浅谈EPC国际工程项目的采办管理
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作者: 郭丽 刘军
摘 要：EPC工程总承包模式是伴随着工程建设的不断实践逐步发展起来的一种全新的工程管理模式。而EPC采办管理作为EPC项目管理的一个关键环节，是EPC项目建设的物质基础，更关系着项目的顺利完工及成本控制。文章对EPC项目的采办管理的特点和主要流程及相关关键环节的管理作出了阐述，并对EPC项目的采办管理提出了健全采办管理体系，建立优秀的专业化采办人才队伍，强化合同及文件控制工作等建议。
关键词：EPC 采办 进度 成本 供应商
中图分类号:F282 文献标识码:A
文章编号:1004-4914（2012）01-089-02
伴随着建设市场的不断开放，EPC总承包模式已经逐渐成为市场的主流模式之一。在EPC项目的合同模式下，总承包商或者承包联营体按照合同要求，承揽整个工程项目的设计、采购、施工安装、试运行等工作，并对项目的质量、安全、工期、造价进行全面负责。对于大部分EPC项目来说，物资设备采办费用约占EPC项目总合同额的50%以上。因此，采办管理作为EPC项目管理的重要组成部分，其采购进度控制、物资质量、采购成本控制等工作将对实现工程的顺利交付及整个项目的盈利具有着重要的意义。
一、EPC项目采办管理的特点及流程
EPC项目采办工作管理的各个环节贯穿整个项目始终，是一项全面的综合性管理工作。采办工作管理得好坏与否将直接关系到整个项目的工程质量及盈利：所采购设备材料的质量是项目工程质量的基础；设备材料的交货期和运输进度同工程进度紧密联系；设备材料的采购成本将直接影响项目盈利目标的实现。同时，EPC项目的采办工作，具有着采购程序复杂，所采购设备涉及面广、种类繁多、技术含量高、专业性强，采购物资的供应进度必须严格控制等特点，包含确定采购计划、采买、催交、检验、运输、设备现场安装调试的协调等各项具体工作环节。现将常规的EPC项目采办的主要流程及关键环节概述如下：
1.采办计划的制定。承包商结合项目总体计划，同时在做好同设计计划、施工计划的紧密衔接的基础上，制定项目采办计划，明确采购设备材料采购方式，制定各设备材料的询价、采买、监造、验收、运输的完成时间，同时对各项设备材料的采购费用制定控制目标等，并在之后的采办工作中按此计划执行。当项目总体计划或其他项目客观因素发生变更时，对采办计划进行适时的调整。
2.采买。采买工作是指从设备材料的询价到下订单之间发生的工作流程。首先，采办部按照设计所提供的设备材料清单、相关技术文件及该项目业主确定的“供应商名单”（VENDOR LIST）进行采买的预询工作。对于可自行选择供应商的设备材料，则在充分考虑项目成本的同时，积极寻找在产品质量、供货周期、技术水平等各方面状况良好的厂家进行询价。其次，确保同设计的通力合作，对技术标书的批复、技术澄清的答疑等进度严格控制。在确认了设计对厂家提交的技术标的最终批复之后，采办部对所询供应商的报价单、供货周期、相关资质等方面进行综合评审，并做好详细的询价、比价记录。最后，以公平公正高效的原则组织并进行设备材料的招投标工作，组织相关专家进行技术和商务方面的综合评审，并最终确定中标供应商及签署采购合同。
3.催交。设备材料的催交工作即为下发中标通知书或者签署采购合同后一直到设备材料生产完毕交货为止。主要关键环节如下：（1）采购合同签署后，严格把握各项生产环节，及时跟踪供货商的生产制造情况，对厂家的材料制造计划、交付计划等进行落实。必要时派相关人员进行不定期现场检查督促及驻厂监造等工作，对设备材料的关键性工厂测试进行目击或直接参与。（2）要求供货商严格按照合同及其他相关文件的要求及时提交阶段性文件（包括图纸、质量计划、质量控制程序等），同时严格控制设计对相关技术文件的批复进度。
4.检验。检验工作是采办工作的核心之一，以确保产品的质量符合合同及项目的要求。在EPC项目中，业主通常会指定关键的设备材料在出厂前必须经过权威检验机构的检测（即第三方检验），并出具相应的第三方检测报告。除此之外，承包商应配备专业的检验工程师，根据设备材料的情况，执行相应的检验工作，包括工序节点检验、最终检验、技术资料检验、性能检验等，并做好相应的检验记录，此类检验并不解除供应商对产品的质量所应付的责任。对于不符合合同要求的产品，承包商应按照合同规定要求供应商采取相应措施。
5.运输。在EPC项目下，业主对运输的要求各不相同，设备材料从生产完毕到运送至现场要经过多项运输关节，且设备材料的运输是属于最容易受客观环节及不可抗力等因素影响的环节，直接关系到项目的进度及成本控制。如果业主未指定专门的运输公司，承包商一般都应建立专门的物流部门，严格按照项目合同要求执行设备材料的运输工作，制定专门的运输计划（包括运输成本计划、运输进度计划等），做好设备材料的发运、确定船期、商检、报关、清关、提货、运输的各项事宜。例如：将货物的包装方式及相关要求作为承包商同供应商签署的采购合同中的合同条款，并在合同中选择合理的贸易术语；在发货前派人对设备材料的包装进行严密审查，包括包装方式、唛头粘贴方式、唛头内容正确与否等；协调并做好进出口口岸接货、进出口报关等工作，做好提单等发运文件的管理工作。及时了解货物的订舱、装船、船期、到港、清关等信息的交流工作。
二、对加强EPC采办管理提出的几点建议
EPC项目采办工作的程序复杂，每个环节都对项目起着关键性的决定作用。如何提供EPC项目的采办管理水平，以确保EPC项目工程的高质量，以及经济效益的最大化，笔者提出以下建议：
1.建立齐全的项目采办管理办法，制定完善的采办计划，为EPC项目的采办工作指引方向。EPC项目的采办工作程序复杂，因此，必须建立整套齐全有效的采办管理办法，对采买、催交、检验、运输、设备现场安装调试的协调等各项具体工作环节的操作流程、规章制度进行制定，让采办工作有章可循，从而高效有序地开展EPC项目的采办管理工作。
2.建立一支勇于拼搏、责任感强、业务精通的采办专业化人才队伍。要做好EPC项目的采办管理，必须要对采办部门的组织职位进行细化，应分别设置文件控制人员、采办工程师、催交工程师、验收工程师、物流工程师等。同时，要注意加强采办工作人员的文化素质和专业技能。
3.建立采购管理全流程概念，用最佳的评标策略选择最适合项目的优秀供应商。在EPC项目的采办工作中，优秀的供应商是采办工作顺利开展的保障。承包商有时为了控制项目成本，一味地坚持“低价”中标的原则，单一性地降低采购成本，将很有可能会对项目的整体管理和顺利完工埋下隐患。承包商必须要建立采购管理的全流程的概念，在降低成本的同时，应考虑其他相关方面的利益。尤其对于一些关键性的设备，除了考虑采购的成本，还应考虑产品后续的安装、维护等费用。因此，必须根据所采购设备材料的情况，制定相应的评标办法。
4.加强供应商管理理念和监控力度，完善供应商的评选体系及数据库，与优秀的供应商构建战略伙伴关系。同时，对于采购过的材料建立价格档案，为以后的项目采购工作建立良好的询价依据。
5.强化合同及文件控制工作，为项目采办管理提供支持。合同管理主要是指对合同的草拟、执行、关闭等过程进行的管理。对于合同的草拟，尤其是设备材料采购合同的草拟，必须保证其完整及严谨性，避免因对部分条款定义不清造成后期合同执行的麻烦。合同签署完成并生效后，承包商应严格按照合同条款执行相应权利和义务。尤其是对于支付条件，承包商务必按照合同规定的要求提前做好资金计划，避免因为付款工作不到位，导致发生供应商延迟交货等问题。同时对于合同中规定的各项供应商需要履行的义务，承包商应严格按照合同的规定对各环节进行控制，当发生与合同规定不符的情况时，应做好相应的文件记录，并及时通过正式函件告知供应商，为日后的索赔工作做好铺垫。
文件控制工作，则是对在承包商与业主、供应商及其他相关机构的联络工作中的文件往来进行有效的记录和管理工作。确保来往文件的完整性、有效性、追溯性，可以提高采办工作效率，有效跟踪关键节点，并对采办的不同工作阶段起到推进作用，以及日后的索赔等谈判工作提供强有力的依据，是采办高效工作的基础保障。
6.高度重视采办与设计、采办与施工的交流和协调工作。做好与设计、施工方面的信息交流和协调工作应是EPC项目采办工作的重中之重。设计是EPC项目的龙头，为了确保采办的工作质量和工作进度，首先要做好同设计方的协作和信息交流工作，确保同设计人员的密切配合，加强就技术问题，如技术澄清、设计变更等供应商和设计人员的协调和信息交流工作，并设置专门的文控岗位同设计配合，对设计的相关进展情况进行实时掌握，同时派专门的人员协调设计的技术资料的审批、澄清等相关进度；同时为了保证施工建设的正常建设，承包商应加强采办同施工部门的交流工作，建立临时采购、紧急采购流程，对现场施工临时追加急用料采取积极的应对措施，对采办的进度计划进行实时更新并做好同施工部的信息交流，以避免因信息不畅导致出现工期延误的情况。
三、结语
每一个EPC项目的执行情况各有不同，承包商应充分认识到采办工作对项目管理的价值，在实践的基础上加深对EPC项目管理、采办管理的研究，严格把握采办工作的各项环节，建立健全高效的EPC项目采办管理模式，从而进一步提高项目的管理水平，为承包商带来更大的盈利。
参考文献：
1.刘长胤,高峰,张浩.论EPC管理工程建设中的物资采办.石油规划设计，2010（5）
2.田政等.项目采办管理与定标策略解析.中国海上油气，2008（5）
3.杨洁等.从印度东气西输工程探析国际工程项目采办计划的编制和执行管理.项目管理技术，2008（2）
（作者单位:中国石化集团公司中原石油勘探局工程建设总公司 河南濮阳 457001）
（责编：贾伟）
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