学校培训项目经费管理系统设计及其应用

来源:用户上传      作者: 金莉

　　【摘要】 在企业财务管理信息化水平日益提升的今天，开发适合企业特点的信息系统，对提升企业财务管理水平将起到巨大的推动作用。文章通过对系统设计和应用方面的阐述，浅谈了财务信息化的问题，供同行借鉴。
　　【关键词】 培训； 经费管理； 信息化
　　
　　一、前言
　　
　　随着企业内部改革和精细化管理的不断深入，财务管理由原来的粗放型财务管理模式逐步向规范化的管理模式转变。学校单位的经费控制逐渐加强，然而学校搞培训的成本却在逐年增加，费用增加和经费减少的矛盾日益突出，解决矛盾的根本途径就是要在控制成本支出上大做文章。要有效控制成本支出，制定切实有效的绩效考核体系是十分必要的。要考核就要有数据，数据来源于财务，然而直接从财务获取的数据无法直接作为绩效考核的依据，必须通过对账才能应用。但是每月月底手工对账的工作量很大，只是简单的事后控制，起不到事前、事中控制的作用，管理滞后。这样就需要建立一套既适合行业特点，又能够把日常财务收支与绩效考核连接起来的经费管理系统。系统的建立不仅可以在财务部门与各业务部门之间构筑起崭新的信息交流平台，加快财务信息化建设的步伐，而且可以满足学校经营管理的需要，加强经费管理，有效控制校内各个方面业务的收支平衡，有效地掌握各个培训部的收支情况，完成上级规定的预算指标，全面提升单位的财务管理水平。
　　
　　二、系统介绍
　　
　　（一）系统简介
　　这套系统是一套适合培训教学单位使用的经费管理系统，系统包括以下几个模块：
　　1.单班经费管理模块
　　（1）班级管理模块：实现班级录入、班级管理功能。将财务核算与管理延伸到班级，实现对所有培训部门所办班次的管理。
　　（2）收入管理模块：实现收入录入、收入管理功能。财务人员在这里对上报的收入数据进行查看和锁定，每笔数据输入相应的凭证号，实现经费管理系统与账务系统的对接。
　　（3）支出管理模块：实现支出录入、支出管理功能。财务人员在这里对上报的支出数据进行查看和锁定，每笔数据输入相应的凭证号，实现经费管理系统与中石化账务系统的对接。
　　（4）数据查询模块：提供了全面、便捷的数据查询功能。各个用户在这里输入查询条件，就可以轻松的查询各个时段的数据信息。
　　2.归口费用管理模块
　　实现各部门费用中账务无法归集的费用项目的线上录入、审批功能。如内部车辆使用费、教室使用费、内部教师课时费的归集。
　　3.绩效考核管理模块
　　（1）上报预算模块：各个培训部的核算员在这里上报收入和支出的预算。系统根据实际发生费用生成经费预算与实际情况分析表以及预算情况查询表。
　　（2）绩效考核模块：系统根据前期审核无误的数据自动生成：各部门费用收支明细表、按部门的班级收支明细表、按部门统计的班级个数、课时工作量统计表、各单位绩效考核兑现情况表等。通过这些分析表，决策者可以非常清楚地看到各部门的收支情况，预算的完成情况等。
　　系统将各培训部门的日常收支纳入信息化平台的统一管理，实现了单位绩效考核分析数据的网上全过程管理。更加全面、准确、详实的数据自动生成各种数据报表，便于领导分析决策，构筑起了财务部门与单位其他部门之间、财务部门与学校领导之间崭新的网上信息交流平台，全面提升了单位的财务管理水平。
　　（二）系统技术架构
　　体系结构：java+sqlserver2000 B/S模式开发
　　操作系统：Microsoft Windows2000 Server
　　浏览器：IE等
　　（三）系统工作流程
　　（1）上报预算：各单位在年初编制成本费用和收入预算，并输入到系统中，经过有关领导的审批后生效。
　　（2）收入支出工作流程（见图1）：
　　
　　（3）数据分析：正确的数据进入系统后，形成报表，进行数据分析。
　　
　　三、系统应用情况
　　
　　该系统在2005年开始应用于胜利油田职工大学，经过不断的升级、优化，已经成为一套较成熟的适合学校培训项目经费管理的信息化系统。应用单位在每个培训部门设立了专职核算员，负责本部门的收支对账工作。系统会给每个核算员设立用户，由各个核算员统一负责本部门系统中数据的录入和维护工作。
　　这套系统通过单位中各层次用户的应用，会贯穿到单位日常的财务收支工作中。财务人员负责的各个培训部门的每笔收入和报销业务通过财务系统入账后，都要同时查看经费管理系统中各个核算员上报的数据，进行锁定后，完成每笔收支业务的数据录入。经费管理系统中每笔数据相应的凭证号，实现两个系统的对接。通过应用这套系统，各个培训部门可以很清楚地了解本部门的每笔收入、支出情况，财务部门也可以很清晰地了解各个部门每天的开班情况、收入、支出情况和预算执行情况。省去了手工进行数据的汇总和分析，月底各个培训部门只需打开电脑，进入经费管理系统对本月的数据进行查询，就可非常清楚地看到每一笔的收入、支出，轻松的实现与财务部门的网上对账，免去了以前来回往财务科跑的弊端，提高了工作效率。
　　这套系统的实施效果可以总结为以下几点：
　　（1）强化内控、加强管理。通过系统的实施，进一步强化了财务内部控制管理，提高了财务、预算管理水平，减少了不必要的支出。
　　（2）全面预算、细化管理。将各级单位全部的收入、成本全面纳入到预算管理的范畴中，实现了预算编制、审批、调整、执行、分析、预警、控制的全过程管理，真正把预算系统从二级单位认真贯彻执行到了三级单位。
　　（3）穿透查询、方便灵活。提供了自上而下的便捷的数据查询平台，真正实现了信息共享。对会计核算信息、预算管理信息提供了“穿透查询”功能，实现了信息查询的“由表及里”、“整体至具体”、“结果到过程”的跟踪功能，查询功能灵活方便，相关信息随手可得。
　　（4）系统集成、信息共享。通过集成实现了信息共享，充分利用了各相关单位已有系统的信息，使信息流在管理过程中流动起来。解脱了手工对账，减少了财务人员的工作量，提高了工作效率。更重要的是大大提高了会计核算的及时性、准确性以及会计预算的严肃性。
　　
　　四、系统拓展
　　
　　系统中增加了“费用网上签批模块”以适应资金集中管理对经费管理的需要。该模块实现了经费的事前管理和控制，是对目前财务管理向事前控制的延伸，也是对财务核算系统的有效补充。希望通过该模块能进一步规范费用运行的管理流程，通过将各环节的审批透明化，起到各环节相互监督的作用，督促各级各部门尽快按规范处理相关的业务。同时模块的上线能够适当的消除因地域不便造成的签批不及时等问题，使领导能及时掌握经营动态，提高财务信息化的水平。
　　系统中增加了“合同申请网上签批模块”。由于现在较多学校地域分散，存在分校区，为了解决业务人员签合同来回跑的弊端，系统将合同申请表纳入网上签批管理。按照合同申请的审批流程，各用户能动态跟踪合同申请的审批情况，并实现合同申请信息的自动流转。这个模块的上线减少了业务人员往返跑的次数，提高了工作效率，便于合同各归口部门的查询、便于领导及时掌握合同申请情况。
　　为了适应不断发展的财务信息化工作，我们构想在不断完善经费管理系统功能的基础上，充分利用现有的信息化技术手段，建立起覆盖整个学校的财务信息网络平台，把学员信息、学员在食堂就餐、学员在公寓的住宿管理全部纳入信息化管理的平台。学员来到学校学习，填写学员登记表后，将学员信息录入微机，这样学员的培训费交纳情况、住宿情况、就餐情况，就可以在一套系统中完成。并且系统将不断完善预警、分析功能，使之可以满足不同层次管理人员不同的信息需求。使之能够为基层管理人员提供及时准确的成本费用信息，以实现预算管理、控制成本费用；为中层管理人员提供详细的管理信息，以实现投入与产出的最优配比；为高层管理者提供决策信息，以衡量收益与风险的关系，制定学校的长远发展战略，最终实现“数字化校园”的构想。
　　
　　五、结束语
　　
　　该系统突出了财务部门的服务、反映和监督职能，强化了单班费用管理措施，充分利用学校的人才优势和信息技术优势，从培训费用的源头抓起，从严控制了培训费用发生的各个节点，实现了降本减费。这套系统是财务信息化建设的有益补充，能够全面提升单位财务管理的水平。●

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