电子文件档案管理存在的问题及对策分析
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作者: 兰家友 李文剑
摘要:信息技术的不断发展,产生了电子文件档案,随着全球化、信息化和网络化的发展,使得任何人都可以自由地介入Internet。电子政务系统中大量的政府公文通过Internet发布、高效流转,不可避免的面临非授权访问、信息泄漏或丢失、数据完整性被破坏、利用网络传播病毒的威胁等,通过结合对电子文件档案的概念、特点分析电子文件档案管理中存在的一系列问题。并提出以我国对此问题的主要研究为基础,以国外解决此问题的一些方法为参考,分析和介绍解决电子文件和电子档案管理问题的一些对策。
关键词:电子文件档案管理问题对策
一、电子文件档案概述
国际档案界认识到计算机对档案的影响可以追溯到40多年前。1961年在伦敦举行的第九次国际档案圆桌会议上曾将数据自动化处理列入会议的议程,1971年,第十三次国际档案圆桌会议上,秘书长鲍弟埃强调,现在是确定档案部门应用计算机政策的时候了。此后近二十年间,由于计算机技术瓶颈的影响,国际档案界对管理计算机产生的电子文件的呼声也暂时平息下来。20世纪80年代,国外一直没有正式提出“电子文件”一词。其专门术语的发展大致经历了机读文件、机读档案、电子文件等几个阶段,最近几年才出现“归档电子文件”、“电子档案”的提法。
《美国联邦文件管理术语手册》对电子文件的解释是:“其存储形式是只能由计算机处理的文件,也叫机读文件和自动化数字处理文件”《澳大利亚文件管理标准》中给“电子文件”的定义为:“是由电子计算机交流与维护的文件。”
中国的电子档案建设开始于上个世纪90年代,1996年9月18日国家档案局成立了电子文件归档与电子档案管理研究领导小组,组织力量对电子文件归档及归档后形成电子档案的管理进行研究。2002年,国家质量监督检验检疫总局发布的《电子文件归档与管理规范》的将电子文件档案定义为“在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。”
二、电子文件档案管理面临的主要问题
在很多办公自动化系统设计时没有档案工作者参与,或者因档案工作者缺乏相关知识无法参与意见,使得电子文件从生成到归档存在着不少问题。要对电子文件档案进行科学管理,必须分析其面临的一些主要问题。
(一)电子文件档案的原始性、真实性容易被破坏
原始性、真实性是档案所具有的本质属性。纸质档案的原始性、真实性很容易确认。而电子文件档案在形成的过程中其信息可变,其发生的修改、删除不易被识破。同时电子档案还具有与信息载体的可分离性,因此在形成档案的过程中其原始性、真实性容易被破坏。
(二)电子文件档案长久保管困难,信息难以维持永久的存取
电子文件的产生、传输和利用等都会受到硬件、软件与服务系统构成的技术系统和数字环境的制约。电子文件存储载体对环境要求较高且使用寿命较短。此外,这些存储载体对自然灾害、病毒入侵、黑客攻击、硬盘故障、电压不稳、误操作等造成的危害抵御能力不强,极易丢失电子文件的数据信息。因此出现长久保管困难。
(三)电子文件档案信息安全问题日益突出
随着全球化、信息化和网络化时代的到来,因特网的全球性、开放性、共享性、动态性发展,使得任何人都可以自由地介入Internet。电子政务系统中大量的政府公文通过Internet发布、高效流转,电子文件档案信息通过网络传送时容易被窃听、泄密、篡改和伪造。同时,电子档案在发送、接收、保管、归档时又面临病毒的入侵。而接入互联网所遇到的非法访问则难以计数,现有的防火墙等技术对黑客高手往往防不胜防。因此电子文件档案信息的安全受到严重威胁。
三、电子文件档案管理存在问题的对策分析
面对大量的电子文件,档案工作者要解决电子文件档案管理过程中存在的问题,应采取以下主要措施。
(一)建立统一的电子文件档案归档基本结构标准
随着信息技术的不断发展,每年将产生数以万计的电子文件档案。作为档案管理部门接收电子档案时首先应对电子档案信息内容的原始性和真实性进行科学的鉴定。目前,挪威等国的“NOARK文件登记簿标准”是对电子文件管理在ICA的档案著录规则基础上制定的规范。因此我国应结合中国的实际情况制定科学、合理的电子文件档案基本结构标准,从电子文件档案形成、收集、整理、归档、利用、统计等全过程保证电子文件档案信息的原始性和真实性。
(二)档案管理工作者提前介入电子文件档案系统的设计
1.对电子文件档案实行备份制度
对电子文件档案的备份,是指使用存储媒介保存两份以上的电子档案。由于电子档案存在有不安全、不稳定的因素,比如电子档案被误删除,电子档案被计算机病毒感染,文档被破坏等等,那么电子档案的备份尤为必要。
2.保证用作处理和存储电子文档的计算机专用
用作处理和存储电子文档的计算机必须做到专人专用,这对电子档案的安全也有非常重要的作用:如果计算机用于上网等其它用途后,一方面不可避免要使用其它媒介的信息,可能带入计算机病毒,感染电子文档;另一方面计算机中的废文档就会增多,会造成误删有用的电子文档。
3.对重要的电子文件档案实行分布式双机备份
为保证处理和存储电子档案的计算机随时能正常工作,可以采用分布式双机备份,当工作计算机出现问题后,另一台备份机立即开始工作,使处理和存储电子档案的计算机不会发生崩溃,电子档案不会发生丢失,保证电子档案的安全。
4.对电子文件法律效力问题的解决
加强立法,确保电子文件的法律效力,要使电子文件具有充分的证明力,还是要在已有相关立法的基础上,如《行政诉讼法》、《档案法》中,进一步明确电子文件的法律地位,并制定与《档案法》相配套的切实可行的电子文件管理法规及实施细则。
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(兰家友:四川职业技术学院档案馆员,在读硕士。研究方向:人力资源及档案管理。李文剑:四川职业技术学院图书资料馆员,在读硕士。主要从事高职教学管理工作、图书资料管理的研究。)
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