探析如何做好学校档案利用工作

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　　摘 要 学校档案是学校进行教育教学、师生信息管理、相关手续办理、学校运营服务等工作的前提，同时学校档案中也记录了很多与学校历史相关的事宜，可能会成为在未来对历史进行回顾的珍贵资料。但学校档案数量众多而管理难度较大，管理档案的水平某种程度上也是学校业务水平的一种体现。因此本文就如何做好学校档案利用工作进行了研究。
　　关键词 学校;档案;利用
　　中图分类号： G273.5;G472.4 文献标识码： A
　　AbstractSchool archives is the school education and teaching，teachers and students information management，related procedures， school operation services and other work premise，at the same time school archives also recorded a lot of school history related matters，may become in the future to review the history of the precious materials.However，the number of school archives is large and difficult to manage.To some extent，the level of archives management is also a reflection of the level of school business.Therefore， this paper studies how to do a good job in the use of school archives.
　　Key WordsSchool;Files;Using
　　档案是学校的重要资料，而档案利用的水平则是学校业务水平与办事能力的一种体现。档案中记载了丰富的与学校和师生相关的信息，倘若能合理地利用档案，可以提升学校的办学水平，使学校更好地服务于师生的学习与生活相关的需求，优秀的档案也可以成为学校对外展示的招牌，对于提升学校教育水准具有重大意义。
　　1 学校档案利用工作的各项保障
　　优秀的保障机制是对学校档案进行良好利用的前提，而学校的档案利用保障一般包含机构人员保障、时间保障与技术保障等。
　　1.1 机构与人员保障
　　对于大部分学校来说，管理档案的机构是学校的档案室或图书馆，因此对档案利用工作的保障也应当以此为中心进行。档案管理部门的相关人员应当积极与学校其他部门或人员联系，从而保证各种信息在档案管理部门与学校其他部门之间得到良好的沟通，在需要利用档案时可以及时地调出，避免因信息不流通出现档案利用方面的问题，确保档案利用工作的高效开展。
　　在人员构成方面，学校在招聘档案管理人员时应当注重招聘经验丰富的、专职从事档案或文件资料管理工作的人员。学校的档案规模往往较为庞大，因此需要管理人员有较高的工作效率和细致的耐心完成档案的分类、汇总与储存工作，为将来利用档案时的检索工作提供便利[1]。同时，相关人员应当有扎实的文字和语言表达能力，最好再具备一些宣传与团队沟通工作的经驗，从而形成一支具有过硬专业技能的档案管理团队，为学校的档案利用工作提供坚实的保障。
　　1.2 时间保障
　　对档案利用的时间保障包含两方面，一是工作人员的时间保障，二是事先规划的时间保障。
　　工作人员的时间保障，即保障档案管理人员的工作时间，档案利用环节是学校档案处理工作的一部分，因此需要专门确保档案管理人员有充足的时间完成自己的工作。目前很多学校并不重视对档案管理人员工作时间的保障，档案管理人员经常需要协助其他部门完成工作，导致档案利用环节出现问题。另一方面，学校应当为档案管理人员提供一个安静的工作环境，档案管理这种文字较多的工作应当在安静的环境下进行，安静的工作环境可以使档案管理人员静下心来完成档案的编辑、撰写、制作、整理等相关业务流程[2]。
　　事先规划是指在利用档案之前，应当根据预估的状态确定一个大致的利用档案的时间，并将其传达给档案管理人员，使其有充足的时间完成自己的工作。这一时间一旦确定，不能轻易地缩减，避免档案管理人员因无法完成自己的工作影响档案的利用环节。
　　1.3 业务技术保障
　　档案利用属于技术性较强的工作，档案中包含大量文字性信息，对利用档案的人员的技术水平与业务能力有一定要求。因此负责档案利用的相关人员应当积极学习档案管理与利用相关的法律法规与技术规范，从而提升自身的档案利用水平。
　　档案信息化技术是提升档案利用水准的技术保障，现代信息化技术可以实现对大量资料的储存、管理与利用。因此学校方面应当重视对档案信息化管理系统的建立，利用信息化管理系统，不但可以使档案管理人员免于以往的整理文字资料的枯燥工作，也可以利用信息化技术处理信息的优势提升学校利用档案的水平。
　　2 学校档案利用工作的拓展途径
　　档案中记载了大量关于学校的信息，有效的利用档案，不仅可以提升学校服务师生的水平，也可以起到对学校的宣传作用，其中包括见证学校发展、宣传学校成果、服务学校师生三方面。
　　2.1 见证学校发展
　　对于有着悠久的建校历史的学校来说，其档案就是记载了学校发展过程的重要文献。学校从建校开始至今，经历了学校规模不断扩大、师生数量不断增多、资产总值不断增加的过程，而学校发展中的某些特殊事件也可能详细地被记录在档案中的某一角落。因此，通过发掘与利用学校档案中记载的历史信息，可以为学校的师生展示学校的发展历程，增强其归属感与荣誉感[3]。 　　见证学校发展的工作可以借由宣传学校的工作中实施，例如学校的新生入学时、举办校庆时、校友访校等活动时，或是赶逢某些特殊的节日时，通过学校档案中抓取与学校发展历程相关的信息，以合理的方式展示给师生或社会各界，增强学校宣传工作的效果。
　　档案信息的抓取可以是文字，也可以是图片或视频之类展示能力更强的信息媒介。倘若学校在档案管理环节中应用了上文中所述的信息化管理平台，则借助信息化管理平台可以直接实现对档案关键信息的抓取与相关展示资料的生成工作，极大地方便档案管理人员，提升学校档案利用工作的效率。
　　2.2 宣传学校成果
　　学校的成果种类非常多样，包括学校取得的荣誉、教師的教研成果、学生参加的竞赛等都可以作为宣传学校成果的内容，而这些内容都记载在学校的档案中。
　　在利用档案宣传学校的成果时，可以将记载此类信息的档案单独存放，以便于随时调用。宣传学校成果可以以照片的形式摆放在橱窗中，供他人观看。对于应用了信息化管理技术的学校来说，更可以使用电子展示窗口，借助信息化管理平台筛选信息的优势，可以实现将电子展示窗口中的信息与档案中记载的信息同步更新，从而提升宣传学校成果的效果。
　　2.3 服务全校师生
　　学校中的师生在日常学习与生活过程中会不可避免地遇到手续办理或资料查询相关的工作，因此档案利用工作也可以为学校师生提供学习与生活相关的服务，满足其在学校中的需求。
　　对于教师来说，教学资料性的内容一般包含教案、教学大纲、讲义、成绩等方面;而职称资料性的内容一般为课题申报、科研论文、教研档案、各种通知等;而人事相关的资料性内容为职称评价、职位晋升、绩效考核、工龄保险等方面。教师在接触这些工作时经常会进行各种资料的查询工作，而良好的档案利用工作可以给教师的资料查询工作带来便利，使其有更多的时间与精力投入到教学工作中，提升教学水平。
　　对于学生来说：资料性内容主要为学籍建立、成绩查询、毕业审批、荣誉奖励等内容，此外，对于毕业生而言，往往还会涉及到档案的转移与交接工作。而良好的档案利用工作流程可以提升建立学生资料的效率，完善档案交接工作，避免学生的档案丢失为其带来麻烦。而档案利用工作可以将曾经毕业的学生档案在学校中记录备份，当学生的档案出现问题向原学校寻求帮助时，学校也可以在第一时间及时帮助学生解决困难，提升学生对学校的评价。
　　3 结论
　　档案是学校中重要的文字性资料，良好的档案利用环节对于提升学校的教学与服务能力有非常大的帮助。本文对做好学校档案利用工作的方式进行了研究。在保障档案利用工作层面，有机构保障、人员保障、时间保障以及业务技术保障。而在档案利用的拓展途径上面，有见证学校发展、宣传学校成果和服务全校师生。期待本文的内容能够为提升我国学校的档案利用水平提供参考。
　　参考文献
　　[1]黄红.学校档案利用途径及其服务功能的实现思考——以珠海市第二中学档案利用为例[J].黑龙江档案（3）.
　　[2]佚名.提升高校档案利用水平的途径[J].办公自动化，2019， 24（8）：24+54-56.
　　[3]徐康铭，杜希霞，衣先晓.新时期中职院校档案利用服务工作研究[J].民营科技（5）.
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