毕业生档案信息化管理策略探析

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　　摘  要：毕业生档案是记录学生成长过程中思想道德、政治觉悟、学习能力、专业水平、行为特点等的原始记录材料。在多元化的就业方式下，传统的毕业生档案管理机制存在诸多弊端，如权利模糊、质量下降、主体弱化等。该文旨在探讨将信息化技术引入到毕业生档案管理中，在明确毕业生档案的主体地位、支配权的基础上，树立正确的人才档案观，利用信息技术构建档案多级管理联动机制，充分发挥学生与学校的能动性，提高毕业生档案的管理水平与管理成效。
　　关键词：高校毕业生  档案资料  信息化管理
　　中图分类号：G642    文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2020）04（c）-0204-02
　　毕业生档案是全过程记录其整个受教育过程中各类重要节点信息的原始记录材料，用于直观且清晰地反映毕业生在校学习期间的思想道德、政治觉悟、学习能力、专业水平、行为特点、优势与不足等相对完善的综合素养与综合能力[1]。因对毕业生能力与素养的全面、客观刻画与表达，毕业生档案成为了其进入社会、进入工作岗位的重要敲门砖，准确且完备的毕业生档案材料可以帮助用人单位在以简历为依据审视、考评应聘人之外，以更为详细的毕业生成长情况初始材料考量与佐证应聘人与工作岗位的适配度，也可作为应聘人后续升职加薪、转正定级、职称评定的重要依据[2]。因此，对于高校毕业生而言，档案是比简历更为丰富的且详细的推介“名片”，更是跟随其一生、伴随着其受教育与工作变化不断更新的“记事本”[3]。当前，我国对于高校毕业生的档案管理采用“档随人走”的模式，理论上，当毕业生离开高校前往用人单位后，其档案也会相应地从高校转出到用人单位或其所在人才市场，一旦毕业生在离校之际尚未能找到工作单位，则毕业生的档案将会被转回原籍。这种管理制度与管理模式在实际践行的过程中会因各种突发情况而难以预期，使得纸质化的毕业生档案在“转递”与“落户”方面存在着较大的不确定性[4]。考虑到当前毕业生档案管理机制、模式存在的诸多问题以及其给用人单位与毕业生带来的诸多不便，将信息化技术引入到毕业生档案管理中，通过高效、便捷的信息管理模式改善当前毕业生档案管理过程中的种种弊端与不足，对于提高毕业生档案管理成效具有重要意义。
　　1  毕业生档案管理中存在的问题剖析
　　1.1 档案权利模糊
　　毕业生档案用于详细记录其在校期间的行为表现，以准确刻画学生在政治、专业、能力方面的综合表现。学生毕业后若是能够无缝接轨到用人单位，则毕业生档案可以直接转递到用人单位作为入职员工的人事档案。在档案管理实践中，受到当前“万众创新大众创业”号召，很多大学生在毕业之后会选择不去用人单位就业而自主创业，则受到当前档案管理制度的限制，毕业生的档案无法及时转化为独立的人事档案，未能对毕业生档案进行明确的定性与分类[5]。作为主体的高校毕业生，作为高校毕业生的教育与管理单位，在我国人事档案规范中并未赋予高校毕业生明确的档案所有权，档案的管理主体在学生毕业期间存在着严重的不稳定性，相应的管理成本与经济支出也未有明确规范，导致不少未及时就业的毕业生档案存在“死档”“弃档”等现象。
　　1.2 档案质量下降
　　当前毕业生的档案资料在完备性与详细度方面存在不足，毕业生档案材料整理通常只关注学生在小学、中学、大学教育期间的入学登记表、学籍关系、奖惩记录、入团志愿资料、入党志愿资料以及毕业生登记表等关键性原始记录，忽视了对毕业生成长过程中的细节信息与资料的整理与归纳，例如学生参与的实践活动、志愿活动、所发表的论文、发明专利等体现学生主观能动性、创新思维能力与爱心善心的材料存在缺失，在一定程度上弱化了毕业生档案这一“记事本”的完备性。纵观同一班级毕业生的档案，甚至会发现不同学生的辅导员评语存在较大的重复性，这种“千篇一律”的对于学生在校表现的评论与总结对于毕业生以及用人单位而言参考价值较低。
　　1.3 档案管理机制不完善
　　毕业生档案管理机制主要包括档案在校管理机制与毕业后档案转递机制两部分。学生未毕业之前，其档案由高校加以管理，各个高校负责学生档案管理的部门不尽相同，有的高校组织档案馆对学生档案加以单独分类与管理，有的高校组织档案馆将学生档案与教职员工档案统一管理，有的高校则组织学生培养单位专门对学生档案进行收集与管理。不同的管理部门与管理方式使得毕业生在校档案管理机制存在较大的差异，也影响到毕业生档案转递工作开展的效率。学生毕业前签订三方协议并顺利进入用人单位，则毕业生档案需派遣转递到用人单位或其所在人才市场，若无用人单位则转递到毕业生生源地的人才市场进行档案托管，根据相关档案转递规范，在这一转递过程中档案不得经由本人接手，需要由专人送取或者采用交通转递的方式，此转递方式在具体实践时存在较多不便之处，不符合当前毕业生档案轉递的实际情况，因此，当前档案转递仍然存在本人自带的情况，这在一定程度上会影响毕业生档案的真实性与严肃性。
　　2  毕业生档案信息化管理的对策
　　2.1 转变档案观念，树立人才档案观
　　毕业生在校档案管理由所在高校负责，这是高校日常工作的重要构成部分，也是高校与社会人才市场所达成的共识，高校在学生入学之初接手学生档案，根据档案管理规范对学生档案单独分类，并在学生受教育过程中跟踪其学习情况、生活表现与成长经历，对档案资料加以细化、收集、整理、鉴定、保管与统计，严格落实高校对毕业生档案的收集整理职责。在档案管理观念方面，高校毕业生档案管理人员应当树立人才档案观，深刻认知高校毕业生是高校经过大量的教育自然投入而产出的各类专业型、应用型人才，而档案是记录毕业生受教育过程中个人表现与能力的原始实物载体，在档案收集、整理与保管过程中需要将毕业生的角色从“人员”角度提高到“人才”角度，为用人单位后续接管档案、运用档案提供完备齐全的资料。当然，考虑到高校每年毕业的学生人数众多、完备的毕业生档案所需的材料繁杂，毕业生档案管理部门应当以制度提高管理效率，制定与高校实情相匹配的学生档案管理细则，为毕业生档案管理的实际操作提供可行的标准与规范。 　　2.2 丰富材料内容，完善档案形制
　　毕业生档案材料来源不同、类别不同、视角不同、粗细粒度不同，给档案收集、整理与保管人员带来了较大的工作难度。将信息管理技术引入到毕业生档案管理中，一方面可以借助计算机强大的存储能力周到全面、事无巨细地记录下毕业生在校期间的思想道德、政治觉悟、学习能力、专业水平、行为特点、优势与不足等信息;一方面可以利用信息管理技术的快速索引与查询技术为海量毕业生档案的快速查询与分析提供便捷的渠道;另一方面，档案信息化管理有利于无缝衔接毕业生在不同成长期的档案资料，形成对毕业生成长过程的全程化跟踪与记录。鉴于信息化技术在毕业生档案管理中的诸多益处，各级院校应当加快推进学生档案管理数字化与信息化步伐，构建起小、中、大学联动的信息化档案管理机制，形成规范性的学生档案立卷目录与细则，明确设计学生档案所记录的具体内容，包括学生的学业成绩、日常表现、个性特征、道德素质、诚信记录、心理素质、社会实践活动、奖惩记录、特长与优势等，以全面且完整地对学生的能力与素养加以过程化追溯。在具体形制方面，相关单位应当严格遵循《电子文件归档与管理规范》，对以电子文档形式出现的档案自产生、编辑、处理至保存加以规范化管理，档案的查阅与转递需要具有法律效力的手写签名，以责任到人的方式保证电子档案的质量与可利用性。
　　2.3 强化毕业生的主体地位，明确档案权属
　　毕业生档案本质上是围绕毕业生这一主体所记录并形成的一系列原始数据与资料，是毕业生成长过程与受教育过程的真实印照。因此，毕业生档案管理应当强化毕业生的主体地位，在保证档案真实性、严肃性与原始性的基础上，提高毕业生对个人档案的管理能动性，让毕业生在拥有并践行个人檔案支配权的基础上充分认知到档案的价值与用途，引导学生参与到档案资料的收集、整理与转递工作中，在高度重视个人档案的基础上能够做到自主式地紧盯个人档案整理与转递过程，减少档案转递出现“死档”“弃档”或档案丢失现象的发生。在具体的信息化档案管理应用中，可以借助信息技术的权限管理功能约束与调控学生对个人档案的管理功能，学生可在线查阅其个人档案，并传输相关佐证资料供档案管理人员审核，以对其档案加以更新与修改。这种依托信息化技术明确档案编辑、查询权力归属以及强化学生主体地位的做法可以极大地减少毕业生档案管理工作人员的工作压力，提高其对毕业生档案管理的效率与成效。
　　3  结语
　　毕业生档案的信息化建设与管理有助于提高高校档案资料的完整性、档案转递的灵活性以及档案运用的有效性，在“档随人走”的档案管理原则下，毕业生档案信息化以小、中、大学多级管理机构的联动机制为基础，实现对学生成长经历的统一化、规范化管理，促进社会档案管理的现代化，有力地保证了毕业生档案管理的真实性与原始性，为毕业生灵活就业以及高层次人才跨区域流动提供了良好的档案管理模式。
　　参考文献
　　[1] 李枫，高雪梅，朱晓红，等.人工智能在毕业生档案信息化管理中的应用[J].兰台世界，2019（10）：48-50.
　　[2] 王毅.新形势下人才服务机构对高校毕业生人事档案的信息化管理初探[J].办公室业务，2018（9）：42-43.
　　[3] 赵春艳.浅论如何创新管理毕业生档案促进社会化发展[J].劳动保障世界，2017（34）：59.
　　[4] 包太敏.人才服务站对高校毕业生人事档案的信息化管理[J].赤子，2017（1）：160.
　　[5] 赵和选.高校毕业生档案之困与信息化管理创新[J].咸阳师范学院学报，2016，31（6）：112-116.
　　基金项目：吉林省教育厅“十三五”社会科学研究项目《毕业生档案管理现状及对策研究》（项目编号：JJKH20181400JY）。
　　 作者简介：李季（1980，3—），女，汉族，吉林长春人，硕士，副研究员，研究方向：大学生就业指导、毕业生档案管理。
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