高校科研经费精细化管理探讨

来源:用户上传      作者: 董文凤

　　【摘要】 科研经费是开展科学研究的基础和保证，新形势下如何管好用好科研经费，提高资金使用效率是高校财务管理中急需解决的问题。文章针对高校科研经费管理中存在的问题，提出科研经费精细化管理的理念，并以预算管理为核心，从思想认识、管理制度、强化监督、创新管理手段等方面构建科研经费精细化管理的基本思路。
　　【关键词】 高校； 科研经费； 精细化管理
　　
　　科技是第一生产力，科技创新是立国之本、强国之道。随着国家对科研经费投入的加大，高校每年承担的科研项目及筹措的经费呈大幅上升趋势，科研经费已成为高校重要收入来源之一，其规模也逐渐成为一个大学实力的象征。然而高校粗放式的管理方式导致现行科研经费管理工作中存在很多问题。如何有效解决管理中出现的问题，笔者认为在高校科研经费管理中引入精细化管理理念是个值得探讨的问题。
　　
　　一、当前高校科研经费管理存在的问题
　　（一）政策导向上的管理松懈
　　长期以来，高校对科研经费实行的是“重申报轻管理”的粗放式总额管理。管理层为了鼓励科研人员争项目，对项目的申报非常重视，对各个院系开会动员、定任务；对获批项目进行匹配奖励。而对科研经费的日常使用则疏于管理，学校提完管理费后经费就由课题负责人随意支配。科研人员认为自己凭实力争取的项目，给学校带来了经费，提高了学校的知名度，只要完成科研任务，科研经费的使用就不应受到过多的监管。政策导向上的鼓励、认知上的差异导致科研经费管理松懈。
　　（二）科研经费管理制度不健全
　　1.各类管理制度比较笼统。高校科研经费来源渠道广、层次多，不同项目的主管部门有不同的管理办法，在校内科研经费管理办法中虽明确规定以服从项目主管部门经费管理办法为优先原则，却没有结合实际情况进一步细化项目费用的开支范围及标准、规范使用流程，实际执行过程中操作性不强。
　　2.间接成本核算制度不健全。高校对科研项目间接成本的核算普遍通过计提管理费来进行管理，而对固定资产使用费、公共资源占用费没有建立内部核算制度。一方面科研活动支出挤占教育事业经费，事业支出成本得不到补偿；另一方面科研项目中燃料动力费、测试化验费、计算费，有预算却花不出去，加大了结余的可能性。
　　（三）预算管理意识淡薄、预算分配缺失、预算执行不力
　　科研人员预算意识淡薄，认为编制预算只是为了获得项目，经费实际使用过程中存在博弈心理，未能按预算执行。决算审计时才想起与预算对照，也已相差甚远，结题前忙于找会计人员调账，预算的严肃性得不到保证。财务人员受现有软件预算控制的局限，对需要预算控制的项目未按合同要求进行预算分配，只是在项目总额控制下进行报账，支出随意性大，支出结构不合理，资金使用效率不高。
　　（四）项目管理和经费管理脱节
　　现行的科研经费管理体制是科研管理部门负责项目申报、合同管理，财务部门负责经费管理和核算控制。由于两部门之间缺乏有效的信息沟通，导致管合同的不管经费，管经费的不管合同。科研管理部门不知道项目经费的使用情况，财务部门不知道项目预算内容、项目的进展情况，有的课题早已结题通过验收，而财务部门仍作为在研课题进行管理，课题结题后不结账，报销一些与科研无多大关系的费用，科研资金未能有效发挥作用，加大了财务管理成本。
　　（五）监督乏力
　　由于科研项目来源渠道复杂，具体的每个项目都有不同的预算、不同的执行期限，少则一年，多则三五年甚至更长；而会计人员配备较少，且要对全校会计业务进行核算，面对支付频繁的不同项目经费，会计人员在报销过程中只能审查票据的合理合法性，根本无暇顾及支出的科目有没有超预算或支出内容是不是预算内的；而校审计部门对科研经费的审计，基本上处于盲区。
　　因此高校要解决上述科研经费管理现状，必须转变管理理念，对科研经费的管理推行精细化管理，实现由粗放型向精细型转变。
　　
　　二、科研经费精细化管理的内涵
　　精细化管理是一种管理理念和管理技术，它是源于发达国家的一种企业管理理念，它是社会分工的精细化以及服务质量的精细化对现代管理的必然要求。精细化中“精”就是要善于抓关键，抓主要矛盾，解决主要问题，投入主要精力优先配置各类资源，增加各项工作的针对性和时效性；“细”就是管理标准的具体量化、考核、督促和执行；“化”就是要把管理工作做到制度化、规范化。科研经费精细化管理就是借鉴精细化管理理念，在原有科研经费课题制管理的基础上，结合科技项目主管部门经费管理的要求，针对当前高校科研经费管理中存在的主要问题，以预算管理作为精细化管理的切入点，找出实施科研经费精细化管理的关键节点。健全精细化管理执行环境，对不同的科研项目细化具体的管理措施、强化过程管理，明确职责分工，规范业务流程，加强协调配合、强调实践执行，完善有关机制，将管理工作做到规范化、制度化、科学化，不断提高科研经费管理效率。
　　
　　三、高校科研经费精细化管理的必要性
　　（一）是形势发展及落实科教兴国战略的需要
　　政府拨款是高校科研经费的主要来源，国家科技经费利用效率的高低，不仅关系高校教学科研服务社会水平的提高，也影响我国科教兴国战略的实施。近年来随着国家对科技经费投入的加大，国家对财政科技经费使用监管在加强，国家科技专项资金项目管理办法中明确规定课题结题必须先进行财务验收，财务验收是项目验收的前提条件。高校作为科研项目管理的依托方如何顺应形势的发展，在资助方、科研人员、学校三者之间实现共赢，是科研经费管理的最终目标，也是保证高校科研持续健康发展的必由之路。
　　（二）是提高财务管理水平，提高资金使用效率的内在要求
　　科研经费管理是高校财务管理中的一项基础性、重要性的管理工作，高质量的管理工作可以为科学研究提供保障，促进科学研究更好地服务于学科建设和人才培养。新时期高校财务管理工作面临日益复杂的经济环境，要解决科研经费管理中的不足和难题，提高财务管理水平，提升服务质量，必须推行精细化管理。利用精细化管理引导科研人员规范、科学、合理地使用经费，解决高校科研经费使用中普遍存在的预算执行力薄弱问题，最大限度地满足预决算要求，在国家财力有限的情况下，让有限的科研经费发挥最大的效能。
　　
　　四、高校科研经费精细化管理的基本思路
　　（一）转变观念，培植意识――实施精细化管理的前提
　　由粗放型向精细型转变势必对管理层和广大科研人员的已有观念带来极大的挑战，因此科研经费推行精细化管理，首先必须得到校领导的支持，只有当领导们真正认识到精细化管理的必要性，并着手采取相应的措施，精细化管理才有实施的可能。其次要解决管理人员及广大科研人员思想认识上的问题，让大家认识到推行精细化管理并不是要限制使用经费，而是引导规范科研人员在使用经费时，既符合国家科研经费管理政策，又有利于科研活动的开展。只有从思想源头树立精细化管理的意识，并在实践中逐步强化精细化管理理念，才能让精细化管理逐渐成为人们自觉接受的行为。
　　（二）不断完善科研经费管理制度，以健全的制度规范人――实施精细化管理的基础
　　1.建立健全科研经费管理责任制。分管财务、科研工作的校级领导必须高度重视科研经费管理工作并对其负责，进一步明确学校科研、财务、审计部门及项目负责人在科研经费使用和管理中的职责和权限。学校科研部门负责科研项目管理和合同管理，并配合财务部门做好经费管理的有关工作；财务部门负责科研经费的财务管理和会计核算，指导项目负责人编制项目经费预算，审查项目决算、监督，指导项目负责人按项目立项书或合同约定以及有关财经法规在权限范围内使用科研经费；审计部门要定期对科研经费实施监察审计，建立科研经费使用的跟踪审计制度，对科研经费使用中的违纪行为，要进行相应的处理；项目负责人负责科研项目预算和决算，并按规定使用经费，自觉接受有关部门的监督及时办理科研项目结题和结账手续，并对科研经费使用的真实性、有效性承担经济和法律责任。各部门要加强管理，密切配合，加强沟通共同推进精细化管理的顺利实施。

　　2.建立健全各类科研经费管理制度，完善服务流程。目前国家尚未制定统一的指导性较强的高校科研经费管理制度，因此高校在制定科研经费管理办法时，应全面梳理各级各类科研经费管理政策，在符合项目归口单位经费使用管理办法的前提下，充分考虑不同科研工作的需求差异，根据课题的性质结合高校自身特点制定行之有效、操作性强的科研经费管理办法。进一步明确纵向、横向科研经费的使用范围，逐步建立科研成本核算制度，建立健全结题结账制度。进一步细化费用性支出标准；对专家咨询费、劳务费的领取要制定具体的使用办法及程序，从制度上规范人员费的开支，防止虚报冒领套取科研经费。制定规范的服务流程，项目申报立项，预算编制、经费到账查询、项目经费入账、票据开立、外协费转拨、项目验收、结题结账等一系列的过程都要有明确的操作流程。实施精细化管理，必须不断规范和加强管理的基础工作，使各项管理活动有制度、有流程、有标准、有控制、有监督，最终使管理基础工作走向规范化和系统化，为精细化管理的成功实施奠定坚实的基础。
　　（三）细化预算管理，加强过程控制――实施精细化管理的关键
　　1.预算编制精细化。预算编制是预算执行的基础，预算一经批准就具有法律效力，必须严格执行。预算编制科学合理与否直接关系到科研项目的实施，也影响着国家财政资金效益的发挥。科研人员对预算的编制必须高度重视、精心准备，细化编制内容，详细说明预算编制的依据和各项支出的主要用途和测算理由。此外国家对财政投入科技经费必须组织专家或委托中介机构进行预算评审，建立预算评审专家库，完善评审专家的遴选、回避、信用、问责制度，并对评审结果进行审核公示，从源头上控制经费申请的盲目性。
　　2.预算分配精细化。由于高校科研经费核算系统目前仍采用政府收支分类中教育事业费会计核算科目，与科研经费的预算管理内容不能一一对接，不利于按项目预算内容进行核算。对预算分配过程进行精细化管理，应重新构建一套新的科研管理核算系统，按项目预算内容设置支出科目代码，对各项目预算金额进行分配。在对国家各类科技经费管理办法归类分析汇总的基础上，按大类设立设备费、材料费、测试化验加工费、燃料动力费、差旅费、会议费、国际合作与交流费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费、劳务费、专家咨询费、管理费、其他等12个基本预算科目，与项目预算内容相衔接，考虑到项目的复杂性，可根据有些项目的性质适当增列一些核算科目，使核算内容更加完整。
　　3.预算执行精细化。预算执行精细化管理必须通过技术手段来实现操作层面的预算执行精细化，完善科研项目的预算管理控制功能。在财务软件中增加一个“项目预算管理控制”的辅助核算功能，构建好项目与支出科目的对应关系，对科研项目的受控方式进行选择，对需要预算控制的科研项目按批复的合同预设预算金额，这样当发生支出科目时，系统就知道它有金额控制而加以约束；当支出科目超过预算时，系统就会提示“某类支出科目控制金额出现超支，不能支出”以实现对项目的每一笔支出进行控制，实时监督预算的执行情况。“项目预算管理控制”应具有汇总功能，记录每个项目、每项科目的年初数、发生额和余额，对科研周期较长的项目，在“年终转账”前做一次科目支出分类汇总计算，保证让科目额度结余结转到下一年，实现控制的延续性。彻底改变财务人员报账无依据、科研人员支出随意、支出结构不合理的状况。
　　4.预算监督精细化。监督是保障科研经费精细化管理得以全面落实的重要手段，进一步完善监督机制，通过日常监督和专项监督相结合的方式，对科技经费进行全过程监督。高校审计部门要建立科研项目经费的审计制度，将日常监督制度化，对于数额巨大的科研项目要加大监督力度，进行跟踪审计，未经审计的项目不应办理结题验收业务。国家层面要通过开展定期或不定期的财务报告、中期检查，专项审计、财务验收、绩效评价、受理举报等多种方法开展专项监督，并组织专家评议，从质量、进度、财务支出预算等方面跟踪控制，检查项目执行情况，并将中期检查的结果和下一年度的经费预算额度相挂钩。双管齐下，共同推进监督关口前移。
　　（四）借助信息化管理，创新精细化管理手段，完善管理薄弱环节――实施精细化管理的保障
　　科研经费管理精细化必须借助数字化校园网络平台的建设，大力推进科研经费管理的信息化，建立科研管理、财务、院系部门互联互通一体化的科研管理信息系统。项目负责人在所有科研项目入账前必须通过校园门户网，先登录科研管理系统，完善相关信息，建立包括项目性质、项目完成期限、项目预算、项目组成员、项目协作单位、项目合同经费、项目所在院系等科研信息数据库。对合同需要预算管理和控制的项目，由项目负责人根据批复的合同填写预算提交至院系初审，最后由科研管理部门审核通过，财务部门根据审核通过的预算信息才能办理经费使用。通过校园网管理平台，实现了科研经费相关信息与财务的对接，对接后财务处能够实时获取每个科研项目的相关情况，从源头上规范科研经费的管理。利用网上财务查询平台，项目负责人随时了解各个项目的到款情况，支出明细及结余，实现由静态控制转变为动态的实时过程控制。解决了由于事前管理不到位，事中控制不力，预决算相脱离，结题前忙于调账的被动局面，为全面、准确、及时的分析提供数据支持。
　　（五）以人为本，建立一支专业化的科研经费管理队伍――促进精细化管理的深入实施
　　科研经费实施精细化管理对人的素质提出了更高标准：一方面要建立一支业务精通、素质过硬的职业化财会管理队伍，积极协助项目负责人参与预算的编制，主动与科研人员沟通、增强为科研人员服务的意识，营造和谐的工作环境，并且在实践中不断总结，提高解决实际工作中出现的较为复杂财务问题的能力，提出进一步改进、完善的建议。另一方面广大科研人员需要真正转变观念，积极参与调整，特别是主动地学习相关知识、认真领会相关文件政策要求，并在科研经费使用的过程中自觉规范自身行为。只有这样，精细化管理才能取得实实在在的效果。
　　
　　【参考文献】
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