工作分析要突出以人为本
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作者: 崔昌奉
摘 要:工作分析是现代人力资源管理所有职能工作的基础和前提,在人力资源管理工作中具有重要的作用。文章指出,工作分析要突出以人为本,尊重、理解和相信员工,从而激发其参与工作分析的热情。
关键词:工作分析 现代人力资源管理 以人为本
中图分类号:C962 文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2010)04-228-01
工作分析又称职务分析、岗位分析,是通过系统分析的方法来确定工作的职责,以及所需的知识和技能的过程。工作分析是现代人力资源管理所有职能工作的基础和前提,在人力资源管理工作中具有重要的作用。虽然国内许多企事业单位投入大量人力、物力和财力实施工作分析,却没有取得理想效果。当然,原因诸多,如制定的工作说明书内容空洞,没有实际指导意义,或者工作说明书被束之高阁而没有被很好地使用,或者自身业务流程以及部门和岗位设置不科学,等等。究其原因,都与在实施工作分析的过程中没有充分考虑员工的需要,特别是没有体现以人为本的指导思想有关。
一、以人为本,尊重、理解和相信员工
尊重员工,首先要尊重员工的人格,这是最起码的要求,员工的权利应该被告知、被享受和被执行,不允许任何欺侮人格、损害人权的现象存在。理解员工就是要在了解员工的基础上,理解员工面对工作分析中出现的各种现象的自然反应,如员工由于对工作分析目的、意义不清楚而抵触工作分析,由于以前的工作说明书没有实际指导意义而否认工作分析的作用等。相信员工就要充分相信员工在工作分析过程中承担其中一些工作的能力和责任感,善于和敢于把一些重要的分析工作交给员工去做。因此,尊重、理解和相信每一个与工作分析相关的人员,就能够让高层管理者愿意为工作分析的实施和工作分析结果的运用,提供更多的制度、人力、财力、物力上的支持,如尽力提供工作分析的相关背景资料,积极参加工作分析动员大会,配给足够的工作分析资金、人力,制定与工作分析结果,使用相关的配套政策、制度等。也能让工作分析人员积极投入到工作分析中来,如科学选用工作分析方法,认真细致地收集工作分析信息,撰写好规范的工作说明书等。
二、加强沟通,为工作分析创造良好的内部环境
在组织的经营管理过程中需要持续的沟通,工作分析作为人力资源管理的基本活动之一当然也不例外。在工作分析实施之前,要与高层管理者进行沟通,向他们说明工作分析的必要性和重要性,以及需要他们哪些方面的支持和帮助;要与普通员工沟通,向他们讲清楚工作分析的目的、意义等,让员工知道工作分析不在于了解现有的任职者水平,而是确定岗位职责、改进工作方法、规范工作内容等。正式开始工作分析时,首先通过与员工沟通,了解将要分析的工作的一些概况、员工的基本情况、员工的主管对于工作分析的态度等,以便做好选取适当的工作分析信息收集方法,合理地安排信息收集的时间和地点等工作。其次,在工作分析信息的收集阶段,本身就是与员工沟通的一个过程,如采用访谈法收集信息就是与员工面对面地交流,通过沟通了解相关工作情况,获取有用信息,这是编写工作说明书所需资料的主要来源之一。再次,整理、分析工作分析信息时,要与员工沟通,让他们对收集的信息作出补充和修正。草拟工作说明书后还要请员工审查,提出意见,再进行修改,完善工作说明书。
在工作分析结束后,还要保持与员工的沟通。工作说明书在指导工作实践的过程中,可能会出现一些与实际情况不相适应的地方,期望得到他们的意见反馈,及时修改工作说明书。另外,由于社会经济的发展变化,引起组织内外环境的变化,从而引起组织结构,工作构成、人员状况等处于不断变动之中,通过与员工沟通,期望他们对工作中发生的新变化及时报告,这有助于更新已有的工作说明书,使其更具有实用价值。
三、加强配合,增进员工对工作分析的认同感
工作分析是一项复杂、系统性的工作,在进行工作分析的过程中,需要高层管理者、所分析的工作的任职者及其同事、工作分析管理者和有关人员的相互配合。首先,需要高层管理者的参与,高层管理者可以从战略的角度把握工作分析的总体方向符合组织的发展目标,还能为工作分析的开展给予各方面的帮助与支持。另外,高层管理者的参与使工作分析更具有权威性,让员工更加确信工作分析的目的和意义,也能增强员工对于工作分析的认同感。其次,要鼓励普通员工积极参与到工作分析中来,有助于加强他们的归属感,让他们把工作分析当作自己的一项工作,尽心尽力地去完成,从而保证工作分析的顺利开展并收到良好的成效。在工作分析的过程中,工作分析人员与员工一起来讨论工作分析的工作计划,认真听取员工对于工作分析的看法,积极采纳员工提出的合理化建议。员工的参与会使工作分析计划更加趋于合理,并增强了员工投入工作分析的积极性。收集工作分析信息时,可以让员工在了解工作分析的计划后,自己选择适合于他们的信息收集方法,甚至自己去收集相关的信息。整理分析信息时,要让员工参与信息的审核,因为只有他们对于自己的工作是最了解的,所以他们可以对相关的信息进行补充和修正。还可以让员工参与到工作说明书的撰写中来,主要是对工作说明书提出一些修改意见。这样编写的工作说明书不仅更加切合员工的工作实际,而且在以后指导工作实践的过程中,员工更能认同和执行工作说明书。
四、注重激励,努力激发员工参与工作分析的热情
科学地运用激励的手段,能激发人的动机,诱导人的行为,发挥人的潜力,调动员工积极性,维持员工的工作热情,从而保持工作的有效性和高效性。在工作分析中,要学会用激励的手段来激发和维持员工参与工作分析的热情。一要贯彻内在激励与外在激励相结合的原则,目的是调动员工的需求、责任感和个人荣誉感,以激发员工的成就感。如向他们宣传工作分析所能给其带来的好处,切实满足员工的需要;让员工承担工作分析的责任,把工作分析当作他们自己的工作,顺利完成工作分析就如同圆满完成他们自己的工作任务一样。二要贯彻精神激励与物质激励相结合的原则。让员工参与工作分析的全过程是对员工一种最好的精神激励,因为这会让员工觉得组织很重视他们的意见,信任他们;也可以成立专门的奖项奖励那些积极参与或密切配合分析工作的员工,或者以此作为优秀员工评选的一个条件,或者作为优先提升的条件等。对于参加工作分析的员工还要给予适当的物质奖励,由于参与工作分析或提供工作分析的支持而影响工作的员工应该照常享受正常工作时的待遇,甚至可以给予另外的工作报酬;对于在工作分析中表现优秀的员工也可给予一定的奖励。
五、健全制度,规范员工在工作分析中的行为
制度是一种有形的约束,更是一种强制约束。尊重人,开发人的潜力,调动人的积极性的最佳方式就是建立一套科学的规章制度,以此来规范员工的行为。因此,在工作分析中要建立起相应的规章制度,规范员工在工作分析中的行为,保障工作分析的顺利开展。首先,要规范工作分析人员的行为。工作分析人员是工作分析的主体,他们工作的水平、态度直接影响着工作分析的成败。要严格规定工作分析人员应该具备的素质,其在工作分析中应该承担的责任和遵守的纪律,以及他们进行工作分析所要取得的成果的要求。其次,要规范所分析工作的任职者及其同事的行为。要明确规定员工应该提供的信息内容,提供信息的时间、地点、方式,对于所提供信息的真实性的保证要求,参与工作分析的程度,对员工在工作分析中的表现的奖惩制度,执行工作说明书的要求等。同时,也要规范工作分析管理人员的行为。工作分析管理人员负责工作分析的整个组织工作,要为工作分析提供强有力的后勤保障,还要协调工作分析人员与员工之间的关系,并制定相关制度约束其行为。
(作者单位:山东省滨州市公路管理局 山东滨州 256603)
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