企业财务管理信息化存在的主要问题及对策

来源:用户上传      作者: 吴从曙　占东平

　　【摘 要】 加强财务管理信息化建设对实现企业管理信息化具有重要意义，但是目前我国的企业财务管理信息化建设在规划设计、功能开发和运行管理等方面，还存在诸多问题亟待解决。
　　近年来，不少企业相继投入大量人力、物力和财力，建成了以局域网为主体的财务管理信息网络，逐步实现了网上办公、网上结算和信息资源共享，为提高会计工作效率、更新会计业务方式、改进财务管理提供了新的高效平台，从而拓宽了财务管理的空间，加快了业务流程的时效，提升了财务管理的效能，确保了资金划拨的安全。但目前，财务管理信息化建设在规划设计、功能开发和运行管理等方面，存在重建轻联、重硬轻软、重投轻用、重有轻管等问题急待解决。笔者针对加强统一领导，重视整体设计，完善管理机制，强化管理职能等方面提出了改革措施。
　　
　　一、加强企业财务管理信息化建设的重要意义
　　
　　（一）可以拓宽财务管理的空间
　　1.远程管理和集中处理已成为现实。目前，财务管理可以利用网络使企业所有的分支结构实现数据远程处理和远程审计，也可以方便地掌握和监控库存。同时，上级业务部门通过网络可以实现数据集中处理和财务资源的集中管理，资金集中调配，提高使用效率。
　　2.由关注整合内部财务资源转为更多地整合企业集团财务资源，提高了资金使用率。可使网上采购和网上支付、网上开支和网上结算、网上理财和网上会计信息查询成为可能，特别是过去依靠部门级局域网少量个体参与的财务决策方式，在信息化环境下，可变成由分布各地的有关人员通过网络互动功能同时共同决策。
　　
　　（二）可以加快业务流程的时效
　　1.财务管理信息化缩短了会计业务活动运作上的时间差，实现了财务和业务的协同，企业各职能部门之间信息得以相互连接、彼此共享，从根本上改变了部门之间信息不对称的现状。
　　2. 通过网络，财务部门可以发布许多重要的信息，其他职能部门也可以通过网络共享信息。财务信息的即时生成，实现了财务管理由静态管理向动态管理的跨越。
　　3. 统一的网络财务管理软件，将企业各部门的经济活动纳入企业财务管理信息网中，通过网络可以实时跟踪企业各部门每一项经济业务，并从各部门直接采集所需数据，加强了企业财务部门与其他各部门的协同，解决了信息孤岛问题。
　　
　　（三）可以提升财务管理的效能
　　1.财务信息资源网页数据化。在传统财务管理模式下，财务信息资源的载体主要是纸介质数据和磁盘数据；而信息化环境下财务信息变成了网页数据，可供相关使用者随时提取。此外，还可提供全天候的服务，显著增强了信息的时效性。
　　2.结算支付电子货币化。电子货币是财务管理信息化的重要环节，其特点是结算时不需要支票、汇票、现金等纸质票据而直接由网络上的电子货币自动划转，加快了资金周转，降低了资金成本。
　　3. 办公方式多元化。在线办公、远程办公、分散办公和移动办公将取代传统的办公方式，几乎所有的管理工作都有可能在计算机网络上完成，这不仅降低了管理机构的运行成本，而且极大地提高了工作效率。
　　
　　（四）确保资金划拨的安全
　　企业网上银行系统的建立，使财务人员足不出户即可完成款项划拨的全部操作，缩短了资金在途时间，同时避免了往返银行途中可能发生的银行票据遗失、失窃等事故。由于资金划拨指令必须由出纳先提交、会计或财务主管人员后批准，且在网上长期留有操作人、操作时间、操作内容的详细记录，具有不可替代性与不可抵赖性，促进了财务内部控制制度的落实。
　　
　　二、企业财务管理信息化建设存在的主要问题
　　
　　（一）重建轻联，自成体系
　　财务管理信息化、网络化建设技术上的盲目性与建设中的短视行为并存，企业各单位和部门自行建设、小网林立互不联通。在网络技术不断成熟与完善的今天，如何使局域网向广域网方向转化，更大程度地发挥社会和经济效益，是困扰企业财务管理信息化发展的一个突出问题。
　　
　　（二）重硬轻软，效能低下
　　时下一些单位的财务部门都十分重视网络服务器、终端计算机等硬件的建设投入，却忽视了网络系统的整体开发，导致财务、供销、人力资源和生产调度等系统软件各自为政、重复开发、耗资费力。不花大的力气更新企业的管理理念、不从企业的自身实际情况出发解决好内部管理问题，企业的财务管理信息化系统就不可能得以高效运行。
　　
　　（三）重投轻用，资源闲置
　　目前，许多企业由于传统的工作方式没有改变，已建成的网络使用效率低下。一些单位的领导仍然习惯于白纸黑字发公文、签意见，终端计算机往往当打印机使用，以致于办公纸张消耗量有增无减。财务人员不习惯网上办公、各级业务部门仍然忙于手工统计和汇总上报资料，如何利用网络收集、分析和综合处理数据尚需时日。
　　
　　（四）重有轻管，安全堪忧
　　很多企业财务管理信息化建设没有专项经费，网络管理人员业务素质偏低，安全防护手段落后，运行管理质量不高；部分单位保密制度落实不到位，网上涉密载体管理混乱，以致安全事故频繁发生。
　　
　　三、导致企业财务管理信息化建设存在问题的原因
　　
　　企业财务管理信息化建设存在上述问题的原因是多方面的，既有主观因素也有客观因素。
　　
　　（一）对企业财务管理信息化建设的认识不到位
　　企业建立财务管理信息化系统是―项重大的管理工程，涉及到企业管理的理念、模式、资金运作方式、生产组织形式等诸多方面的变革。在现实中，往往有不少管理人员安于现状，缺乏创新；而企业领导只顾眼前，缺乏从参与国际竞争的战略高度来认识自己的企业，更没有认识到企业财务管理信息化建设的重要性。有的领导仅把本单位有没有局域网作为衡量单位建设的标准，但建成之后却对用不用不大关心，对完善网络和开发信息资源未予重视。这种政绩观念占据了一部分领导的头脑，导致网络使用效能低下。
　　
　　（二）消极保安全导致资源闲置浪费
　　安全问题是制约财务管理信息化的瓶颈，网上泄密、窃取、篡改事件在一些单位时有发生。因为担心网上业务处理有风险而将其束之高阁，仍习惯于面对面听汇报和有纸化办公，久而久之，信息化网络建设就成了摆设。因此，采取行之有效的安全防范措施是必要的，但一些单位和部门除了封、堵、停之外，就再拿不出什么更好的办法，对本来可以很好地用于办公的网络系统，只求达到安全标准，不求发挥工作效能，最终影响了财会人员使用网络的积极性。
　　
　　（三）管理软件发展滞后，难以满足财务管理工作的需求
　　建立行之有效的财务管理信息化系统，必须开发出融入企业文化和管理理念的统一财务管理软件。目前，我国多数企业缺乏自己开发适合企业财务管理需要的统一软件的专门技术人才，而国外大公司的一些软件造价十分昂贵且不适合我国企业的特点。国内的软件对个别行业的单位企业管理功能的开发已有一定基础，但不适合大型企业集团实现财务集中统一管理的需要，加之相互间为抢占市场份额而不考虑软件的通用性。用户一旦购买了某公司的产品，就不得不面临这样一个两难局面：或者只能选择某一个公司设计的功能模块，或者放弃以前的投资，特别是由于软件质量差等原因，有的软件细小问题多如牛毛，甚至登录就打不开网页，即使打开了，许多链接也连不上，不能满足财务管理工作的需要。长此以往，人们必然会对其失去兴趣。
　　
　　（四）使用技能低，导致运行与安全难以保障
　　财务管理实现信息化是财务管理学科发展的一个新领域，它要求财会人员既要熟悉财会知识，又要熟悉网络知识。目前，我国财会人员所掌握的网络知识还比较少，不少财会人员虽然掌握了一些基础的计算机操作知识，但仅限于单机操作或文字编辑等简单功能的使用，网络运用仍然处于较低层次。这种状况使网络的安全运行难以保障。有的单位遇到问题时都依赖或求助专业技术人员，财会人员防御灾害及人为破坏的能力低，难免会给不怀好意者进入系统篡改、删除、窃取重要数据文件留下操作空间。一旦系统被非法侵入和破坏，轻者不能正常工作甚至瘫痪，重者会造成机密泄露，给国家和单位带来无法估量的损失。

　　
　　（五）责权不明晰，导致维护管理出现真空
　　对企业财务管理信息化系统的管理，现在是多头负责，有保密委员会和保卫部门，有通信与企业信息化业务部门，还有各级行政主管部门、业务主管领导，检查指导谁都说了算，但运行维护谁都不管，使网络维护管理工作举步维艰。由于财务管理信息化系统的建设只有投入却不带来经济效益，网络建得越大背得包袱越重。软件的开发、硬件的更新，机房、线路的维护，都需要大量的资金投入，但由于没有纳入经常性预算项目，经费常常得不到保障，制约了财务管理信息化系统的应用和发展。
　　
　　四、加强企业财务管理信息化建设的主要对策
　　
　　（一）统一领导，明确各级部门及人员的职责任务
　　网络建设是财务管理信息化发展的重要基础。各级领导要深刻认识、充分运用信息网络对提高财务管理效能、办公效率的重要意义，自觉地把财务管理信息化网络建设和运用工作摆上位、抓到位。1.要加强组织领导。自上而下成立统领全局的财务管理信息化项目建设领导小组，把财务管理信息化建设纳入单位管理信息化整体建设之中，切实加强领导和检查落实。在摸清现状的基础上，紧贴财务管理工作任务，研究制定本单位的财务管理信息化建设规划。2.要分工协作。具体明确组织与指导财务管理信息化网络设施和应用系统的建设、使用、管理、安全防护、使用需求、业务信息资源开发及综合处理等工作，从而分清财务管理信息化系统的建、管、用的职责和任务，避免政出多门、盲目建设、重复开发或相互推诿的现象。3.要归口管理。企业各级信息化工作主管部门是信息化网络建设和运行的归口业务管理部门，主要负责信息化网络建设的投入、组织和协调，具体负责网络设计、功能开发和技术保障等；各单位要根据统一分配的网络资源，在网络建设和运行总体规划指导下，依据技术标准规范使用和运行各自的业务分系统。
　　
　　（二）整体设计，提高财务管理信息化系统建设的起点和质量
　　财务管理信息化网络应以设计上的高起点确保建设和运行的高质量。1.整体设计网络体系。企业信息化主管部门应依据各业务领域信息资源及对信息网络的需求情况，确定建设目标、标准、技术规范，构建和完善以综合信息网为主干、以电视系统和数字档案信息系统等为补充的信息网络基本体系结构及建设布局，达到设备兼容、结构合理，功能完备、协调配套，稳定可靠、安全保密的建设目标，具备网上办公和管理、会议和动态图像传输以及数据信息储存、查询、快速检索、分级访问等综合功能。2.整体设计主要硬件结构。各级信息化网络的硬件建设既要统一技术体制和接口标准，又要结合本单位的实际确定分系统结构层次，尤其要注重搞好各类网络设备、各节点终端功能的整合；既要考虑兼容性，又不能过分追求技术先进。服务器应采取模块化设计，减少数据处理环节和总线拥挤；监控系统、电话咨询系统硬件与信息网络硬件一体设计，避免重复建设。3.整体设计、开发通用的应用软件。上级配发和开发的软件要实现网络版，上下级单位要根据各类网络的不同特性，统一安装相同的操作系统软件，以杜绝一体化程度低、互联互通及操作性差的问题。4.整体设计网络的升级改造方案。各级财务部门要加强横向沟通，及时掌握信息化网络建设与应用发展动态；对网络升级和改造等重大问题，要科学论证和优化设计方案，经本级信息化建设领导小组研究同意，报上级业务主管部门批准后实施，以确保各单位网络的互联互通与协调发展。
　　
　　（三）完善机制，确保财务管理信息化系统运行的稳定和安全
　　健全建设机制和完善运行管理机制，是财务管理信息化系统得以正常运行和不断发展的有效保证。1.要完善建设发展机制。已建成的财务管理信息化网络要找准网络现有功能与需求的差距，着眼于发展，按照统一的装备、技术和软件体制进行改造升级；新建财务管理信息化网络的单位，要加强对网络基础建设、网络信息系统建设和应用软件系统建设的统一规划，严格执行国家标准，严格立项审查制度，严格按照网络建设规划和技术标准组织实施，分步骤逐步建设和完善。2.要完善安全防范机制。要加强对计算机终端用户安全管理和网络防病毒工作，上网终端统一安装防病毒软件，定期组织更新、升级；要加强网络安全技术检测，及时侦测信息化网络系统的安全漏洞，实时监测网络用户的违规行为。3.要完善维护管理机制。（1）要缓解网络维护费用不足的问题，确保网络中心、线路及系统设备得到及时的更新和维护，保证网络系统正常运行；（2）可采取信息业务对口维护的方法，由主管部门负责业务领域信息数据的录入、备份恢复等工作，以保证各种信息数据的准确、完整和及时更新。
　　
　　（四）强化管理，提升财务管理信息化系统应用的功能和水平
　　财务管理信息化系统建设的最终目的在于应用，只有不断扩大实际应用范围，才能得到不断的发展、完善。由于企业财务管理信息化是涉及整个企业经营管理模式的变革，它把信息技术与财务管理相结合，利用先进技术不断提高管理水平，实现财务与业务一体化，无疑对财务人员的素质和技能提出了较高要求。财务管理人员不仅要懂财务，而且要懂业务。同样，它对非财务人员的其他员工也提出了较高的要求，要求他们必须掌握一定的财务管理知识，甚至要改变日常工作管理方式。这些都要求大家从思想观念上更新和转变对财务管理的理解和认识，必须在系统建设初期开始建立人员培训制度，并在系统建设的全过程中贯彻落实，以提高财会人员及其他员工的相关业务素质，从而增强财会人员掌握网络知识与学好、用好财务管理信息化系统的自觉性。
　　综上所述，只有通过不断摸索和掌握财务管理信息化系统的组织运用规律，及时发现网络运行中的问题，适时组织系统升级、完善和配套建设，不断发展和完善网络系统功能，才能使财务管理信息化系统最大限度地发挥使用效能和应用效益。
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