论高职院校档案工作服务能力的建设
来源:用户上传
作者: 刘蔚
摘 要 高校档案不仅是学校建设和发展的历史记录，也是反映学校办学质量及管理水平的一个重要标志。加强档案资源体系和档案利用体系建设，可以提高人才培养水平，提升学院整体形象，从而有力促进高职院校的发展。
关键词 高职院校档案工作“两个体系”建设
中图分类号：G271.6文献标识码：A文章编号：1002-7661（2011）09-0023-03
高校档案资源的建设和利用是体现档案存在价值的重要途径，是档案事业发展的动力源泉，也是档案工作赖以存在的基本依据。加强“两个体系”建设，提升档案服务能力是当前建设和谐社会档案管理工作的必然要求。
一、建立覆盖全院师生的档案资源体系是提升高职院校档案工作服务能力的重要前提
档案资源具有客观性、真实性、有效性的特点，与其它信息资源相比，其主体优势不言而喻，在领导决策中往往占有非常重要的不可替代的地位。因此，建立科学合理的档案资源体系，全面开发档案资源，有利于学校组织层面和领导层面进行科学决策和管理。
1.注重信息收集，加强档案管理。一方面要根据学院档案管理的要求，抓好上级单位发给本校的材料的传阅和归档，定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全；另一方面，强化文书管理，抓好学院活动所形成的文件材料的收集，使“帐外”材料的作用得到充分发挥。高职教育发展迅猛，一些新建或合并重组的高职院校，档案工作普遍不规范，档案馆藏结构又不尽合理，档案资源的现状远远不能满足广大教职员工的需求。因此，应当对那些没有多大利用价值的档案材料及时清理，同时及时丰富与学校教学、科研、管理等工作密切相关的档案信息资料，丰富与教职员工利益密切相关的档案信息资料，将这些档案资料优先整理编目，方便教职员工利用。
2.强化业务培训，提高档案管理能力。学院档案管理工作的好坏，关键在于档案工作人员的素质。因此，必须加强对档案工作人员的业务培训，尤其是对现代档案管理知识的学习。这就要求档案工作人员一方面积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络，运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使学院的档案工作跟上办公自动化步伐，为学院教学、科研和其他工作服务。
3.实施学院档案二级管理模式。学院档案室是档案管理的一级单位，各处、室、系、部为档案管理的二级单位。各系部因为工作需要，在条件允许的情况下，可考虑建立系部档案室，院级档案室对档案归档范围和归档目录进行全面修订和完善，在广泛征求各处室系部意见和建议基础上，形成学院一级档案归档范围和归档目录，经学院领导班子审订后正式实施，各处室系部要在规定期限内向学院档案室如数上缴档案，严格履行档案逐份交接手续。各处室系部根据实际工作需要，在学院档案室专业人员指导下，制定本处室系部档案归案范围和归档目录（二级档案），建立相应的管理制度，处室系部档案要单独编号，将实际目录索引上缴学院档案室备案，二级档案以3年为周期，周期满后3个月整体移交院档案室，进行专区管理。各处室系部要设专兼职档案管理员，院档案室负责对专兼职档案员进行业务培训和日常工作指导。实施档案二级管理模式，就是为了明确院级档案室和各处室系部的工作职责，细化管理，最大限度地保证档案资料保全，切实发挥档案资料对教学和管理工作的参考、借鉴作用。
4.推进档案资料的标准化、规范化。适当扩大院校文印室规模，增加必要的设备，对工作人员进行必要的培训，学院及各处室系部的文件经主管院领导或部门领导审核批准定稿后，向文印室提供电子稿，由文印室按照统一格式进行印刷，这样既可以实现文件资料的标准化和规范化，又可节约纸张等能源，符合国家和省倡行的节能降耗的要求，更为重要的，可使档案管理规范化，方便查阅。
二、建立方便全院师生的档案利用体系是提升高职院校档案工作服务能力的重要基础
构建新时期覆盖师生员工的高校档案利用体系是高校档案部门落实科学发展观的集中体现，是促进档案事业又好又快发展的必然要求。
1.一切以教职工为中心，加强教职工需求调研工作。档案工作人员要经常深入基层，密切联系全院师生，由于高职院校以教学育人为核心，以教师为主导，因而调研也要以教师为主，要充分了解教师群体的学术需求、实际需求和普遍需求，同时，也要区分学院不同类别的档案用户，需求也会有所不同，因此，调研要全面兼顾，而又不失针对性。
2.创新档案服务机制，深化档案资源的开发利用。学院档案管理部门应当通过设立公共查阅室和网上公开等方式，为全院师生利用档案创造便利条件。要加强档案信息化建设，依托数字档案馆、电子文件中心等平台，将不同部门的查卷档案信息进行整合利用。要稳步推进实施档案信息数据库建设工程，按照“突出重点、分步实施、统一格式、整合共享”的要求，为建立全院统一的档案资源体系打下扎实基础。
3.把握学校工作规律，超前做好档案信息收集整理工作。学校很多工作是有周期和规律性的，档案部门要善于把握学校工作的周期性和规律性，提前做好相关信息的收集整理工作，就会在方便广大教职员工利用方面取得较好成效。
三、完善档案工作“两个体系”建设的条件是提升高职院校档案工作服务能力的重要保证
笔者认为，高职院校要充分发挥“两个体系”建设在学院发展中的作用，关键是要强化档案管理制度建设、建立一支素质优良的档案工作队伍和加快档案工作信息化的进程。
1.加强档案管理制度建设。切实建立起档案管理“三纳入，四同步”有效监督和保障机制。“三纳入”即把档案管理工作纳入学院及各处室系部的工作计划，纳入管理制度，纳入专兼职档案人员的职责范围；“四同步”即学院及各处室系部在布置、检查、总结、验收工作的同时，要布置、检查、总结、验收档案管理工作。
2.加强档案工作队伍建设。高校档案人员要在不断提高自身素质上下功夫，为做好档案利用工作夯实基础。首先要有超前意识，掌握新时期高校档案工作规律，把握高校档案工作动态，抓住时机，主动出击，为学校各类利用主体提供优质服务。其次，要强化学习，通过学术交流等方式，不断更新知识，提高自身分析问题和概括问题的能力，特别是档案编研能力，提高档案资源可利用的价值。再次，要与时俱进，特别是要掌握现代信息技术在档案开发利用中的应用技能，提高档案开发利用的本领。
3.加快档案工作信息化建设。随着计算机技术、网络技术、通讯技术等高新技术手段的广泛使用，高校各种信息逐步实现了网络化、数字化，电子档案与日俱增。高校档案部门应充分采用现代化技术手段，将现有馆藏档案进行数字化处理，加快档案局域网的建设进程；尽快做好与校园网和互联网的有效链接，使档案馆通过联机系统，实现档案信息资源收集和传递方式的网络化；通过多媒体技术改善利用电子档案的环境，解决目前档案信息提供少、传递慢、效率低的问题，进而提高服务速度和质量。
总之，高职院校档案管理工作是学院基础工作的重要组成部分，一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色，常常可以从档案中反映出来。因此，我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，又要做到主动提供服务，使档案的价值得以充分体现，使之在学校的发展中发挥出更大的作用。
参考文献
[1]金鑫.高校档案工作评价体系重构的目标取向[J].档案学研究，2006，（5）.
[2]李亚平.学校档案的开发与利用[J].图书通讯，2007，（9）.
（责任编辑 李 翔）
转载注明来源:https://www.xzbu.com/9/view-1041206.htm
