高职院校档案管理信息化建设研究
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摘 要：本文分析了高职院校档案管理的现状及存在的问题，探究了推进高职院校档案信息化管理的对策，对高职院校档案管理的信息化建设具有重要的参考价值。
关键词：高职院校 档案管理 信息化建设 对策
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2019）09-00-01
随着信息技术水平飞速发展，信息化已渗透到社会各个领域，成为我们学习与生活的重要手段。信息技术促进了高职院校教育教学的迅速发展，但是高职院校档案管理的信息化并没有得到足够的重视，相对于本科院校来说，高职院校档案的信息化程度远远不够，成为制约高职院校信息化的重要因素，阻碍了高职院校全面信息化的建设，因此，在信息爆发的时代，高职院校档案管理急需改革，信息化程度亟待提高。
档案管理信息化建设就是应用信息技术开发、管理、生成和利用档案的过程。档案是对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是实践拓展中具有重要价值的信息和资料。档案作为重要的信息介质，为高职院校的发展和科学管理提供了保障。高职院校档案管理的信息化建设具有重要的现实意义。
一、高职档案管理的现状及存在的问题
1.高职档案管理基础设施不完善，信息化程度低
大部分高职院校在档案管理工作中仍采用人工操作方式，不论是档案查阅还是相关数据都不能实现智能化的信息存储，甚至一些高职院校档案管理室内只有电脑和打印机，连必需的扫码器、录入机、投影仪等基础设备都没有，更别说专业的档案查阅和管理系统之类的软件了;即使有的高职院校投入了一定资金，购置了基本的设备，但有调查显示，在管理档案时只是对档案进行目录编排、档案存放等非常基础的工作，而且没有与校外实现互联，没有实现信息共享，使用效率差，档案管理工作仍处于初级阶段。
2.高职档案管理人员信息化水平不高，难以满足信息化管理的需要
目前高职院校档案管理人员，大多没有档案管理的理论常识，缺乏档案管理经验，不熟悉信息化管理技术，缺乏专业的知识技能培训，与兄弟院校间的业务交流也不多。既懂管理，又熟悉信息化技术的人才非常少。档案信息化管理人才的缺失，严重影响了档案管理的成效。
3.高职档案管理体系不完整，未能提供制度上的保障
多数高职院校没有认识到信息化档案建设的价值和作用，对档案的信息化建设还停留在计划阶段，或仅限于设备的购置，对档案信息化管理还未构成体系，各个职能部门的档案归属各部门管理，缺乏沟通和信息共享，缺乏统一管理的相关制度和文件，导致在档案信息化管理工作建设时，无章可依。高职档案信息化管理，缺少制度上的保障，难免出现漏洞和差错;缺乏清晰量化与明确化的指示，导致实际操作中易出现工作责任相互推诿的情况。
二、推动高职档案管理信息化建设的对策
1.加大高职档案管理信息化建设的资金投入，完善基础设施
第一，高职院校应提高认识，重视档案管理的信息化建设，保证专项资金投入。高职院校必须保证档案管理有足够的资金投入，并专款专用，从而为档案资料的信息化存储和信息共享提供良好的发展基础;第二，完善相关硬件设备。档案管理的相关设备，不只电脑、打印机、扫描仪等基础的办公设备，还应具备一定数量的交换器、服务器、防火墙等网络设备设施，这样才能保障档案信息的安全性和档案工作的效率，使档案管理信息化建设工作切实的实施。第三，购置相关的软件，搭建网络平台。档案信息化建设的软件通常包括信息处理系统、档案管理系统及相关的信息化管理程序和流程等。高职院校在购置软件过程中，要结合各自院校档案管理的具体需求，对软件公司提出针对性的要求，保证所购置的相关软件能满足本院校的实际需要，具有可操作性和实用性，避免软件的闲置和资金的浪费。软件的使用将提高档案管理的效率。同时，高职院校要建立档案管理网络，逐渐实现所有档案信息的网络化，扩大网络资源的建设范围，实现档案信息的资源共享。高职学院档案的网络化、智能化，將推进档案管理进入一个全新的发展空间。
2.加强高职档案管理队伍建设，提高管理人员的信息化水平
加强团队建设，发挥团队在高职档案管理信息化建设中的作用，才能使档案的信息化建设落到实处，才能从根本上将信息化建设的进程得以推进。首先，高职院校需引进一些对档案管理有清楚的理论和实践操作能力，对于信息的处理非常敏感且快速的综合性人才，这些人才将引领档案信息化建设的迅速推进;第二，加强对原有人员的培训。高职院校应兼顾人员的专业能力和信息化技能，采取线上与线下相结合的方式，理论与实操相结合的方式，对现有的人员进行全方位的培训，以提高他们的档案信息化管理能力和综合服务能力，保证档案管理工作的质量。第三，加强对档案管理人员的安全意识和保密意识的培养。档案管理人员要注重保护隐私权和利用权，防止信息泄露，同时实现档案资源共享。第四，加强对档案管理人员职业素养的培养。高职院校可通过岗前培训、沟通协调能力培训等类型的培训，培养档案人员爱岗敬业的精神，为学院师生提供优质的档案服务。
3.加快高职档案管理体系和制度建设，为信息化建设的推进提供保障
首先，建立健全档案信息化建设管理规章制度，统一要求、统一管理，实现档案信息化管理的规范化、标准化，确保校园网和相关档案系统之间的有效联合沟通及信息交换的顺利实施。其次，完善对档案管理人员的考核制度，激发管理人员的积极性并培养责任心。考核成果与个人的薪资福利、假期、晋升、进修等机会相匹配，调动工作人员的自主性。通过健全考核制度，培养态度端正、业务精湛、工作积极的档案专业人才。
信息化建设是高职档案管理的必然发展趋势，高职院校应顺应趋势，从基础设施、队伍建设和制度保障等方面推进档案管理的信息化建设，加强信息管理和共享，从而实现档案管理的价值，促进高职院校信息化的全面发展。
参考文献
[1]章桂旻.高职档案信息化建设的现状与对策分析[J]. 中国管理信息化，2018.7.
[2]崔萍.高职院校档案管理信息化建设探析[J].信息与电脑，2019.6.
[3]庞明涛.基于智慧校园环境下的高职院校档案信息化建设[J].中国多媒体与网络教学学报，2019.4
作者简介：刘勇，辽宁石化职业技术学院档案管理干事，研究方向为档案管理。
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