浅谈企业应收账款的管理
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作者: 龙件元
摘 要:应收账款是商业竞争的必然产物,只要存在应收账款就会产生一系列风险,降低企业资金使用效率。文章针对应收账款管理不善的弊端,从建立应收账款的防范机制和应收账款处置两个方面提出了如何加强应收账款管理,把应收账款损失降到最低的建议。
关键词:应收账款 管理 对策建议
中图分类号:F275.2文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2010)03-173-02
应收账款是指企业因赊销产品或劳务而形成的应收款项,是企业流动资产的一个重要项目。随着市场经济的发展,商业信用的推行,企业应收账款数额明显增多,应收账款的管理日益成为企业经营活动中的核心问题之一。
一、企业应收账款管理不善的弊端
(一)降低企业的资金使用效率,使企业效益下降
企业在赊销产品时,发出存货,货款却不能同时收回,而销售已告成立,这种没有货款回笼的入账销售收入,势必产生没有现金流入的销售业务损益产生、销售税金上缴及年内所得税预交;如果涉及跨年度销售收入导致的应收账款,则可产生企业流动资产垫付股东年度分红。企业因上述追求表面效益而产生的垫缴税款及垫付股东分红,占用了大量的流动资金,久而久之必将影响企业资金的周转,进而导致企业经营实际状况被掩盖,影响生产计划、销售计划等,无法实现既定的效益目标。
(二)夸大企业经营成果,加大企业的风险成本
由于我国实行的记账基础是权责发生制,发生的当期赊销全部记入当期收入,因此企业的账上利润的增加并不代表能如期实现现金流入。如果实际发生的坏账损失超过提取的坏账准备,会给企业带来很大的损失。因此,企业应收账款的大量存在,虚增了账面的销售收入,夸大了经营成果,用有限的流动资金来垫付各种税金、费用、应支付的利润和收账成本,加速了企业的现金流出,加大了企业的风险成本。
(三)管理难度及成本加大
由于应收账款的大量存在,特别是逾期应收账款的比例在不断上升(目前,我国逾期应收账款的数额占应收账款总额的比例高达60%以上,西方国家不到10%)。在催收过程中,迫使企业投入大量的人力、物力和财力,增加了管理的难度及成本。目前我国企业应收账款管理中存在着许多问题,诸如未对应收账款按风险进行信用管理、没有建立一套完善的赊销制度、内部控制不严、未对应收账款进行辅助管理;对应收账的风险性认识不够;忽视信用管理;防范意识淡薄;运用法律手段解决债务纠纷的意识不强,造成大量坏账的产生等。
二、加强企业应收账款管理的对策建议
(一)建立应收账款的防范机制
1.建立专门的信用管理部门,统一管理。设立企业独立的信用管理职能部门可改变传统的管理工作中相互脱节、相互冲突、缺少整体规划和协调的状况,真正在销售与财务之间建起一座桥梁,从而明确了应收账款管理的责任,形成一种合理的经营管理体制。
企业的信用管理部门首先要对客户进行风险评估,建立起客户的风险评估档案,同时根据风险程度的大小来决定可赊销的额度;当销售部门开始对客户销售时,信用管理部门根据风险评估档案授予该客户的信用额度,当销售部门对其销售时发生的应收账款额度超出信用额度规定时,信用管理部门给予制止,这样可以把应收账款控制在合理范围内,使得企业资本成本降低,有利于捕捉新的投资机会;而财务部门只负责日常的账务处理和资金管理,不参与客户信用评估。这样三个部门协调一致、专门管理的结果是在销售额和营业利润增加的同时使现金流量也得到增加,从而减少了应收账款产生坏账的可能性。
对赊销的管理,传统上有两种观点,一种是由财务部门担当信用管理的主要角色进行赊销管理,可是财务人员虽然对企业销售账务处理比较清楚,但对具体客户的情况不是十分了解,所以简单地归财务部门管理并不合适。另一观点是由销售部门或其人员来管理。果真如此,谁来监控销售人员,再加上销售人员一般变动较大,其原来管理的客户应收账款回收困难,又如何解决。因此单纯地由销售部门自己管理也不妥当。企业信用风险管理是一项专业性、技术性和综合性较强的工作,须特定的部门或组织才能完成。企业对赊销的信用管理需专业人员大量的调查、分析和专业化的管理和控制,因此,企业应设立独立的由不同部门专业人员成立的信用管理职能部门。现在我国企业中一般采取两种方式设立信用管理部门,一种是财务总监领导下的信用管理部门,另一种是销售总监管理下的信用管理部门。信用管理部门要取得财务和销售部门的支持,并在赊销管理中起到主导作用。
2.建立客户资信评价管理系统。信用管理机构必须对客户进行风险管理,对客户信息进行汇总、整理、分析、归档,并利用信息分析模型对客户的资信进行评级,其目的是防患于未然。根据“5C”系统进行判定是企业常用的评价模型。“5C”即:信用品质、偿付能力、资本、抵押、经济状况。信用品质,指客户的信誉,即履行偿债义务的可能性,常被视为评价客户的首要因素;偿付能力,指客户的偿债能力,即其流动资产的数量和质量以及与流动负债的比例;资本,指客户的财务实力和财务状况;抵押,指客户拒付款项或无力支付款项时能被用作抵押的资产;经济状况,指可能影响客户付款能力的经济环境。企业可选择一些能够反映客户偿付能力的有代表性的财务指标作为其反映客户自身特征、行业特征的非财务量化指标,如客户与企业往来的历史记录,客户的规模、财务状况、发展前景、行业的风险程度等。通过设定不同资信好坏程度的评价标准来获得客户的资信评价,动态监督客户尤其是核心客户,了解客户的资信情况,给客户建立资信档案并根据收集的信息进行动态管理。
3.建立应收账款的监控体系。应收账款的监控体系包括赊销的发生、收账、预期风险等各个环节。
(1)赊销发生监控。一般销售业务要经过接受顾客订单、批准赊销信用、按销售单供货、按销售单装运货物、向顾客开具账单、记录销售、收回资金这样一个业务流程。赊销监控主要发生在接受顾客订单、批准赊销信用、记录销售和收回资金流程。
在接受顾客订单流程时,顾客的订单只有在符合管理当局的授权标准时才能被接受,销售管理部门应根据信用部门客户管理体系提供的情况决定是否批准销售。
在批准赊销阶段,信用管理部门的职员收到销售单后,将销售单与该顾客已被授权的赊销信用额度以及至今尚欠的账款额加以比较。根据调查的客户资信状况和其他相关信息,信用部门决定是否批准该客户的赊销,并在销售单上签署明确的意见。
在记录销售和回收资金流程,财务部门应将销售数据和资金收回数据及时反馈给信用部门,更新客户动态资源体系。
(2)财务部门对应收账款的分析管理。财务部门应定期对应收账款的回收情况、账龄等情况进行分析,而不能将所有责任都交给主要负责确定赊销授信额度和资信调查的信用管理部门,这是内控制度的重要环节。财务部门应编制一定期间的赊销客户的销售、赊销、收账、账龄分析表及分析资料交管理当局。在分析中应利用比率、比较、趋势、结构等分析方法,分析逾期债权的坏账风险及对财务状况的影响,以便确定坏账的处理及当前赊销策略。
(3)信用部门和销售部门进行应收账款跟踪管理服务。从赊销过程一开始,到营收账款到期日前,对客户进行跟踪、监督、从而确保客户的正常支付货款,最大限度地降低逾期账款的发生率。通过定时向客户发送付款通知书或催款通知单,并建立客户还款进度记录簿等应收账款跟踪管理服务,保持与客户经常联系,提醒付款到期日,催促付款,可以发现货物质量、包装、运输、货运期以及结算上存在的问题和纠纷,以便作出相应的对策,维护与客户的良好关系。同时也会使客户感觉到债权人施加的压力,使客户一般不会轻易推迟付款,极大地提高应收账款的回收率。通过应收账款跟踪管理服务,可以快速识别应收账款的逾期风险,以便选择有效的追讨手段。
在工作中信用部门和销售部门要互相配合,分清各自在跟踪服务中的职责,达到相互监督相互促进,提高应收账款回收率,促进企业销售的目的。
(4)发挥内部审计的监督作用。内部审计在应收账款管理中的监督作用主要体现在两个方面,一是不断完善监控体系,改善内控制度;二是检查内控制度的执行情况,检查有无异常应收账款现象,有无重大差错、玩忽职守、内部舞弊、故意不收回账款等情况,确保应收账款的回收。在我国内部审计大部分还停留在经营效益审计方面,而对企业内控制度设计、遵守,揭示企业员工舞弊、贪污等工作进行的远远不够。内部审计对应收账款审计主要应在销货和收款流程,在销货流程方面应核查销售业务适当的职责分离、正确的授权审批、充分的凭证和记录、凭证的预先编号、按月寄出对账单等方面。在收款流程方面主要检查收款记录的合理性、核对应收账款、分析账款账龄、向债务人函证等方面。
(5)建立销售收款“一条龙”责任制。为了防止销售人员扩大销售而盲目赊售,应明确销售人员不仅要负责销售,而且要负责收款,建立货款回笼制度,以货款回收情况作为考核销售部、销售人员业绩的依据。每个销售人员必须对每项业务从签订合同到货款回收全程负责,明确销售责任,加强货款回笼;同时,财务人员应加强对货款回收的监督,防止舞弊行为的发生。
(二)应收账款的处置
即便设置了完善的应收账款监控体系,也不能保证不发生逾期应收账款,这主要有两个方面的原因,首先是监控体系的制定是否合理,以及监控体系是否得到有效执行;其次是市场经济的瞬息万变随时有可能导致债务人财务状况恶化而无力偿还到期债务。在逾期账款面前,我们除了向法院提出诉讼申请执行外,还可以采取以下几种积极的方式。
1.建立逾期应收账款催收制度。建立催收制度应包括成立清收小组、落实责任、选择催收手段、制定催收政策和策略、实施依法清收手段这几个方面。
(1)成立清收小组,对应收账款催讨。企业管理当局对已到期的应收账款应交由应收账款清收小组进行催讨。对于清收小组的组织管理工作要注意以下几个问题:一是原款项经办人、部门领导或单位负责人应为某项应收账款的当然负责人,参加清收小组,在清收小组负责人的调配下参加工作。二是清收小组成员按客户分工,并分解落实清理回收目标任务。三是严格考核,奖罚分明,提高催讨人员的积极性和效果。
(2)落实逾期应收账款催收的责任。对于逾期的应收账款,清查小组负责具体的催收,财会部门应当督促清查小组加紧催收。
(3)选择逾期应收账款催收手段。选择逾期应收账款催收手段有四种:动之以情,晓之以理,辅之以利,诉之以法。动之以情,是指催收欠款要运用生意场上与顾客多年积淀的交情,说出自己催收时的伤心为难之处,打动对方的还款之心。晓之以理,当仅以动之以情而未能奏效时,就应情中寓之以理,晓之以利害,以理服人,以事实服人,则对方考虑还款会更深入一层。辅之以利,当客户实在有难处,虽也领情明理,但就是付不出款,则可以考虑给客户以一定程度的债款减让,以激起客户还款的积极性,打破还款的僵局。这种方法往往行之有效,而且能使客户关系更加牢固。诉之以法,是指当情、理、利三种手段均告无效,那就只能利用法律手段讨回欠款。
(4)制定催款政策和策略。单位对各种不同的逾期应收账款应当制定不同的催款政策:对于过期较短的,不必过多地催讨,以免将来失去这一市场;对于过期稍长的,可以措辞婉转地写信催款;逾期较长的,应频繁地使用信件和电话催询;对于逾期过长的,应当措辞严厉,必要时可提请有关部门仲裁或提请诉讼。
(5)实施依法清收手段。实施依法清收手段包括选择法院管辖、申请财产保全、申请支付令、申请法院执行,办理债权文书公证和责任延伸等。依法清收时应注意以下事项:要明确主题,确定被告是依法清收的前提;要重视时效,我国法律规定,民事诉讼时效为两年,否则,诉讼时效一过就得不到法律的保护;要收集证据;要善于调解。
2.债务重组。债务重组是处置企业应收账款的一种有效方法,主要包括采取贴现方式收回债权、债转股和以非现金资产偿债三种方式。
(1)采取贴现方式收回应收账款。贴现方式是指企业资金严重缺乏而购货者又无力偿还的情况下,可以考虑给予债务人一定折扣而收回逾期债权。
这种方式不同于企业在销售中广泛采用的现金折扣方式,首先它是用针对债务人资金相对紧张的逾期债权;其次,往往伴随着修改债务条件,即债务人用现金清偿部分债权,剩余债务在约定日期偿还。通过这种方式企业虽然损失了部分债权,但收回了大部分现金,对于盘活营运资金、减低坏账风险是一种较为实际的方法。
(2)债转股。债转股是指应收账款持有人与债务人通过协商将应收账款作为对债务人的股权投资,从而解决双方债务问题的一种方法。
由于债务人一般为债权人的下游产品线生产商或流通渠道的销售商,债权人把债权转为股权投资后对产品市场深度和广度的推广很有利。自上世纪90年代后期开始,随着企业产权制度的改革债转股已成为企业处理巨额应收账款的重要方式之一。
值得注意的是,将应收账款转为股权投资,对于股份制企业债务人法律上有一定的限制。如按照《公司法》规定,公司发行新股必须具备一定的条件。因此,债转股只有在满足国家规定条件下才能顺利进行。
(3)以非现金资产收回债权。以非现金资产收回债权是指债务人转让其非现金资产给予债权人以清偿债务。债务人用于偿还的非现金资产主要有:存货、固定资产、无形资产等。在债权人不缺乏现金流量,而债务人的非现金资产又能为债权人利用,或者债务人的非现金资产有活跃的交易市场确定参考价格,才可以考虑以这种方式收回应收账款。利用债务重组方式收回应收账款企业要根据自身与债务人情况选择适合的方法。
参考文献:
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3.财政部注册会计师考试委员会办公室.会计.经济科学出版社,2005
4.李连华,张蕾.中国内部会计控制规范.立信会计出版社,2007
5.邵海波.对加强应收账款管理的思考.会计研究,2006(4)
(作者单位:株洲职业技术学院经济管理系 湖南株洲 412001)
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