浅析办公自动化系统的现状及发展趋势
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【摘 要】基于weaver e-cology平台的办公自动化系统已经在兖矿集团有限公司推广应用了很长一段时间，应用范围广泛。建立起煤炭企业各单位及部门之间的高效沟通平台，大大提高了公文的流转速度。本文主要介绍兖矿集团办公自动化系统（OA，Office Automation System）的功能、特点，并具体介绍了在应用过程中出现的问题及解决办法。最后，对系统取得的效果和发展前景作了小结。
【关键词】办公自动化;公文流转;方法;数据库
中图分类号： C931.46 文献标识码： A 文章编号： 2095-2457（2019）25-0049-002
DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.25.022
Analysis on the Current Situation and Trend of Office Automation System
ZHANG Qi* ZHANG Si-ming TAO Chun-xu ZHOU Kang
（Yankuang Group，Jining Shandong 273500，China）
【Abstract】The office automation system based on the weaver e-cology platform has been promoted and applied in Yankuang Group Co.，Ltd.for a long time and has a wide range of applications.Establish an efficient communication platform between various units and departments of coal enterprises，which greatly improved the speed of official documents.This paper mainly introduces the functions and features of the office automation system（OA，Office Automation System） of Yankuang Group，and introduces the problems and solutions in the application process.Finally，a summary of the effects and development prospects of the system is made.
【Key words】Office automation system;Document circulation;Method;Database
传统的办公流程主要是采用的手工传递纸质文件和电话通知等形式进行。随着市场竞争的日益加剧和改革的不断深入，计算机应用已经深入到人们生活工作的各个角落。各项管理流程要求更加规范，工作量也日益繁重，传统的办公管理机制已经无法满足现代化企事业单位办公管理的要求。依托于计算机和网络技术，采用OA系统来办公，已是现代化企业办公管理的要求。
2005年，兖矿集团引入了无纸化办公技术，2015年底完成了兖矿集团办公自动化全覆盖，2017年对兖矿办公自动化系统进行了基于weaver e-cology平台的全面升级工作。采用OA系统提高了办公效率和管理效率，实现了网上办公和远程办公;减少了实物消耗，降低了办公成本，以实现无纸化办公;建设了集成的企业信息系统，加快了兖矿信息化建设进程。
1 OA系统运行环境
OA系统采用的目前流行的B/S架构开发实施的，该架构结构简单、维护方便，大大降低了维护成本。服务端采用Oracle数据库作为OA系统的服务器，并且该平台位于兖矿信息化中心机房的数据中心下，使用防火墙隔开，数据保证是安全的。客户端使用浏览器的方式登陆到OA系统中。
2 系统及子系统功能简介
兖矿集团OA系统包括门户管理、流程管理、知识管理、会议管理、邮件管理、报表管理、车辆管理等功能。
1）企业门户管理：门户是系统的门面，是用户登录系统后看到的第一个页面，他是由一个个的元素组成的，元素就是显示某一类信息的集成，这些元素可以是文档、流程、日程，也可以是天气、股市、外部网页等。
2）流程管理：流程中含有：待办事宜、新建流程、已办事宜、流程督办、我的请求、流程代理、查询流程、流程存为文档、流程回收站。
针对收文管理，我们为部门单位的收文设置了收文子流程，能够实现各下属单位进行办理结果的填写，而互不干扰。最初触發子流程的触发器都是针对具体单位单独定制的，于2015年第二季度将触发器改成了通用版本，这样大大减少了在开发实施与维护OA系统中的工作量。
公文从流向上来看可分为收文和发文两大类。在此子系统中，可以实现用户委托他人代办业务，单步收回，流程挂起，正文修改留痕等功能。
3）会议管理：
（1）会议日历采用日历的方式显示需要参加的会议情况，这样用户可以更加清楚的了解最近时间段之内需要参加的会议，在会议日历中，除了查看会议之外还可以在日历上直接创建会议。
（2）会议室使用情况。会议室使用情况是从会议室的角度来查看最近正在进行的会议情况，同样使用的时间轴的方式来展示。选择方式更加宽泛，可以按日、周、月三个时间维度来显示，在日历上可以直接通过拖动时间范围来创建会议。
（3）会议任务。会议任务就是查看负责人或检查人是自己的会议决议，在这里用户可以直观得看到会议之后需要自己完成的任务，检查人也可以在这里监督负责人完成任务的情况。 4）邮件管理：系统的邮件分为两个部分，对内部员工之间，它就是一个邮件系统，可以使用内部邮箱功能，互相发送邮件;当对外联系的时候，它仅仅是一个类似outlook功能的邮件客户端，可以对外收发邮件。
5）报表管理：根据不同需求，定义不同种类报表用于显示用户自定义的报表。根据用户不同的需求，创建不同报表类型。其中，搜索结果支持导出Excel;搜索结果为当前用户有权限查看的流程。
6）车辆管理：以日历的方式向用户展示车辆使用的情况，用户可以通过不同的时间范围了解到车辆的使用情况，还可以发起车辆使用申请以及车辆申请撤销。
7）其他管理：短信通知功能、资产管理、微博功能、协作功能。
3 OA系统使用中出现的常见问题
OA系统在使用过程中主要出现以下几个方面的问题。
1）登录异常
主要出现的问题是用户输入用户名和密码后提示“用户名或密码错误，请与管理员联系”，导致无法登录OA系统。
2）打开正文异常
正文异常是OA系统在发文过程中出现的主要问题，主要表现在：打开正文提示“文档格式错误”，“文档已被签出”“IE浏览器版本过低”或者正文空白等。
3）移动APP端登录异常
这类问题主要是移动APP安装不成功，导致登录失败。
4 分析问题原因及解决办法
出现的以上问题，大部分是客户端设置问题造成的，主要解决办法有。
1）登录异常的解决办法
无法正常登录OA系统大多数原因是用户错误输入用户名或者密码，导致账户提示“用户名或密码错误，请与管理员联系”。解决方法是联系管理员，将用户的密码初始化。还有一种原因是登录的地址不正确。比如用户网络如果位于集团内网，则内外网址都可用;如果位于集团外网，则只能登录外网地址。
2）打开正文异常的解决办法
解决此类问题的前提是确保已经正确安装插件，若未安装，可在OA系统右上角的“插件下载”中下载E-cology控件设置工具、office控件、图形化流程控件进行安装。安装完毕后，打开网页加载项，确认是否已开启金鹰插件。其次查看IE浏览器版本，若低于IE9版本，需要对IE浏览器进行升级操作;再次确保文档本身没有格式错误，且office是2007以上版本。
解决此类问题的主要思路是首先确保操作系统没有中病毒，其次确保正确安装插件，再次确认正文不能正常显示的文件是只有个别发文文件，还是所有发文文件。如果是个别发文文件，则联系管理员，需要从后台对文件清空后再重新加载正文。如果是所有发文文件，则可能是由于Office版本是简装版本导致，需要重新安装Office工具。
3）移动APP端登录异常的解决方法
由于移动端是定制开发，切不可在应用商城下载E-Mobile安装。解决此类问题的思路是确保扫码正确，针对移动端有四种类型的二维码：苹果版（手机）、IPAD版、安卓版（手机）、安卓PAD版。其中，IOS安装企业版应用后需要在手机的设置-通用-设备管理中选择信任，应用才可以运行。
5 结束语
通过对OA系统全面覆盖的使用，不仅提高了公文的流转速度，更加提高了用户的工作效率，充分体现了OA系统的智能流转、事件自动感应、信息自动传输、可变流程、错发回收、多人并发处理、可视化流程设置和流程监控、修改稿件留痕等技术特点。
在“互联网+”时代背景下，大数据思维将引入到OA体系进行智能分析。协同OA將迎来崭新的发展，互联网将对OA的发展产生非常大的积极的推动。合理有效的进行企业办公自动化的建设，企业必将建立起更加有效的管理模式，大大提高集团的运营生产效率，增强集团的生存实力。
【参考文献】
[1]赵艳枝，闫伟.办公自动化系统实施中的问题及其解决策略研究——以X公司为例.办公自动化（综合版），2012（1）：13-15.
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[3]张卫.企业OA建设现状及发展趋势[J].办公自动化，2008年18期.
[4]杜志强.办公自动化系统的现状和发展趋势[J].才智，2011年11期.
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