关于企业办公室行政事务管理工作的相关思考
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作者:梁超
摘 要：在企业工作体系当中，办公室行政事务管理工作具有较强的综合性，发挥核心作用。提高办公室行政事务管理工作的质量能作为其他工作有序进行的一项保障。在社会建设进程不断加快的背景下，传统的工作方式已经无法完全适用于现代企业的行政事务管理工作情况。针对这样的情况，应该将分析这项工作的特点和作用作为着手点，对工作路径进行改进和优化。该文就企业办公室行政事务管理工作的相关内容展开了一系列的思考。
关键词：企业办公室 行政事务 管理工作
中图分类号：C931.46 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2019）08（c）-0079-02
办公室行政事务管理工作在企业工作体系中的重要性不容小觑，主要体现在对企业内部的各个部门的工作进行协调。从表面上看，这项工作比较简单，实质上比较复杂和繁琐。因此，办公室行政事务管理工作的效果能在很大程度上影响到整个企业的各项工作质量，与企业的经营和发展之间存在密切的联系。因此，在对这项工作的特点、作用和职能形成清楚认知的基础上，结合企业的实际情况，选择和运用具有针对性的路径来优化工作效果具有重要意义。
1 办公室行政事务管理工作的科学认知
1.1 办公室行政事务管理工作的特点
首先，服务特点。办公室行政事务管理工作的综合性使得其也同时具有服务性的特点，这项工作需要根据企业各个部门的实际需求，为其提供具有针对性的服务。从这个角度来看，办公室行政事务管理工作的效率能影响到企业整体工作体系的运行质量。其次，繁杂性特点。这项工作涉及的内容比较多，涉及的范围较广。所以，在实际开展这项工作的过程中，需要与各个部门之间进行沟通和联系。
1.2 办公室行政事务管理工作在企业发展中的作用
首先，办公室行政事务管理工作包含很多内容，比如，整理档案、统计数据、管理资料文件等，还需要将管理层的会议精神以及具体的工作传达和安排到下层部门，并协调各个部门之间的沟通和联系，从而保证企业的工作体系能正常运行。其次，行政事务管理部门还需要负责一些接待工作，在企业日常经营中具有重要作用，是向外界展示企业风采的一个渠道，其接待效果能在很大的程度上体现企业的形象。在实际工作中，行政事务管理部门应该清楚其他部门的工作内容和流程，并能对其进行统计，将整理后的成果汇报给管理层，为管理层做出决策提供有效的依据。
2 办公室行政事务管理职能
首先，辅助管理。办公室行政事务管理部门应该为管理层开展管理工作提供相关的依据和资料，使管理层的工作措施有理可依。通过这个角度发挥其辅助管理的功能和作用。其次，决策辅助。企业的管理层在做出一些决策之前，通常需要行政事务管理部门提供一些调研报告、数据分析结果等资料，这样才能使决策具有依据和理由。最后，执行辅助。企业的管理层要想对下层传达对一些精神和指示，一般都需要通过办公室行政事务管理部门作为渠道，保证精神和知识能被传达和落实。这是其执行辅助职能的体现。
3 优化企业办公室行政事务管理工作效果的路径
3.1 强化工作人员的服务意识
办公室行政事务管理工作具有较强的繁杂性特点，这样的工作特点对工作人员提出了较高的要求，不仅应该具有端正的工作态度和较强的工作技能，还应该具备服务意识。服务意识能对工作人员的工作效果形成重要的影响[1]。每一个办公室行政事务管理部门的人员都应该对自身的工作形成正确的认知，并能不断提高自身的服务意识，能主动为其他部门提供具有针对性的服务。另外，工作人员还应该认识到自身的协调管理职能。从工作性质的角度来看，行政事务管理人员在企业内部是各个部门之间相互沟通的桥梁。所以，管理人员应该具备协调能力，企业也应该将建立协调管理机制作为一项工作重点。
3.2 从创新角度建立高效的行政管理工作队伍
在办公室行政事务管理工作体系中，人员是参与和执行的主体。这就需要建立合适有效的管理模式，培养管理人员形成企业文化的认同感以及正确的思想观念，这样才能更好地服务于企业。当前，企业要想实现发展目标，不仅应该对管理模式进行创新，还应该将重心放在办公室行政事务管理工作上，对其进行改革和创新，重视人本理念在工作中的融入，调动管理人员的工作积极性。另外，建立高素质的行政管理队伍是非常有必要的，这就涉及到管理人员的工作能力以及职业素养。这两个方面能直接影响到行政事务管理工作的质量和效率[2]。因此，企业应该重视培养行政事务管理人员的综合素质和能力，定期为其开展一些相关的培训活动，使管理人员能在专业知识、工作能力、法律意识以及企业文化理解等方面得到提升。这样的工作方式能使管理人员的工作潜力得到挖掘，提高其业务操作能力，从而更好地完成自己的工作。
3.3 构建完善的办公室管理体系
要想达到理想的办公室行政事务管理工作的目标，应该通过构建完善的办公室管理体系作为基础保障，为工作人员开展相关工作提供依据，约束其工作行为。这样的工作方式有利于提高行政事务管理工作的规范化程度[3]。科学有效的管理体系不仅应该体现出权威性的特点，更应该对具体的行政事务管理工作进行细化，将每个部门或者每个管理人员的工作职责和权利进行明确的规定，从根本上杜绝出现职责混乱、模糊不清的问题。值得注意的是，企业应该将办公室行政事务管理工作从冗杂的工作体系中剥离出来，提高这项工作的系统性、简洁性和高效性。管理体系能作为企业开展其他工作的前提，使企业各项工作能更加有序地进行下去。
3.4 将信息技术实际应用于办公室行政事务管理工作中
在当前的市场经济背景下，同一行业中的企业面临着严峻的竞争，呈现逐漸激烈的发展趋势，使得信息技术在企业的各项工作中的融合程度也越来越高，成为了一项重要的辅助工具。办公室行政事务管理人员在开展日常工作的过程中，需要经常使用到信息技术或者信息化设备。这是新时代背景下，企业办公室行政事务管理工作改革和创新的一个重要方向。与传统的办公室行政事务管理工作模式相比，信息化管理模式不仅能使企业内部的行政组织框架更加灵活，也能更加高效地处理企业的相关管理工作。信息技术能将行政事务管理工作形成一张网，管理层可以通过网络系统从全面性以及整体性的角度获得和掌握有效的信息，从而结合对市场需求的了解，灵活地处理相关工作。另外，一些企业具有分支机构，比如子公司或者分公司[4]。在信息化管理系统中，也能随时随地获得分支机构的经营情况信息，省去了中间复杂的逐层汇报的环节，在很大程度上提高了工作效率，也使得信息传达更加高效。对于企业内部的档案和资料，也可以以数据库的形式进行保存，不仅方便信息使用者进行查找，还能使办公室行政事务管理人员的工作效率得到提升。
4 结语
综上所述，办公室行政事务管理工作是企业日常经营的基础，为企业整体工作体系的运行提供动力，与企业发展之间存在密切联系。因此，办公室行政事务管理工作应该与时俱进，强化工作人员的服务意识，从创新角度建立高效行政管理工作队伍，构建完善的办公室管理体系，将信息技术实际应用于办公室行政事务管理工作当中。通过该文对企业办公室行政事务管理工作的相关内容展开的一系列思考，希望能为提高企业行政事务管理工作效率提供一些参考。
参考文献
[1] 周军.解析做好新时期办公室行政事务管理的措施[J].中外企业家，2018（6）：191.
[2] 杨红.企业办公室行政事务管理工作的分析[J].东方企业文化，2017（S1）：81.
[3] 顾朦.企业办公室行政事务管理工作的认识研究[J].建材与装饰，2017（17）：166-167.
[4] 陈燕.对企业办公室行政事务管理工作的认识及探讨[J].中外企业家，2017（10）：93，95.
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