能力与素质，必须注重人员的培训与监督。事业单位应要求档案人员与时俱进，随着档案工作从传统管理转向信息化的同时，注重档案人员的信息技术培训，特别是要强化档案人员电子信息技术、大数据技术的使用培训;注重档案人员法律培训，提升其档案工作法制观念，使其依法管理档案，提升档案工作的规范性;经常开展档案人员专业知识的培训与考察，夯实基本功训练;强化档案人员监督，定期、不定期督查其开展档案工作的情况，及时查漏补缺，完善档案管理。
　　（二）加强开发，优化数字档案。要想提高大数据运用效果，还需更有效地开发事业单位的数字档案资源，重视广泛收集数字档案，运用大数据技术进行系统化、科学化的数字档案开发，形成优良的数字档案运行环境，基于硬件技术的配备构建数字办公系统和互联网信息共享机制，从而实现事业单位数字档案资源的广泛共享。与此同时，建立健全单位数字档案的收入和存储、整体工作体系，针对基层部门加强数字档案的收集与开发，重视在信息技术普及应用的基础上全面收集数据信息，优化数字档案资源管理。在大数据的支持下，事业单位可以扩大档案存储空间，实施大规模的数据管理、存储，更好地促进单位办公自动化系统的建设，满足为社会提供广泛服务的数字档案存储需要，从而保证单位数字档案的质量，提高事业单位档案工作效率，适应单位今后的档案建设与发展需要，提供实现档案管理信息化的必要条件。
　　（三）挖掘资源，改善档案服务。管理档案的最终目的是使用，这要求事业单位档案人员提高在档案工作中使用大数据技术的效率，深入挖掘档案中的各项数据、资源，提高档案利用率及档案服务质量。从档案工作中运用大数据的实际情况来看，大数据管理模式和传统工作模式相比更简单、更快捷，可以高效完成档案信息的录入、分类、管理、查询、使用等，充分挖掘档案的价值，避免浪费单位档案资源。如某个职工需要写一篇文章时，如果查找纸质档案就会增加工作量，因为纸质资源需要逐句逐字浏览，看大量无用的信息，降低查找效率。此时档案人员就应借助大数据技术帮助其挖掘所需信息，只需输入文章的关键词就能快捷找出相关的文字记录，该职工按照需求筛选即可。并且大数据的运用使单位档案工作融合文字、图像、声音、动画、视频等信息，提升档案的完整性、系统性。为了改变过去档案只能由一人使用的现状，降低档案使用率，档案人员还可加强单位档案互动化建设。即在网络平台上基于大数据技术建立一对多高效联动工作模式，借此为有需求的人提供在线档案信息服务，或开发相应软件，为档案借阅者提供在线互动交流服务。利用数据挖掘在事业单位数据库中自动对档案信息进行分类、预测，找到预测性档案信息，自动剔除重要档案数据类型的描述，预测档案数据趋势。通过这样的方式可以实现档案借阅者、使用者等同时查看功能，并针对一些档案信息进行互动、交流，提供更优质高效的档案信息服务，优化事业单位档案服务功能。
　　（四）加强防护，保证档案安全。在运用大数据管理事业单位档案的过程中，应注意加强档案信息的安全保护。事业单位档案资料的完善是在长期的发展中逐渐实现的，具有全面性，所以在档案资料前期建设中应保持对纸质档案的重视度，因为存储电子档案信息时难免会遇到数据输入出错或信息不完整等问题，纸质资料有存在的必要。所以在档案信息化建设初期要注重管理纸质档案，通过纸质档案和电子信息并行的方式保证档案信息的准确性、完整性。尤其是保证档案数据信息的安全性，应在运用大数据的过程中加强数据自动备份、网络病毒防范等工作的落实，并严格审查相关人员对档案数据信息的查阅权限，有效划分档案资料使用权限，确保加强档案数据信息涉密管理。并且网络信息更容易被黑客非法入侵，应在保存事业单位网络档案的过程中确保网络信息不被非法访问或使用，避免泄露涉密档案，通过网络访问控制的强化实现安全保护和防范，极大地提高事业单位档案信息的安全性。
　　三、结束语
　　总而言之，档案工作正面临重要的改革与转型要求，在信息时代运用大数据提高事业单位档案工作水平已经成为档案管理改革的一大趋势，需要事业单位提高档案人员的素质，作为档案工作者也应加强对单位档案资源的开发，通过深入挖掘资源优化单位档案服务，特别是要加强档案安全防护，提高档案工作的实效性，为事业单位的发展提供基础保障。
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