浅析办公自动化在企业管理中的应用
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摘 要：现如今我国经济发展迅速，许多企业也跟随国家号召而稳步前进。我国企业经过许多年的发展已经有自己的管理特点，但是仍然有一些不足，这就要求企业引入办公自动化来改善管理模式，提升管理水平。该文将从办公自动化的内涵、办公自动化对于企业管理的重要性以及办公自动化在企业管理应用的建议这3个方面阐述办公自动化的相关问题，旨在为我国企业的管理提供帮助。
关键词：办公自动化 企业管理 信息化
中图分类号：F270 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2019）06（c）-0095-02
1 办公自动化的内涵
办公自动化（Office Automation，简称OA）是现阶段计算机技术发展的产物，针对企业管理的具体要求和特点，利用计算机技术制定特定的软件或者算法，以此实现办公自动化。实际上，办公自动化是一个广义的概念，通常只要是在传统企业办公的基础技术上加入相关的新技术、新软件等来促进办公效率，都可以称为办公自动化。通过这种方式实现办公自动化，可以很大程度地促进企业管理方式的改革，提升企业办公的效率，使企业的管理朝向现代化发展。
2 办公自动化在企业管理中的重要性
不同于20世纪，21世纪的发展更加要求知识的质量和数量。因此，对于报刊传媒行业而言，必须要适应时代的发展，对各种信息进行严密的判断和取舍，这样才可以在这种大环境下生存和前进。报刊传媒类企业在庞大复杂的信息中需要强大的能力才可以实现信息的区分，这就要求其不光要有扎实的企业基础，还需要先进的科学技术作为支撑，这样企业才有能力实现基本的运转。所以，报刊传媒类企业必须要对自身的管理模式进行更新，引入并融合办公自动化，替身企业管理状态。虽然目前已经有一些企业引入了计算机技术，构建了内部网络，但是有很大一部分企业只通过内部网络来进行文字输入，没有充分理解内部网络的意义，没有将其作用发挥到最大化。因此，在企业内部网络的构建过程中不仅要考虑其适配性，还应当充分优化其使用方式，以满足大部分人的使用习惯，这对企业的管理有着不可或缺的作用。
2.1 办公自动化系统是企业信息化的必备条件
现阶段企业的竞争十分激烈，企业需要各方面全面发展才可以在竞争中保持稳定的状态，不仅需要引入优秀的人才，改进企业的规章制度，还要适量引进先进技术和设备，以提升企业的基础和竞争力。在先进技术下构件办公自动化系统，企业就可以弥补自身的不足，对周边的信息以及市场竞争形式有正确的认识和判断，这种情况下企业就可以做好充分的准备来采取适当的措施。另外，通过办公自动化，企业对于一些复杂的信息可以快速整理，企业各层面能够协同合作，保证在较短时间内就能够制定正确的对策方案，使企业在瞬息万变的市场环境下得以生存。
2.2 办公自动化是企业营销创新的技术保证
市场在变，环境在变，因此企业不能一直沿用传统的营销渠道，必须要开拓新的渠道，舍弃不必要的渠道，还要根据具体情况调整营销模式。通过引入新技术，将新技术融入到企业营销中，才能保证企业能够适应变化的市场，获得新资源、新客户。在办公自动化的背景下，企业可以改变与客户互动的模式，通过新的渠道以及新的服务平台实现信息的交流。改革开放以来，尤其是中国加入WTO后，企业面对的市场环境更加复杂，拥有很大的机遇，但同时还有很大的挑战，办公自动化的引入可以帮助企业在世界中观察到机遇和挑战，清晰地认识到自身的处境，做出正确的选择。
2.3 办公自动化系统对企业的意义
办公自动化是企业的实现现代化管理的重要部分，通过办公自动化，企业在信息获取和处理时可以进行必要的交流，这样，企业各层也就不会由于传统的信息传输方式而耗费较多的时间，也就是时效性。现阶段，对于一些企业而言时效性是重要的参考，对企业的发展有很深的意义，尤其是一些大企业，拥有很多个办公地点，这些办公地点甚至相距较远，并且中间的交通还可能有不便之处，如果用传统办公模式，在各个办公地点中来回奔跑，就会大大降低信息传递的效率，有时候还可能会发生意外情况，造成信息遗失。因此，有必要加入办公自动化，这样企业的各个部门、各个办公地点的信息交流就会更加方便，并且没有信息遗失的可能。办公自动化的功能十分强大，可以摒弃许多传统办公的步骤，减少不必要的时间浪费，提升企业的办公效率。另外，办公自动化一般还会附带查询功能，输入企业一个参数便可以找出所有相关的内容，反映出各方面的信息。办公自动化一般都是面向市场的，这对于公众是一项重要的内容，促进客户对企业的了解，增加市场渠道。
3 办公自动化在企业管理应用的建议
现代的企业管理需要应对变化复杂的市场环境，这就要求企业管理模式具有较高的灵活度，在传统管理模式中，一般都需要对员工进行一系列的培训，以提升员工的工作能力和业务水平，但是员工的能力毕竟有一定的上限，并且能力较强的员工又少之又少，因此亟需引入办公自动化来弥补不足。现阶段许多企业在管理模式上有了较大的提升，通过大量资金提升了管理层面的硬件设施，同时也在完善相关的软件设施。但是，由于企业管理软件设施早期没有受到足够的重视，相关的推广不到位，缺乏足够的人才，以至于没有合格的软件开发能力，这就导致企业的自动化管理水平较低。下面将针对企业的自身特点以及管理模式提出相关的建议，为企业未来办公自动化提供借鉴。
3.1 提高企业对员工的培训
企业内部应当加大宣传办公自动化的有关内容，充分说明办公自动化对企业的现代化办公、信息交互以及资源管理的重要意义，加深员工对这方面内容的了解，使其意识到办公自动化的内在意义。要让员工知道现阶段企业状态以及竞争环境，掌握办公自动化对于企业发展以及员工职业素养的重要性，从根本上改变员工的理念，使其主动接受办公自动化。所以企业领导要起带头作用，率先使用办公自动化系统进行操作使用，这样员工才会跟随领导且使办公自动化流行起来。
3.2 强化制度管理，对自动化办公的行为进行规范
对于企业的发展，其管理制度是重要的内容。企业在办公自动化方面有一些不足，缺乏一定的经验，因此需要制定完善的规章制度，确保清除企业的管理障碍。要针对办公自动化系统的应用、管理和维护进行划分，明确每部分的责任划分，对于办公自动化过程中的每个部分和环节建立一套完整的规则，确保系统的稳定。
3.3 注意办公自动化系统软件应用的技术问题
办公自动化系统软件的应用主要有连接、沟通、协同和监控等环节。在连接环节，需要注意将企业分散的局域网和机关处室的计算机进行连接，以形成虚拟办公的网络;在沟通环节，则需注意借助办公自动化系统构建在线交流和信息提醒的功能;在协同环节，需要系统软件支持修改痕迹的显示;在监控环节，需注意系统能够对办公事项处理过程和结果进行跟踪管理并及时反馈处理信息等。
4 结语
综上所述，现阶段企业管理已经是企业发展的重要内容，因此各个企业要注重办公自动化的重要意义，根据企业自身特点制定合理的办公自动化制度，提升员工素质，并且解决相关的系统问题，促进企业的发展，这样员工才会跟随领导且使办公自动化流行起来。
参考文献
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[2] 吴秀玲.企业办公自动化的发展历程及实施对策[J].现代商业，2008（3）：140.
[3] 刘娟.办公自动化中的计算机技术應用[J].电子技术与软件工程，2018（20）：100-101.
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